Skip to content

Urgențe în călătorii de serviciu și crize de călătorie de afaceri

Numerele de urgență diferă în funcție de țară. Această pagină folosește 911, numărul pentru Statele Unite și Canada. Multe alte țări folosesc 112, 999 sau un alt număr. Găsiți numărul pentru țara dvs.

Călătoria pentru muncă introduce responsabilități legale, operaționale și de securitate cibernetică care nu există într-o vacanță personală. Când survine o urgență în timpul unei călătorii de afaceri interne sau internaționale, vă gestionați nu numai sănătatea și siguranța fizică, ci și datele confidențiale ale companiei de pe laptop și telefon, regulile legale ale angajatorului Duty of Care, documentația privind asigurarea de compensare a lucrătorilor și angajamentele clientului.

Indiferent dacă laptopul de serviciu și pașaportul v-au fost furate dintr-o mașină închiriată, dacă ați suferit o urgență medicală bruscă într-un hotel străin, cardul dvs. de credit corporativ a fost înghețat la checkout sau au izbucnit tulburări civile în orașul dvs. de destinație, acționând în ordinea corectă vă protejează sănătatea, locul de muncă și drepturile dvs. financiare de rambursare.

Do this now

  1. Prioritatezați siguranța vieții și mutați-vă imediat într-un mediu securizat: dacă vă aflați în pericol fizic sau vă confruntați cu o urgență medicală, intrați într-un hol internațional securizat de hotel, birou corporativ sau spital și sunați la numărul local de urgență (911 în Statele Unite și Canada, 112 în întreaga Uniune Europeană, 999 în Regatul Unit) sau verificați-ne numere de urgență director.
  2. Apelați linia telefonică telefonică 24/7 pentru obligația de îngrijire și asistență în călătorie a angajatorului dvs.: înainte de a plăti din buzunar la clinici străine sau de a rezerva zboruri de evacuare de urgență, sunați la furnizorul global de riscuri medicale și de securitate al companiei dvs. (cum ar fi International SOS, Healix, Crisis24 sau Crisis24 sau Opțiunea de a apela la spitalul internațional și să coordoneze ajutorul local verificat.
  3. Raportați un laptop, telefon sau insignă corporative pierdute sau furate la Securitate IT în decurs de 60 de minute: sunați imediat la linia de urgență Centrul de operațiuni de securitate (SOC) sau IT Help Desk al companiei dvs. (nu așteptați niciodată până zburați acasă), astfel încât administratorii să poată emite o ștergere de la distanță de gestionare a dispozitivelor mobile (MDM) și să revoce jetoanele de sesiune SSO (Single Sign-On) active.
  4. Contactați compania dvs. de management al călătoriilor corporative (TMC) pentru întreruperi de tranzit: dacă zborurile sunt anulate sau trebuie să evacuați mai devreme, sunați la biroul agenției de turism 24 de ore din 24 al companiei dvs. (cum ar fi Amex GBT, BCD Travel, CWT sau Navan) în loc să așteptați la o linie de 3 ore la aeroport.
  5. Anunțați managerul dvs. direct și Resurse Umane cu o înregistrare clară a stării: trimiteți un mesaj concis în care să spuneți că sunteți în siguranță din punct de vedere fizic (sau primiți îngrijiri medicale), ce s-a întâmplat și când veți trimite următoarea actualizare, astfel încât să poată acoperi întâlnirile cu clienții dvs.
  6. Obțineți rapoarte ștampilate de poliție locală și chitanțe detaliate pentru fiecare cheltuială: nu părăsiți niciodată o secție de poliție sau un spital fără un număr de raport fizic de incident și facturi de diagnosticare/plată detaliate necesare pentru asigurarea corporativă și cererile de compensare a lucrătorilor.

Danger

Nu amânați niciodată să apelați o ambulanță pentru dureri în piept, simptome de accident vascular cerebral, dificultăți severe de respirație sau traume majore în timp ce căutați numărul poliței de asigurare de călătorie corporativă sau sunați la HR pentru permisiune. Într-o urgență medicală care pune viața în pericol, mergeți imediat la cel mai apropiat centru de traumă de urgență și solicitați unui coleg, membru al familiei sau funcționar de admitere la spital să notifice furnizorul de asistență 24/7 Duty of Care al angajatorului dvs. după ce v-ați stabilizat.

Flux de lucru pentru decizia de criză în călătoriile de afaceri

Utilizați acest arbore de decizie pentru a vă direcționa apelurile imediate și pașii de izolare în funcție de tipul de urgență în călătoria de lucru cu care vă confruntați.

flowchart TD
    A["Urgență în călătorii de afaceri"] --> B{"Ce tip de criză a avut loc?"}
    B -->|"Boală, rănire sau accident"| C{"Urgență care pune viața în pericol?"}
    B -->|"Laptop sau telefon de serviciu pierdut sau furat"| D["Apelați Corporate IT Security / SOC în 60 de minute pentru ștergere MDM de la distanță"]
    B -->|"Cardul corporativ a fost refuzat sau portofelul a fost furat"| E["Apelați la biroul de fraudă a cardurilor corporative + cereți managerului de călătorie cardul virtual sau factura directă la hotel"]
    B -->|"Tulburări civile, dezastru sau arestare"| F["Adăpost la hotel, sunați la angajator 24/7 Global Security Hotline, înscrieți-vă în STEP/FCDO/ROCA"]
    C -->|"Da"| G["Sunați imediat numărul local de urgență (911/112/999), apoi alertați linia Duty of Care"]
    C -->|"Nu: clinică urgentă sau îngrijire stomatologică"| H["Apelați mai întâi angajatorul Furnizorului de asistență de călătorie pentru clinica verificată și Garanția de plată"]
    D --> I["Depuneți raportul poliției locale cu numere de serie și notificați managerul"]
    E --> I
    F --> I
    G --> I
    H --> I

Compararea canalelor de urgență corporative cu cele personale

Într-o călătorie de serviciu, ocolirea infrastructurii dedicate de urgență a companiei și încercarea de a rezolva probleme precum un turist singur vă poate costa mii de dolari în rambursări refuzate sau încălca regulile de conformitate cu securitatea corporativă.

Scenariu de urgență Acțiune greșită (greșeală turistică solo) Protocolul corporativ corect De ce te protejează canalul corporativ
Laptop de serviciu sau telefon al companiei furat Așteptați până luni dimineața sau cumpărați un laptop nou la un magazin cu amănuntul și vă conectați Apelați Corporate IT / InfoSec în termen de 1 oră pentru a declanșa o ștergere de la distanță și pentru a revoca jetoanele VPN/SSO; obține un raport de poliție Previne amenzile de reglementare (GDPR/HIPAA necesită termene de raportare a încălcării de 72 de ore) și vă protejează de măsuri disciplinare pentru ascunderea unei încălcări
Boală acută sau spitalizare în străinătate Intrând într-o clinică aleatorie și plătind 5.000 de dolari cu un card de credit personal Apelați linia fierbinte de asistență medicală 24/7 a companiei dvs. (de exemplu, SOS internațional) înainte de admitere Biroul de asistență vă îndrumă către spitale verificate cu standarde occidentale și trimite prin fax o Garanție de plată direct biroului de facturare a spitalului
Rănire la locul de muncă sau accident de mașină în călătorie de afaceri Tratarea acesteia în cadrul asigurării personale de sănătate fără a depune un formular de incident angajator Depuneți un Raport de accident la locul de muncă/incident formal la HR în termen de 24 de ore, împreună cu dosarele medicale Păstrează acoperirea legală de Compensație pentru lucrători („Regula pentru călătorii comerciali”) pentru acoperire medicală de 100% și beneficii de salariu pierdut
Zbor anulat sau blocat la hub Plata a 1.800 de dolari cash pentru un bilet nerambursabil pe un site de rezervare aleatorie Apelați la biroul dvs. 24/7 Corporate Travel Management Company (TMC) sau utilizați aplicația pentru călătorii corporative Agenții TMC au derogări directe ale sistemului de distribuție globală (GDS) cu companiile aeriene pentru a vă rerezerva în câteva secunde folosind facturarea companiei
Inspecție la graniță pentru laptop/telefon Predarea unui laptop deblocat plin de înregistrări client necriptate fără a înregistra ceea ce a fost copiat Urmați Politica privind dispozitivele de călătorie curate a companiei dvs. și raportați imediat orice confiscare/căutare a dispozitivului de frontieră la Corporate Legal & InfoSec Permite Corporate Legal și InfoSec să evalueze ce secrete comerciale sau datele clienților au fost fotografiate de autoritățile vamale de frontieră străine

1. Dispozitive corporative pierdute, furate sau căutate la granițe

Un laptop, o tabletă sau un smartphone folosit pentru serviciu (inclusiv un telefon personal înscris în e-mailul companiei Bring Your Own Device/BYOD sau Slack) este o țintă de mare valoare atât pentru hoții de stradă, cât și pentru spionajul industrial. Conform legilor stricte privind protecția datelor (cum ar fi GDPR în Uniunea Europeană și Regatul Unit, HIPAA în asistența medicală din SUA și acordurile contractuale SOC 2 / ISO 27001), angajatorul dvs. are obligația legală de a răspunde în câteva ore pentru un dispozitiv pierdut care conține date despre clienți.

Protocolul de izolare a securității cibernetice de 60 de minute

  1. Apelați imediat linia telefonică de securitate IT/SOC: nu vă simțiți niciodată jenat să pierdeți un laptop sau să cădeți victima unui furt. Așteptați 48 de ore în speranța că hotelul sau compania aeriană pierdută și găsită vă va suna înapoi este o încălcare majoră a securității. Sunați imediat biroul de asistență IT și raportați:
    • Ora și locația exactă la care dispozitivul a fost văzut ultima dată.
    • Indiferent dacă dispozitivul a fost oprit, în modul de repaus sau deblocat când a fost luat.
    • Dacă au fost active criptarea întregului disc (BitLocker pe Windows, FileVault pe macOS) și o parolă puternică de conectare.
  2. Confirmați blocarea de la distanță și ștergerea criptografică: IT va împinge imediat o comandă de la distanță prin platforma lor de gestionare a dispozitivelor mobile (cum ar fi Jamf, Microsoft Intune sau Kandji) pentru a bloca firmware-ul hardware și pentru a șterge criptografic unitatea SSD în momentul în care hoțul o conectează la Wi-Fi sau la date celulare.
  3. Rotiți acreditările dvs. Single Sign-On (SSO) și MFA: dacă cheia de securitate hardware (YubiKey) sau telefonul de autentificare a fost furată împreună cu laptopul, cereți IT să revoce imediat toate modulele cookie de sesiune active pentru certificatele Okta, Microsoft Entra ID (Azure AD), Google Workspace și VPN.
  4. Obțineți un raport de furt detaliat de poliție locală: mergeți la cea mai apropiată secție de poliție și obțineți un raport de furt de hârtie ștampilat care listează în mod explicit „Un laptop corporativ [Marcă/Model/Număr de serie]”. Atât asigurarea proprietății corporative, cât și echipa dumneavoastră de audit IT necesită acest număr de raport al poliției.

Ce trebuie să faceți dacă vama de frontieră percheziționează sau confiscă laptopul sau telefonul de la serviciu

Ofițerii vamali și de control la frontieră din multe jurisdicții (inclusiv Serviciul Vamal și Protecția Frontierei din SUA în porturile de intrare din SUA, precum și autoritățile de frontieră din China, Rusia și Orientul Mijlociu) au o autoritate legală largă de a inspecta dispozitivele electronice care trec granița și de a cere coduri de acces pentru dispozitive.

  • Rămâneți calm și profesionist; nu minți niciodată sau împiedica fizic un ofițer: refuzul de a debloca un dispozitiv pentru autoritățile de frontieră poate duce la confiscarea imediată a hardware-ului (de multe ori timp de săptămâni de imagistică de laborator criminalistic) și refuzul de intrare pentru cetățenii străini.
  • Dacă transportați date privilegiate din punct de vedere legal sau controlate de export: informați politicos ofițerul de frontieră că laptopul este proprietatea legală a angajatorului dvs. și conține înregistrări confidențiale ale companiei sau cu privilegiul avocat-client și cereți ca declarația dvs. să fie notă în jurnalul de inspecție.
  • Solicitați o chitanță oficială de detenție: dacă ofițerii de frontieră vă iau laptopul sau telefonul din vedere într-o cameră din spate pentru mai mult de câteva minute sau îl confiscă temporar, presupuneți că hard diskul a fost clonat medico-legal. Obțineți o Chitanță de custodie oficială înainte de a părăsi aeroportul, nu conectați dispozitivul înapoi la VPN-ul dvs. corporativ și sunați echipele dvs. juridice și de securitate a informațiilor corporative în momentul în care părăsiți holul vamal, astfel încât să poată roti toate cheile și să vă elibereze un aparat curat.

2. Urgențe medicale, compensații pentru lucrători și obligație de îngrijire

Fiecare angajator care trimite angajații departe de casă pentru afaceri are o Datoria de îngrijire legală în conformitate cu standardele de siguranță ocupațională (cum ar fi Legea privind sănătatea și siguranța la locul de muncă din Regatul Unit, directivele-cadru ale UE și OSHA/legea comună a statului în Statele Unite) pentru a oferi un mediu de lucru sigur, briefing-uri înainte de călătorie și asistență medicală de urgență.

Cum să utilizați furnizorul dvs. de asistență medicală corporativă

Înainte de a merge într-o clinică de urgență sau într-un spital din străinătate (cu excepția cazului în care vă aflați într-o ambulanță pentru o urgență care pune viața în pericol):

  1. Căutați numărul de telefon disponibil 24 de ore din 24 pentru furnizorul de risc de călătorie al companiei dvs. (International SOS, Healix, Crisis24, AXA, Chubb sau Allianz Corporate).
  2. Dați asistentei coordonatoare numele dvs., Numele companiei angajator (sau numărul poliței de membru corporativ), locația actuală a hotelului și simptomele dumneavoastră.
  3. De ce acest pas este un salvator:
    • În multe țări în curs de dezvoltare și regiuni turistice, clinicile private vizează călătorii străini cerând 3.000 până la 10.000 de dolari în numerar în avans sau ținând pașaportul unui pacient până când se plătește o factură masivă, sau pot lipsi provizii de sânge sigure și standarde chirurgicale sterile.
    • Furnizorul dvs. de asistență corporativă vă îndrumă imediat către un spital verificat în prealabil, acreditat de Vest, desemnează un medic din personalul propriu pentru a vă monitoriza planul de tratament în limba locală și trimite o Garanție de plată pentru facturare directă, astfel încât să plătiți zero bani din buzunar.
    • Dacă îngrijirea medicală locală este inadecvată pentru starea dvs. (de exemplu, un apendice rupt, o fractură gravă sau un eveniment cardiac într-un oraș minier sau de producție îndepărtat), polița de asistență a angajatorului dvs. acoperă un avion privat de evacuare medicală cu ambulanță de peste 100.000 de dolari** pentru a vă transporta la un centru medical regional de top sau înapoi acasă.

Înțelegerea „Regula călătorilor comerciali” pentru compensarea lucrătorilor

Mulți angajați nu realizează că, dacă sunteți rănit sau vă îmbolnăviți în timpul unei călătorii de afaceri, facturile dumneavoastră medicale și salariile pierdute sunt adesea acoperite 100% de Asigurarea de compensare a lucrătorilor, chiar dacă vătămarea nu a avut loc în timpul unei întâlniri.

  • Acoperire de la portal la portal: în conformitate cu Regula privind călătorii comerciali, recunoscută în majoritatea statelor din SUA, provinciilor canadiene și sistemelor internaționale de muncă, un angajat care călătorește este, în general, considerat a fi „în cursul și domeniul de activitate” din momentul în care iese pe ușa din față pentru a călătorește pentru muncă și până când se întoarce acasă.
  • Ce este acoperit: alunecarea și căderea în dușul hotelului, rănirea într-un accident de taxi pe drumul de la aeroport, intoxicația alimentară la o cină de afaceri sau inhalarea de fum într-un incendiu de hotel sunt, de obicei, leziuni la locul de muncă compensabile.
  • Ceea ce este exclus („Abatere personală”): rănile care apar în timpul unei abateri personale substanțiale fără legătură cu locul de muncă (de exemplu, închirierea unei motociclete sâmbătă după-amiaza după încheierea conferinței pentru a sări peste stânci sau rănirea într-o altercație în bar la 2:00 AM în timp ce sunteți în stare de ebrietate) sunt excluse din compensația lucrătorilor.
  • Documentarea revendicării: raportați întotdeauna managerul dumneavoastră și Resurse Umane în scris orice accident sau boală în timpul călătoriei de muncă în 24 până la 48 de ore, astfel încât un prim raport oficial de prejudiciu să fie depus în termenele legale.

3. Înghețarea cardurilor de credit corporative și blocarea financiară

Câteva momente dintr-o călătorie de afaceri sunt mai stresante decât să stai la recepția unui hotel străin la ora 6:00 cu un taxi care așteaptă zborul tău afară, doar pentru ca American Express, Visa sau Mastercard-ul tău corporativ să fie refuzat în timp ce încearcă să achite o factură de hotel de 2.500 de dolari.

Cum să rezolvi un card corporativ înghețat sau refuzat în 15 minute

  1. Verificați aplicația dvs. bancară mobilă sau SMS-ul/e-mailul pentru o alertă automată de fraudă: cardurile corporative declanșează frecvent blocări automate de viteză sau transfrontaliere atunci când un hotel transformă o reținere de preautorizare într-o taxă finală de plată. Atingerea „Da, recunosc această taxă” în aplicația de card (cum ar fi Amex, Citi Commercial sau JPMorgan Chase Commercial) și așteptarea 60 de secunde înainte de a rula din nou cip, rezolvă 70% din declinuri pe loc.
  2. Apelați la numărul internațional de colectare de pe spatele cardului: Întrebați reprezentantul cardului comercial dacă refuzul este un blocare fraudă de securitate, o limită lunară de credit sau o restricție Codul categoriei comerciant (MCC) (unele carduri corporative blochează restaurantele codificate ca baruri sau terminale de service auto codificate ca limuzine).
  3. Apelați administratorul de program al companiei dvs. (managerul de călătorii/finanțe): dacă cardul dvs. a atins limita de cheltuieli lunară din cauza zborurilor scumpe de ultimă oră și a reținerii la hotel, agentul bancar nu vă poate crește limita fără aprobarea companiei dvs. Sunați sau trimiteți un mesaj cu administratorul intern de carduri corporative (în Finanțe/Contabilitate); se pot conecta la portalul lor online de administrator și pot crește limita cardului în timp real (durează mai puțin de 2 minute).
  4. Solicitați hotelului să trimită un link online securizat de autorizare a cardului de credit către biroul dvs. de călătorii: dacă cardul dvs. fizic este pierdut sau blocat definitiv și nu aveți un card personal cu o limită de credit suficientă pentru a acoperi factura de la hotel, cereți managerului de la recepția hotelului să trimită un e-mail digital Formular de autorizare a cardului de credit / Link de plată către compania dvs. de management de călătorie (TMC) al companiei dvs., astfel încât sediul central sau centralul financiar să poată plăti la distanță departamentul central sau central. card.

Warning

Nu lăsați niciodată pașaportul fizic la recepția unui hotel, la o agenție de închiriere de mașini sau la biroul de facturare a spitalului ca „garanție” în timp ce rezolvați un card de credit corporativ refuzat. Odată ce predați custodia fizică a pașaportului, vă pierdeți libertatea de mișcare și puterea de negociere. Oferiți-vă să vă așezați în holul hotelului în timp ce agenția dvs. de turism corporativă transmite plata sau execută o autorizare centrală a cardului și sunați la ambasada sau la linia telefonică de securitate corporativă dacă orice companie refuză să vă returneze pașaportul.

4. Blocați într-o călătorie de lucru: anulări de zboruri, greve și închideri de frontieră

Când o lovitură bruscă a unei companii aeriene, un nor de cenușă vulcanică, un viscol sau o întrerupere a IT anulează sute de zboruri simultan, fiecare călător de agrement din terminal se grăbește la același birou de asistență pentru clienți sau stă în așteptare cu numărul public 1-800 al companiei aeriene timp de patru ore. În calitate de călător de afaceri, aveți o cale rapidă:

  1. Apelați imediat compania dvs. de management al călătoriilor corporative (TMC): compania dvs. plătește o taxă pe călătorie către un TMC (cum ar fi Amex GBT, BCD Travel, CWT, FCM, Corporate Traveler sau Navan). Agenții lor de urgență 24/7 stau la terminalele directe Sabre, Amadeus sau Travelport GDS și pot lua ultimul loc liber pe o companie aeriană alternativă sau pe un partener de alianță și pot reemite biletul în două minute, în timp ce încă mergi pe podul cu jet.
  2. Puneți simultan o reținere rambursabilă pentru un hotel de rezervă: când un aeroport central se închide la ora 20:00, fiecare hotel de aeroport situat pe o rază de 15 kilometri (9 mile) se epuizează în 20 de minute. Rezervați imediat o cameră la un hotel de aeroport din apropiere prin aplicația dvs. de călătorie corporativă înainte de a merge la preluarea bagajelor.
  3. Cunoaște-ți drepturile legale de compensare a pasagerilor aerieni: chiar și pentru un bilet de afaceri plătit de angajatorul tău, se aplică legile privind protecția pasagerilor:
    • Uniunea Europeană și Regatul Unit (Regulamentul CE 261/2004 și UK261): Companiile aeriene au un „Dreptul la îngrijire” legal obligatoriu care le cere să ofere cazare la hotel, transferuri și mese în timpul întârzierilor peste noapte, indiferent de cauză, plus compensații în numerar de **250 până la 600 de euro / 2020 de lire sterline pentru ** 5 lire extraordinare întârzieri/anulări.
    • Statele Unite ale Americii (Regulile tabloului de bord DOT) și Canada (APPR): companiile aeriene trebuie să furnizeze hoteluri și tichete de masă pentru întârzieri/anulări controlabile și rambursări automate în numerar dacă alegeți să nu călătoriți cu un zbor anulat.

5. Tulburări civile, dezastre naturale și hărțuire la locul de muncă pe drum

Evacuarea în timpul tulburărilor politice sau dezastrelor naturale

Dacă o lovitură de stat, un protest violent de stradă, un cutremur, un incendiu sau un incident terorist lovește orașul în care lucrați:

  • Rămâneți în hotelul dvs. internațional de afaceri: lanțurile de hoteluri internaționale majore (cum ar fi Marriott, Hilton, Hyatt sau InterContinental) sunt construite cu eșecuri explozive, puncte de control private de securitate, generatoare diesel de 72 de ore, rezerve de apă și linii de comunicație directe către ambasade și echipe de securitate corporative. Nu ieșiți dintr-un hotel securizat pentru a merge la aeroport până când furnizorul dvs. de securitate corporativă nu confirmă că autostrada către aeroport este deschisă și în siguranță.
  • Înregistrați-vă imediat prin aplicația de urmărire a călătorilor a companiei dvs.: sistemele de securitate corporative (cum ar fi International SOS Tracker, Crisis24 Horizon sau Everbridge) trimit automat un SMS/ping ping în aplicație fiecărui angajat al cărui zbor sau rezervare la hotel îi plasează în orașul afectat. Atingeți imediat „Sunt în siguranță” sau „Am nevoie de asistență”, astfel încât compania dvs. să cunoască locația dvs. GPS exactă.
  • Pregătiți un kit de prindere în cabină cu 1 bagaj: dacă compania dvs. închiriază un vehicul de securitate sau o aeronavă de evacuare, veți fi strict limitat la un rucsac mic de mână care să vă țină în poală. Împachetați-vă pașaportul, laptopul corporativ, încărcătoarele, medicamentele eliberate pe bază de prescripție medicală, sticla de apă și numerarul și fiți gata să vă lăsați valiza de rulare în camera de hotel.

Gestionarea hărțuirii sexuale sau a amenințărilor de siguranță din partea clienților sau colegilor

Călătoriile de afaceri, conferințele din industrie și cinele clienților centrate pe alcool prezintă riscuri crescute de hărțuire la locul de muncă, constrângere sau comportament nesigur din partea unui supervizor, coleg sau client.

  • Legile privind hărțuirea în muncă vă urmăresc pe drum: un bar de hotel, o cină pentru clienți sau o petrecere de după conferință în timpul unei călătorii de muncă este considerată legal o extindere a locului de muncă. Hărțuirea de către un manager, un coleg de muncă sau un client într-o călătorie de afaceri este strict interzisă de legile privind drepturile civile la locul de muncă.
  • Scuzați-vă imediat: dacă un client, coleg sau supervizor acționează necorespunzător, încearcă să vă urmeze până la etajul camerei dvs. de hotel sau vă face să vă simțiți în nesiguranță, părăsiți locația imediat, întoarceți-vă în camera încuiată (sau cereți recepției hotelului să vă mute la un număr nou de cameră, neanunțat, la un alt etaj și semnalați numele dvs. ca **"Fără informație/incident uman") și nu vă contactați în scris. Linia de asistență pentru etică a companiei.

Note

Nu spuneți niciodată nimănui dintr-un lift pentru conferințe, restaurant sau holul hotelului în ce număr de cameră vă cazați, iar dacă un funcționar de la recepția hotelului spune numărul camerei cu voce tare în timp ce vă înmânează cardul, rugați-i politicos să vă aloce o altă cameră și să scrieți numărul în tăcere. Când lucrați în camera dvs. de hotel, aruncați întotdeauna zăvorul mecanic și zăvorul de siguranță și verificați identitatea oricui bate sunând la recepție înainte de a deschide ușa.

Lista de verificare a pregătirii călătorilor de afaceri înainte de călătorie

Finalizați această configurare de 5 minute înainte de fiecare călătorie de lucru:

  • Salvați offline cele 3 numere de urgență corporative esențiale: puneți linia telefonică medicală/de securitate 24/7 (plus numărul de identificare de membru al companiei dvs.), biroul de urgență 24/7 Corporate Travel Agency (TMC) și 24/7 IT Security/SOC Help Desk și scrieți-le pe cartela dvs. de contact pe telefonul dvs. de contact.
  • Călătoriți cu un card de credit personal de rezervă și 200 de dolari numerar: Nu călătoriți niciodată cu un singur card de credit corporativ; păstrați într-un buzunar separat un card personal Visa sau Mastercard fără taxe de tranzacție în străinătate în cazul în care cardul dvs. corporativ este înghețat.
  • Verificați criptarea întregului disc și sincronizarea folderelor în cloud pe laptop: asigurați-vă că toate diapozitivele active, foile de calcul și fișierele de proiect se sincronizează automat cu unitatea cloud a companiei dvs. (OneDrive, SharePoint sau Google Drive), astfel încât, dacă laptopul dvs. se rupe sau este furat cu două ore înainte de o prezentare mare, să vă puteți conecta pe o mașină de împrumut și să prezentați fără a pierde un singur diapozitiv.
  • Instalați un filtru de ecran de confidențialitate pe laptopul dvs. de serviciu: atașați un ecran de confidențialitate magnetic cu unghi de vizualizare de 30 de grade la monitorul laptopului înainte de a lucra la avioane, trenuri sau saloane de aeroport, astfel încât pasagerii așezați lângă dvs. să nu poată citi sau fotografia cifre confidențiale ale companiei.
  • Partajați-vă întregul itinerariu unei persoane de contact din familie de acasă: lăsați o copie a numerelor de zbor, a numelor de hotel și a numărului de telefon al managerului dvs. soțului sau contactului de urgență acasă.

Întrebări frecvente

Dacă mă rănesc sau mă îmbolnăvesc în timpul unei călătorii de afaceri, Compensația lucrătorilor acoperă facturile mele medicale?

În majoritatea jurisdicțiilor din Statele Unite, Canada, Regatul Unit, Europa și Australia, angajații care călătoresc în scop de afaceri sunt protejați de „Regula călătorilor comerciali” (sau acoperire de la portal la portal). Deoarece slujba dvs. necesită să fiți departe de casă într-un hotel și un mediu de tranzit, rănile suferite în timpul călătoriei, șederii la hotel sau luând masa în timpul călătoriei sunt în general acoperite de asigurarea de compensare a lucrătorilor, cu condiția să nu fi fost implicat într-o abatere personală nerezonabilă sau o conduită greșită. Raportați întotdeauna în scris managerului dumneavoastră și HR orice accident sau boală în timpul călătoriei de muncă, pentru a vă păstra reclamația.

Care este primul lucru pe care ar trebui să-l fac dacă mi se fură laptopul de la serviciu sau telefonul companiei în timpul călătoriei?

Sunați la Serviciul de Securitate Informațională (InfoSec) al companiei dvs. sau la biroul de asistență IT 24/7 în termen de 60 de minute de la descoperirea furtului, înainte chiar să mergeți la secția de poliție locală. Echipa dvs. IT trebuie să declanșeze imediat o blocare de la distanță pentru Managementul dispozitivelor mobile (MDM) și o ștergere criptografică, în timp ce hoțul ar putea avea încă dispozitivul pornit și să revoce jetoanele de sesiune VPN (Single Sign-On) și VPN active. Odată ce IT-ul a blocat accesul digital, vizitați cea mai apropiată secție de poliție locală pentru a obține un raport ștampilat de furt de hârtie care să enumere numărul de serie al dispozitivului.

Poate angajatorul meu să mă concedieze în mod legal pentru că refuz să călătoresc într-o țară sau un oraș care se confruntă cu război activ, terorism sau tulburări civile severe?

În conformitate cu legile privind sănătatea și securitatea în muncă din cele mai multe jurisdicții dezvoltate (inclusiv Legea privind securitatea și sănătatea în muncă din SUA, secțiunea 11(c), dreptul de a refuza munca periculoasă, Legea privind drepturile de muncă din Regatul Unit din 1996, secțiunea 44, protecție împotriva „pericolului grav și iminent” și Codul muncii din Canada Partea II), angajații au protecție legală atunci când refuză o misiune în cazul în care există un pericol rezonabil de moarte sau iminent. (cum ar fi o zonă de război guvernamentală „Nivelul 4: Nu călătoriți”). Adresați-vă întotdeauna în scris problemele legate de siguranță cu HR și Corporate Security, citând avizul oficial de călătorie al guvernului și oferiți-vă să efectuați munca de la distanță.

Ce ar trebui să fac dacă un spital străin cere 5.000 de dolari în avans înainte de a mă trata într-o călătorie de lucru?

Sunați imediat numărul de urgență 24 de ore din 24 pentru furnizorul de asistență pentru Duty of Care/Accident de călătorie de afaceri (BTA) al angajatorului (cum ar fi International SOS, Healix, Crisis24, AIG sau Chubb) și predați telefonul ofițerului de admitere la spital sau solicitați coordonatorului de asistență să sune direct biroul de facturare a spitalului. Furnizorii de asistență corporativă mențin facilități globale de credit cu spitalele internaționale și vor trimite prin fax sau prin e-mail o garanție oficială de plată (GOP) în câteva minute, astfel încât să nu fiți nevoit să plătiți numerar din propriul buzunar.

Dacă zborul meu acasă dintr-o călătorie de afaceri este anulat și rămân blocat pentru două zile suplimentare de weekend, este obligată compania mea să-mi plătească hotelul și mesele?

Da. Atunci când sunteți blocat departe de casă din cauza vremii, a anulărilor mecanice de zbor sau a grevelor de tranzit în timp ce vă întoarceți de la o misiune de muncă autorizată, angajatorul dvs. (sau compania aeriană în conformitate cu regulile statutare privind dreptul la îngrijire precum EU261) este responsabil pentru cazare, masă și transport la sol rezonabil până când vă întoarceți acasă. În plus, dacă sunteți un angajat neexceptat (pe oră), în conformitate cu legi precum Legea privind standardele de muncă echitabile din SUA (FLSA), timpul de călătorie care depășește programul normal de lucru (chiar și sâmbătă sau duminică) este timp de lucru compensabil din punct de vedere legal.

Cine deține compensația în numerar a companiei aeriene (cum ar fi plățile EU261 de 600 de euro) dacă zborul meu de afaceri este întârziat?

În temeiul hotărârilor Curții de Justiție a Uniunii Europene pentru Regulamentul CE 261/2004 și UK261, compensația legală pentru întârziere și anulare se datorează în mod legal pasagerului individual care a suferit inconvenientul întârzierii, indiferent de cine a plătit biletul, cu excepția cazului în care ați semnat un contract de muncă specific sau o clauză de politică de călătorie corporativă care atribuie angajatorului dumneavoastră compensație legală pentru zbor. Cu toate acestea, orice rambursare a biletului de avion neutilizat în sine se întoarce întotdeauna la cardul de credit corporativ al angajatorului care a achiziționat biletul.

Surse verificate

  • Administrația pentru Securitate și Sănătate în Muncă (OSHA, Statele Unite) și Departamentul Muncii (DOL, Statele Unite): Reguli privind timpul de călătorie (29 CFR 785.39).
  • Executiv pentru sănătate și siguranță (HSE, Regatul Unit) și Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO): ISO 31030:2021 Managementul riscurilor de călătorie - Ghid pentru organizații
  • Serviciul Vamal și Protecția Frontierelor din SUA (CBP, Statele Unite): Directiva nr. 3340-049A privind căutarea la frontieră a dispozitivelor electronice și a materialelor corporative privilegiate
  • Comitetul European pentru Protecția Datelor (EDPB, Uniunea Europeană) și Biroul Comisarului pentru Informații (ICO, Regatul Unit): Cerințe de notificare privind încălcarea datelor cu caracter personal la articolul 33 din GDPR (Regula de 72 de ore pentru dispozitivele corporative pierdute/furate)
  • Consiliul Consultativ de Securitate de peste mări al Departamentului de Stat al SUA (OSAC, Statele Unite ale Americii) și Biroul pentru Externe, Commonwealth și Dezvoltare (FCDO, Regatul Unit): Ghid pentru Evacuarea Securității Corporative și Înscrierea Călătorilor
  • Centers for Disease Control and Prevention (CDC, Statele Unite): CDC Yellow Book (Informații despre sănătate pentru călătorii de afaceri internaționali)

Ghiduri aferente