Санамсаргүй байдлаар нууц цалингийн хуудас эсвэл HIPAA файлыг буруу хүн рүү илгээсэн: Эргүүлэн татах, шүүх хуралдааныг зөрчих¶

Шифрлэгдээгүй цалингийн хүснэгт, ажилтны Нийгмийн даатгалын дугаар, үйлчлүүлэгчийн нэгдлийн санхүүгийн мэдээлэл, Хамгаалагдсан эрүүл мэндийн мэдээлэл (PHI) агуулсан и-мэйл дээр Илгээх гэсэн товчлуурыг дарж, хоёр секундын дараа Outlook эсвэл Gmail *"Дэвид Миллер (Дотоод санхүүгийн захирал)"-ын оронд "Дэвид Миллер (Гадаад борлуулагч)" автоматаар бөглөсөн болохыг мэдвэл, хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр яаралтай арга хэмжээ авч, хууль ёсны арга хэмжээ авна. Таны эхний 5 минут дотор хийх зүйл нь хүлээн авагч файлыг нээхээс өмнө таны хандалтыг техникийн хувьд таслах боломжтой эсэхийг, эхний 24-72 цагийн дотор хийх зүйл нь танай байгууллага GDPR-ийн 33-р зүйлд (72-шаардлагатай) заасны дагуу ердийн өөрөө засч залруулсан ослын бүртгэлд хамрагдах уу эсвэл хатуу зохицуулалтын шийтгэл хүлээх эсэхийг тодорхойлдог. HIPAA зөрчлийн мэдэгдлийн дүрэм (45 CFR 164.400-414), эсвэл улсын мэдээлэл зөрчсөн хууль.

Хэрэв энэ буруу чиглүүлсэн цахим шуудан нь идэвхтэй санхүүгийн шилжүүлгийн зааварчилгаа, залилан мэхлэлт эсвэл эвдэрсэн байгууллагын имэйл хайрцагтай холбоотой бол орон нутгийн хууль сахиулах байгууллага эсвэл кибер гэмт хэргийн мэдээлэх шугам руу залгана уу (эсвэл өөрийн орон нутгийн яаралтай тусламжийн дугаар, АНУ болон Канад дахь 911, Европын Холбоо даяарх 112, Их Британид 999, биеийн аюулгүй байдалд заналхийлж байвал; яаралтай тусламжийн дугаар). Нэн даруй манай ах дүүгийн гарын авлагаас лавлана уу санамсаргүй Zoom эсвэл Teams дэлгэц хуваалцах болон бичлэгийг буцаан татах, үйлдвэрлэлийн мэдээллийн санд санамсаргүй байдлаар уналт, git secret алдагдах, тохиолдлын triage, ба яаралтай алсын ажлын аюулгүй байдал, мэдээллийн нууцлал та доорх хязгаарлалтын дарааллыг гүйцэтгэх үед.

Үүнийг одоо хий¶

1. Хэрэв файлыг Cloud Link (OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box) хэлбэрээр илгээсэн бол ЭХЛЭЭД ХОЛБООС ДЭЭР ЗӨВШӨӨРӨЛИЙГ ХҮЧИН АВНА.0 to 30 seconds) имэйлийг эргүүлэн татах оролдлого хийхээс өмнө. Имэйл нь гадны хүлээн авагчийн ирсэн имэйл хайрцагт байгаа хэдий ч имэйлийг эргүүлэн татах боломжгүй байсан ч үүлэн файлын хуваалцах тохиргоог "Тодорхой хүмүүс (хүлээн авагчийг устгах)" эсвэл "Хязгаарлагдмал" болгон өөрчилснөөр дараах хаягуудад хандах боломжтой болно. 1 second Тиймээс холбоос дээр дарснаар "Хандалтыг хориглосон" дэлгэц гарч ирнэ.
2. Хэрэв та Gmail эсвэл Веб дээрх Outlook дээр 5-30 секундын "Илгээхийг буцаах" цонхонд байгаа хэвээр байгаа бол товшино уу. Undo нэн даруй дэлгэцийнхээ доод талд. Нэг удаа "Undo" шарсан талх баннер алга болж, энгийн шуудан дамжуулах протокол (SMTP) сервер таны илгээсэн имэйлээс мессеж илгээсэн.
3. Хэрэв та Microsoft 365/Exchange Online-г ашиглаж, өөрийн байгууллагын доторх хамтран ажиллагсад руу имэйл илгээсэн бол (same Exchange tenant), гох Recall This Message нэн даруй, мөн эхлээд "Миний өмнөх имэйлийг битгий нээ" гэсэн дараагийн имэйлийг бүү илгээгээрэй. "ЯАРАЛТАЙ: ӨМНӨХ И-мэйл НЭЭХГҮЙ" гэсэн гарчигтай хоёр дахь имэйлийг илгээх нь сониуч байдлыг төрүүлж, хүлээн авагчийн анхны имэйл дээр дарахад хүргэдэг. Орчин үеийн Microsoft 365 Cloud Message Recall-д Exchange нь мессежийн үндсэн хэсгийг нээгээгүй тохиолдолд ширээний мэдэгдлийн баннерыг харсан ч гэсэн дотоод ажилтны ирсэн имэйл хайрцагнаас уншаагүй мессежийг чимээгүйхэн устгадаг.
4. ** Энэ хэтийн төлөвийг ойлгоорой Recall This Message Гадаад хүлээн авагчдад ХЭЗЭЭ ч ажиллахгүй (@gmail.com, @yahoo.com, эсвэл өөр компанийн @client.com домэйн).** Имэйл танай компанийн SMTP хилийг хөндлөн мэйл сервер рүү дайран өнгөрсний дараа таны Exchange сервер өөр компанийн серверт нэвтрэх, хоёртын түүхий хавсралтыг устгах зөвшөөрөлгүй болно (.xlsx, .pdf, .csv). Дарж байна Recall Гадны имэйл дээр зөвхөн гадны хүнд "[Илгээгч] мессежийг эргэн санахыг хүсэж байна..." гэсэн ичмээр хоёр дахь имэйлийг илгээж, таны анхны имэйлийг харахыг тэдэнд анхааруулдаг.
5. ** Хавсаргасан хүснэгтэд далд таб, далд багана эсвэл Пивот хүснэгтийн кэш (xl/pivotCache/pivotCacheRecords1.xml).** Шинжээч "Гүйцэтгэх ажилтны цалин ба SSN" баганыг нууж, эсвэл эх сурвалжийн табыг устгаж, дараа нь цахим шуудангаар илгээх үед олон тооны цалингийн болон M&A задруулсан тохиолдол гардаг. .xlsx ажлын дэвтэр бодож байсны зөвхөн хураангуй график харагдана. Ан .xlsx файл нь устгасан эхийн мөрүүдийг дотоод XML пивот хүснэгтийн кэш дотор цэвэрлэх хүртэл хадгалдаг ZIP архив юм.
6. Өгөгдлийн хамгаалалтын дотоод ажилтандаа мэдэгдэнэ үү (DPO), Мэдээллийн аюулгүй байдлын ахлах ажилтан (CISO), Нууцлалын ажилтан эсвэл Хууль/Хүний Нөөцийн Нийцлийн баг эхний 1-2 цагийн дотор. Хуулийн хяналтгүйгээр PII, цалингийн жагсаалт, HIPAA алдагдсан мэдээллийг нуух гэж бүү оролд, эсвэл гадны хүлээн авагчтай нууцаар хэлэлцээр хийж болохгүй. GDPR-ийн 33-р зүйлийн дагуу мэдээлэл хамгаалах байгууллагад мэдэгдэх хатуу 72 цагийн цагийн хуваарь нь ямар ч ажилтан зөрчлийн талаар мэдсэн тэр мөчөөс эхэлдэг тул алдаагаа гурван өдрийн турш нуун дарагдуулах нь компанийн хууль ёсны тайлагналын цонхыг шатааж, шударга алдааг дуусгавар болгож болох зөрчил болгон хувиргадаг.

Шийдвэрийн мод: Буруу чиглүүлсэн нууц и-мэйл хадгалах ба зохицуулалтын шалгалт¶

Файлыг хэрхэн хавсаргасан, буруу хүлээн авагч танай байгууллагын дотор эсвэл гадна байгаа эсэхээс хамааран алхам алхмаар хамгаалах модыг дагаж мөрдөөрэй.

flowchart TD
    A["Нууц цалингийн хуудас, үйлчлүүлэгчийн PII эсвэл HIPAA файлыг буруу хүнд имэйлээр илгээсэн"] --> B{"Файлыг Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive / Box) эсвэл түүхий файлын хавсралт (.xlsx / .pdf / .csv) хэлбэрээр хуваалцсан уу?"}
    B -->|"Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive)"| C["Файл хуваалцах тохиргоог ШУУД нээнэ үү -> Холбоосыг устгах / Гадаад хэрэглэгчийг устгах -> Аудитын бүртгэлээс файлыг үзсэн/татаж авсан эсэхийг шалгана уу."]
    C --> D{"Таныг холбоосыг устгахаас өмнө Аудитын бүртгэл 0 удаа үзсэн/татаж авсан уу?"}
    D -->|"ТИЙМ: 0 үзсэн / 0 татагдсан"| E["ЗӨРЧЛИЙГ АВСАН: Холбоосыг хүчингүй болгохоос өмнө ямар ч хандалт байхгүйг харуулсан аудитын бүртгэлийн дэлгэцийн агшин -> Аюулгүй байдал/DPO ашиглан алдаж буйг бүртгэх"]
    D -->|"ҮГҮЙ: Хүлээн авагч файлыг аль хэдийн нээсэн эсвэл татаж авсан"| F["Албан ёсоор саатуулах, хууль эрх зүй/DPO-г нэмэгдүүлэх"]
    B -->|"Түүхий файлын хавсралт (.xlsx / .pdf / .docx) эсвэл мэдрэмтгий үндсэн текст"| G{"Буруу хүлээн авагч нь ДОТООД (Ижил компани / Солилцооны түрээслэгч) эсвэл ГАДААД (Өөр компани / Хувийн Имэйл) мөн үү?"}
    G -->|"ДОТООД хамтран ажиллагсад (Ижил M365 / Google Workspace Org)"| H["1. Outlook Cloud Message Recall (уншаагүй хуулбарыг устгах) ажиллуулж, IT Admin руу нэн даруй залгаж, Exchange Admin Center Content Search Purge / Google Workspace Investigation Tool Delete-г ажиллуулна уу."]
    G -->|"ГАДААД хүлээн авагч (үйлчлүүлэгч, борлуулагч эсвэл үл таних хүн)"| I["Outlook эргүүлэн татах (Гадаадаас бүтэлгүйтэж, хүлээн авагчид анхааруулга) дээр дарж БҮҮ: Хэрэв файл Azure RMS / Purview мэдрэгчтэй шифрлэлттэй бол эрхийг даруй цуцална уу."]
    H --> F
    I --> F
    F --> J["1 цагийн дотор DPO / Нууцлалын ажилтан / CISO / HR-д мессежийн дугаар, цагийн тэмдэг, хүлээн авагч болон өгөгдлийн талбаруудыг тодорхой мэдээлнэ үү."]
    J --> K["Хууль эрх зүйн/DPO зөвшөөрлөөр: Хүлээн авагч руу утсаар залгах + Бүрмөсөн устгах албан ёсны хүсэлт, Устгасан гэрчилгээг илгээх"]

1-р хэсэг: Эхний 60 секундын техникийн ухралт (Үнэндээ юу ажилладаг ба юу нь бүтэлгүйтдэг)¶

Нууц и-мэйл буруу хаяг руу орсныг та ойлгох үед секунд бүр чухал учир нь 50 percent Ирсэнээс хойшхи эхний 3 минутын дотор байгууллагын имэйлүүд нээгддэг. Таны цахим шуудангийн платформ болон хавсралтын төрөлд тохирсон техникийн буцаах хэрэгслийг яг таг ажиллуулна уу:

1. А хувилбар: Энэ файл нь SharePoint, OneDrive, Google Drive, эсвэл Dropbox холбоос байсан (100% устгах боломжтой)¶

Хэрэв танай байгууллага файлуудыг клоуд холбоос болгон хавсаргасан бол (эсвэл та холбоосыг буулгасан бол) та имэйлийг хүргэж, нээсний дараа ч алсаас унтраах товчлуурыг дарна. - Microsoft OneDrive / SharePoint Online: 1. OneDrive эсвэл SharePoint-г нээж, файл дээр хулганы баруун товчийг дараад Хандалтыг удирдах-г сонгоно уу. 2. Холбоосууд доор, хуваалцах холбоосын хажууд байгаа Хогийн сав (Холбоос устгах) дүрс дээр дарж, Шууд хандалт-ын доор хүлээн авагчийн нэр дээр дарж зөвшөөрлийг Шууд хандалтыг устгах болгон өөрчил. 3. Элипсис (...) -> Дэлгэрэнгүй -> Үйл ажиллагаа (эсвэл Microsoft 365 админаас Microsoft Purview Audit Log-г шалгана уу. FileAccessed / FileDownloaded үйл явдал) хүлээн авагч таныг алахаасаа өмнө холбоос дээр дарж байсан эсэхийг хууль ёсны дагуу нотлох. - Google Drive / Google Docs / Google Sheets: 1. Google Драйв дээрх файл дээр хулганы баруун товчийг дарж -> Хуваалцах. 2. Ерөнхий хандалт-г "Холбоостой хүн бүр" гэснийг Хязгаартай болгож, Хандалттай хүмүүс хэсгээс буруу хүлээн авагчийн имэйл хаягийг устгана уу. 3. Хүлээн авагчийн дэлгэцэн дээр яг одоо Google Sheet нээлттэй байгаа бол Хуваалцах горимын** доторх **Тохиргоо (Араа дүрс) дээр товшоод "Үзэгчид болон сэтгэгдэл бичигчид татаж авах, хэвлэх, хуулах сонголтыг харах боломжтой" гэснийг арилгана уу. 4. Google Doc/Sheet доторх Харах -> Үйл ажиллагааны хяналтын самбар -> Бүх үзэгч гэснийг шалгаад тухайн баримт бичгийг хэн үзсэнийг минут минутаар тодорхой харна уу.

2. Б хувилбар: Microsoft Outlook / Exchange Online Recall This Message (Дотоод болон гадаад матриц)¶

Олон ажилчид Outlook-ийн Энэ мессежийг эргүүлэн татах товчийг дарж, Exchange хэзээ имэйлийг буцааж болохыг мэдэхгүй байж хэдэн минутыг үрдэг.

Outlook мессежийг хэрхэн зөв дуудах вэ (Зөвхөн түрээслэгчийн дотоод алдааны хувьд)¶

1. Outlook (Ширээний компьютер, Шинэ Outlook эсвэл Вэб дээрх Outlook) дээр зүүн талын самбар дээрх Илгээсэн зүйлс хавтсыг товшино уу.
2. Буруу чиглүүлсэн имэйлийг давхар товшино уу, ингэснээр тусдаа гарч ирэх цонхонд нээгдэнэ (Сэргээх нь Сонгодог Outlook програмын унших хэсэгт нуугдсан).
3. Дээд талын туузан дээрх Message -> Actions -> This Message Recall (эсвэл New Outlook / Web дээр илгээсэн мессежийн дээд талд байрлах Recall message дүрс дээр дарна уу) руу очно уу.
4. "Энэ зурвасын уншаагүй хуулбарыг устгах" гэснийг сонгоод "Хүлээн авагч бүрийн хувьд эргүүлэн татах нь амжилттай эсвэл бүтэлгүйтсэн эсэхийг надад хэлээрэй" гэснийг сонгоод OK дээр дарна уу.

2-р хэсэг: Шүүх эмнэлгийн хохирлын үнэлгээ (Энэ файл дотор яг юу байсан бэ?)¶

Болсон явдлын талаар мэдээлэл хамгаалах ажилтандаа мэдэгдэхээс өмнө (DPO), Хуулийн хэлтэс эсвэл менежер та 3 минут зарцуулаад Илгээсэн зүйлс хавтсаас яг илгээсэн файлаа нээж, агуулгыг нь шалгана уу.

1. Excel доторх 4 "Нуугдсан мэдээллийн урхи" (.xlsx) болон PDF файлууд¶

Хэрэв та эхлээд мэдрэмтгий баганыг устгасан гэж бодож Excel ажлын ном эсвэл PDF руу имэйл илгээсэн бол эдгээр дөрвөн далд давхаргыг нэн даруй шалгана уу: - Захиа 1: Далд мөр, далд багана, далд / "Маш далд" ажлын хуудас: Хүлээн авсан хүн бүр .xlsx файл Баганыг харуулах / Ажлын хуудсыг ил гаргах (эсвэл VBA засварлагчийг нээх) дээр дарж болно. Alt + F11 өөрчлөх xlSheetVeryHidden руу xlSheetVisible) 5 секундын дотор. - ** Trap 2: Excel PivotTable Cache Trap (pivotCacheRecords1.xml):** - Та ажилтны нэр, гэрийн хаяг, цалин болон SSN-г агуулсан 10,000 мөртэй Хүний нөөцийн мастер хүснэгтээс хураангуй пивот хүснэгтийг бүтээж, дараа нь 10,000 мөртэй хүний нөөцийн үндсэн табыг устгаад, хадгалсан гэж бодъё. .xlsx зөвхөн хураангуй Pivot Table таб бүхий файлыг илгээж, үүнийг худалдагч руу имэйлээр илгээсэн. - Өгөгдмөл байдлаар Excel нь ажлын номын дотоод PivotCache санах ой (Save source data with file). Пивот Хүснэгтийн доторх дурын нэг тооны нүдэн дээр давхар товших хүн бүр Excel-ийн Дэлгэрэнгүй мэдээллийг харуулах (Өөрөөдүүлэх) функцийг идэвхжүүлдэг бөгөөд энэ нь устгасан хүний нөөцийн мастер хүснэгтийг бүхэлд нь шинэ хуудсан дээр ажилтан бүрийн цалин, SSN-тэй хамт сэргээдэг. - Захиа 3: Баримт бичгийн хувилбарын түүх ба хянагдсан өөрчлөлтүүд (.docx / Cloud Docs): Хэрэв Өөрчлөлтийг хянах-ыг Бүх Өөрчлөлтийг зөвшөөрөх дээр даралгүйгээр асаалттай орхисон эсвэл та Засварлагч хандалттай үүлэн баримт бичгийг хуваалцсан бол (энэ нь Хувилбарын түүхийг бүрэн хэмжээгээр үзэх боломжтой) хүлээн авагч устгасан засвар бүрийг унших боломжтой. - Захиа 4: Зохисгүй "Хар тодруулагч" PDF засварууд: Word/Урьдчилан харах программ дээр SSN эсвэл банкны дансны дугаар дээр хар тэгш өнцөгт дүрс эсвэл хар тодруулагч зурж, PDF хэлбэрээр хадгалах нь үндсэн текстийг устгахгүй; хүлээн авагч хар хайрцгийг тодруулж болно, дар Ctrl + C, мөн тодорхой SSN текстийг Notepad-д буулгана уу.

2. Алдагдсан мэдээллийн зохицуулалтын ноцтой байдлыг ангилах¶

3-р хэсэг: Хэрхэн дотооддоо мэдээлэх, буруу хүлээн авагчтай холбоо барих (Үг харьцах загварууд)¶

Техникийн хандалтыг таслах гэж оролдсоны дараа файл дотор ямар өгөгдөл байгааг олж мэдсэнийхээ дараа энэ хоёр үе шаттай өргөтгөлийн протоколыг дагана уу:

Алхам 1: Шууд дотоод мэдээллийг өөрийн DPO / Нууцлалын ажилтан / CISO / Менежер рүү илгээнэ үү (15-60 минутын дотор)¶

Компанийхаа Аюулгүй байдлын ослын хариу арга хэмжээ (security@ / privacy@ / dpo@) суваг болон таны шууд менежерт нэн даруй эдгээр тодорхой таван баримт: 1. Яг цаг, цагийн бүс: "Өнөөдөр 14:12 UTC-д илгээсэн." 2. Яг илгээгч ба буруу хүлээн авагчийн имэйл хаяг (мөн тэд хэн бэ): "Илгээсэн dmiller@vendor-corp.com (NDA-ийн дагуу одоо байгаа нийлүүлэгч) оронд dmiller@ourcompany.com." (HIPAA болон GDPR-ийн 4 хүчин зүйлийн эрсдэлийн үнэлгээний дагуу санамсаргүй байдлаар HIPAA-д хамрагдсан өөр байгууллага, банк эсвэл NDA-ийн дагуу холбогдох худалдагч руу имэйл илгээх нь үл мэдэгдэх хаяг руу имэйл илгээхээс хамаагүй бага эрсдэлтэй оноотой байдаг. @gmail.com хаяг.) 3. Хавсралтын төрөл ба шифрлэлтийн байдал: "Түүхий хэлбэрээр хавсаргав .xlsx файл, нууц үг байхгүй" ЭСВЭЛ " SharePoint холбоосоор хуваалцсан; UTC-ийн 14:14 цагт аудитын бүртгэлд 0 удаа үзсэнээр хүчингүй болгосон." 4. Яг өгөгдлийн элементүүд ба мөрийн тоо: "Файлд 42 мөр 3-р улирлын урамшууллын хэмжээ болон ажилтны ID-г агуулж байна; Нийгмийн даатгалын ТЭГ, банкны дугаар, гэрийн хаяг ТЭГ." 5. Одоогоор хийсэн арга хэмжээ: "SharePoint холбоосыг хүчингүй болгосон; Устгах гэрчилгээний хүсэлт дээр таны гарын үсэг зурахыг хүлээж байна."

Алхам 2: Хүлээн авагч руу залгаж, гарын үсэг зурсан "Устгасан гэрчилгээ / Устгасан гэрчилгээ" авах¶

АНУ-ын дор HHS Иргэний эрхийн алба (OCR) HIPAA 4 хүчин зүйлийн эрсдэлийн үнэлгээ (45 CFR 164.402) ба Европын Мэдээлэл Хамгаалах Зөвлөл (EDPB) Удирдамж 9/2022, хэрэв санамсаргүй хүлээн авагч (ялангуяа итгэмжлэгдсэн байгууллагын мэргэжилтэн, хуульч, нягтлан бодогч, эрүүл мэндийн байгууллага) файлыг татаж/дамжуулаагүй, мөн Ирсэн имэйл хайрцаг болон Устгасан зүйлс/Хогийн савнаас бүрмөсөн устгасан гэдгээ бичгээр баталгаажуулсан бол тухайн байгууллагад тохиолдлын зөрчлийг байнга дахин ангилахыг зөвшөөрнө, бага магадлалтай өртөлтийг бууруулсан.

Хуулийн/Нууцлалын ажилтны зөвшөөрлөөр төлөвлөөгүй хүлээн авагчтай эхлээд утсаар холбогдож, энэ албан ёсны санамсаргүй задруулсан, устгасан тухай цахим шуудан (илгээхийн өмнө эх хавсралтыг устгана уу):

Subject: URGENT: Inadvertent Confidential Email Notice & Request for Deletion (Sent [Date] at [Time])

Dear [Recipient Name],

Earlier today at [Time], an email with the subject line "[Exact Subject Line of Misdirected Email]" was inadvertently sent to your email address due to an address auto-complete error.

That message and its attachment contain confidential and legally protected information intended solely for an internal recipient. If you have not yet opened the message or attachment, we kindly ask that you do NOT open, download, copy, or forward it.

To help us satisfy our regulatory compliance and audit obligations, please complete these two quick steps right now:

1. Permanently delete the original email (and any downloaded copy of the attachment) from your Inbox, Downloads folder, and your "Deleted Items / Trash" folder (in Outlook on Windows, you can select the email and press Shift + Delete).
2. Reply directly to this email with the following one-sentence confirmation for our compliance log:

   "I confirm that I have permanently deleted the email sent on [Date] with the subject '[Original Subject]' and any attachments from my inbox, local storage, and trash/deleted items without retaining, copying, or forwarding any copy of the contents."

Thank you sincerely for your integrity and immediate assistance in resolving this error.

Best regards,
[Your Name / Title / Privacy Officer Contact]

4-р хэсэг: Байнгын техникийн хамгаалалтын хашлага, ингэснээр та буруу хүн эсвэл далд өгөгдөл рүү дахин хэзээ ч имэйл илгээхгүй¶

Шууд ангилах ажил дууссаны дараа Microsoft Outlook, Gmail болон Excel-д эдгээр таван суулгасан хамгаалалтыг асаахад 10 минут зарцуулаарай, ингэснээр автоматаар бөглөх алдаа эсвэл далд Пивот Хүснэгтийн кэш нь дахин зөрчил үүсгэхгүй.

• 1. Хордлоготой автоматаар бөглөх бичилтүүдийг устгах (Nickname Cache) Шууд:
  • Outlook эсвэл Gmail дээр гадны хүний нэрийг бичиж эхлээрэй To: унадаг санал гарч ирэх хүртэл нүдийг дараад ** дээр товшино уу.X (Устгах)** дүрс нь унадаг жагсаалтын нэрний баруун талд байгаа тул автоматаар гүйцээх нь тэднийг санамсаргүйгээр дахин санал болгохгүй.
• 2. "Илгээхийг буцаах / Хүргэлтийг хойшлуулах" дээд хэмжээг асаана уу (30 Seconds Gmail дээр, 2 Minutes Outlook дээр):
  • Gmail: Тохиргоо (Араа) -> Бүх тохиргоог харах -> Ерөнхий -> Илгээхийг буцаах руу очиж, цуцлах хугацааг дараахаас өөрчилнө үү. 5 seconds дээд тал нь 30 seconds.
  • Outlook Desktop (Сонгодог): Дүрэм -> Дүрэм, сэрэмжлүүлэг удирдах -> Шинэ дүрэм -> Миний илгээсэн зурваст дүрмийг хэрэгжүүлэх -> Хүргэлтийг хойшлуулах 2 минут (хэрэв сэдэв агуулж байгаа бол бусад тохиолдолд "#now"). 2 минутын "Гадагшаа илгээх" буфер 95 percent имэйл таны компьютерээс гарахаас өмнө хавсралт болон хүлээн авагчийн алдаа.
• 3. Гадаад хүлээн авагчийн анхааруулга баннерыг идэвхжүүлэх (MailTips Exchange / Gmail дэх гадаад шошго дээр):
  • Орчин үеийн Microsoft 365 болон Google Workspace нь гадаад имэйлийн чипийг шар/улбар шар өнгөөр тодруулж, Илгээх товчийг дарахаас өмнө "Дараах хүлээн авагч танай байгууллагаас гадуур байна" гэсэн баннерыг харуулна. Дотоод хүснэгтийг хавсаргахдаа шар/улбар шар өнгийн хүлээн авагчийн чипийг хэзээ ч үл тоомсорлож болохгүй.
• 4. Excel-ийн суурилуулсан програмыг ажиллуул Document Inspector (File -> Info -> Check for Issues -> Inspect Document) Гадаад имэйл бүрийн өмнө:
  • Ямар нэгэн хавсаргахаасаа өмнө .xlsx эсвэл .docx и-мэйл рүү файл оруулаад Баримт бичгийг шалгах-г ажиллуул. Энэ нь Нуугдсан мөр ба багана, далд ажлын хуудас, үл үзэгдэх контент, баримтын шинж чанар/зохиогчид, кэшлэгдсэн пивот хүснэгтийн өгөгдлийг автоматаар тэмдэглэж, нэг товшилтоор Бүгдийг устгах товчийг өгнө.
  • Хураангуй хүснэгтийг гаднаас илгээхдээ ** нүднүүдийг хуулж ашиглана уу Paste Special -> Values (V) цоо шинэ хоосон ажлын дэвтэр рүү** (эсвэл зөвхөн идэвхтэй хуудсыг экспортлох .pdf) тэгснээр тэг томьёо, далд таб, эсвэл PivotCaches файлтай хамт явдаг.
• 5. Хамгаалалтаас гадуур байгаа эмзэг файлуудыг нууц үгээр хамгаалах (эсвэл мэдрэмжийн шошго ашиглах):
  • Та цалингийн хуудас, татварын маягт эсвэл PII-г хавсралт болгон илгээх шаардлагатай бол Excel/PDF файлыг хүчтэй AES-256 нууц үгээр шифрлээрэй (File -> Info -> Protect Workbook -> Encrypt with Password) болон нууц үгээ хүлээн авагч руу бүрэн тусдаа суваг (SMS мессеж, дохио, сул зогсолт эсвэл утасны дуудлага гэх мэт, хэзээ ч нэг имэйл хэлхээнд оруулахгүй) илгээнэ үү. Та шифрлэгдсэн имэйлийг илгээсэн ч гэсэн .xlsx буруу Дэвид Миллер рүү файл илгээсэн бол зөв Дэвид Миллерийн утсанд очсон SMS нууц үггүй бол энэ файл нь унших боломжгүй криптограф тоосго юм (0% HIPAA болон GDPR аюулгүй боомтын шифрлэлтийн үл хамаарах зүйлүүдийн дагуу мэдээлэгдэх өгөгдлийн зөрчлүүд).

Бүс нутгийн яаралтай тусламжийн дугаар, агентлагийн протоколууд¶

Санамсаргүй нууц мэйл задрах нь 911-ийн яаралтай тусламж биш харин зохицуулалтын болон кибер аюулгүй байдлын осол (шууд бие махбодийн аюул заналхийлэл, мөнгө дээрэмдэх үйлдлийг дагаагүй бол энэ тохиолдолд АНУ/Канадад 911, Их Британид 999, ЕХ-ны 112 эсвэл Австралийн энд **0000 мэдээллийн хамгаалалтын байгууллагад хандана уу) болон заавал тайлагнах цаг:

АНУ, Канад¶

• АНУ HIPAA эрүүл мэндийн зөрчлүүд (Protected Health Information): АНУ-ын зохицуулалттай. Эрүүл мэнд, хүний үйлчилгээний газар Иргэний эрхийн алба (HHS OCR) OCR зөрчлийн порталаар (ocrportal.hhs.gov). Нөлөөлөх зөрчлүүд 500 or more хүмүүсийг илрүүлснээс хойш 60 хуанлийн өдрийн дотор үндэслэлгүй хойшлуулалгүйгээр HHS OCR-д мэдээлэх ёстой; нөлөөлж буй зөрчлүүд fewer than 500 хувь хүмүүс хуанлийн жил дууссанаас хойш 60 хоногийн дотор бүртгэлд хамрагдаж, тайлагнана.
• АНУ Санхүү, татвар, улсын PII зөрчлүүд: W-2/цалингийн мэдээллийн хулгайд өртсөн татварын мэргэжилтнүүд болон ажил олгогчид IRS-ийн оролцогч талуудтай харилцах хэлтэс болон FBI IC3 (FBI IC3)-д мэдээлэх ёстой.ic3.gov). FTC Хамгаалалтын дүрэм-ийн дагуу банк бус санхүүгийн байгууллагууд шифрлэгдээгүй мэдээллийг зөвшөөрөлгүй олж авсан тохиолдолд 30 хоногийн дотор FTC-д мэдэгдэх ёстой. 500+ хэрэглэгчид. АНУ-ын 50 муж бүгд хууль зөрчсөн тухай мэдэгдлийн цонхыг мөрддөг (ихэвчлэн 30-аас 45 хоног).
• ** Канад (PIPEDA & Аймгийн Нууцлалын тухай хуулиуд):** "Их хэмжээний хохирол учруулах бодит эрсдэлтэй" зөрчлийг мэдээлэх (RROSH)"* Канадын Нууцлалын комиссарын албанд (OPC, priv.gc.ca) боломжтой болмогц, мөн мужийн комиссар (CAI Квебект 25-р хуулийн дагуу, Онтарио дахь IPC PHIPA).

Их Британи¶

• Их Британийн Мэдээллийн комиссарын алба (ICO): Их Британийн GDPR-ын 33 зүйлийн дагуу хянагч нар мэдэгдэх ёстой хувийн мэдээллийн зөрчлийн талаар ICO (ico.org.uk/for-organisations/report-a-breach/ эсвэл 0303 123 1113) зөрчсөн нь хувь хүний эрх, эрх чөлөөнд эрсдэл учруулахгүй бол үүнийг мэдсэнээс хойш 72 цагийн дотор.

Европын холбоо¶

• GDPR-ийн 33-р зүйл ба 34-р зүйл (ЕХ-ны 27 гишүүн улс): Мэдээллийн хамгаалалтын хяналтын үндэсний байгууллагад (Францад CNIL, Германд BfDI, Испанид AEPD, Ирландад DPC, Италид **AP, **Герландад 72 цагийн мэдэгдлийн цаг заавал байх ёстой. EDPB удирдамж 9/2022.

Австрали, Шинэ Зеланд¶

• Австрали (Notifiable Data Breaches / NDB Scheme): Австралийн Мэдээллийн Комиссарын Оффис (OAIC, oaic.gov.au). Байгууллагад 30 хоног хүртэлх хугацаанд зохих мэдээллийн зөрчил нь ноцтой хор уршиг хүргэж болзошгүй эсэхийг (мөн буруугаар ашиглахаас өмнө яаралтай устгах гэх мэт засч залруулах арга хэмжээ нь ноцтой хохирол учруулахаас сэргийлсэн эсэхийг) үнэлэх боломжтой.
• Шинэ Зеланд (Privacy Act 2020): Нууцлалын комиссарын албанд мэдэгдэх (OPC, privacy.org.nz) Мэдээллийн нууцлалын зөрчлийг илрүүлснээс хойш 72 цагийн дотор NotifyUs-р дамжуулан.

Энэтхэг ба Ази-Номхон далайн¶

• Энэтхэг (CERT-In & DPDP Act): Заасан кибер аюулгүй байдал болон өгөгдөл алдагдсан тохиолдлыг CERT-In (incident@cert-in.org.in) 6 цагийн дотор АН-ын тухай хуулийн дагуу Энэтхэгийн Мэдээлэл хамгаалах зөвлөл-д мэдэгдэнэ үү.
• Сингапур (PDPA) & Япон (APPI): Сингапурт хуанлийн 3 өдрийн (72 цаг)** дотор PDPC-д мэдэгдэнэ үү. Японд урьдчилсан тайлангаа Хувийн мэдээллийг хамгаалах хороонд (PPC) 3-аас 5 хоногийн дотор.

Байнга асуудаг асуултууд¶

Microsoft Outlook дээрх "Энэ мессежийг эргэн санах" дээр дарснаар Gmail хаяг эсвэл өөр компанийн имэйл сервер рүү илгээсэн имэйлийг устгах уу?¶

Үгүй, хэзээ ч. Outlook-ийн "Энэ мессежийг эргэн санах" онцлог нь зөвхөн илгээгч болон хүлээн авагч хоёр Microsoft 365/Exchange байгууллага дотор байгаа тохиолдолд л ажилладаг Microsoft Exchange-ийн өмчийн дотоод шуудангийн хайрцгийн командууд дээр тулгуурладаг. Хэрэв та гадаад руу имэйл илгээвэл `@gmail.com` хаяг эсвэл үйлчлүүлэгчийн хаяг `@othercompany.com` хаягийг сонгоод Эргүүлэн татах гэснийг товшвол гадаад захидлын сервер устгах зааврыг үл тоомсорлож, "[Таны нэр] '[Гарчиг]' мессежийг эргүүлэн татахыг хүсэж байна" гэсэн хоёр дахь энгийн мэдэгдлийг илгээнэ. Энэ хоёр дахь мэдэгдэл нь таны алдааг онцолж, гадны хүн эхний имэйлийг шууд нээх болно.

Хэрэв би Excel эсвэл PDF файлыг санамсаргүйгээр буруу хүнд имэйлээр илгээхээс өмнө хүчтэй нууц үгээр шифрлэсэн бол (мөн нууц үгээ имэйлд оруулаагүй) энэ нь HIPAA эсвэл GDPR-ийн мэдээллийн зөрчил хэвээр байх уу?¶

Үгүй. АНУ-ын HIPAA зөрчлийн мэдэгдлийн дүрэм (`45 CFR 164.402`) болон ЕХ/Их Британийн GDPR-ын 34-р зүйл (EDPB удирдамж 9/2022) нь **Шифрлэлтийн аюулгүй боомт**-ыг тодорхой зааж өгсөн. Хэрэв санамсаргүй цахим шуудангаар илгээсэн хавсралтыг салбарын стандартын хүчтэй шифрлэлтээр шифрлэсэн бол (AES-128 эсвэл AES-256 гэх мэт орчин үеийн Excel-ээр дамжуулан) `.xlsx` нууц үгийн хамгаалалт, 7-Zip AES-256, эсвэл Microsoft Purview Sensitivity Labels) ба нууц үгийг хэзээ ч буруу хүлээн авагч руу дамжуулаагүй, нууц өгөгдөл нь унших боломжгүй шифр текст хэвээр байна. Аюулгүй байдлын багтайгаа алдаж унасан тухайгаа дотооддоо бүртгээрэй, гэхдээ энэ нь хамгаалалтгүй хувийн мэдээллийг зөрчсөн гэж үзэхгүй.

Хэрэв хамт ажилладаг хүн нээсэн бол манай компанийн МТ-ийн хэлтэс манай компаний хамтран ажиллагч руу санамсаргүй илгээсэн имэйлийг устгаж чадах уу?¶

Тиймээ. Хэрэв таны дотоод хамтран ажилладаг хүн аль хэдийн имэйл дээр дараад Уншсан гэж тэмдэглэсэн бол Outlook-ийн "Энэ мессежийг эргүүлэн татах" товчлуур амжилтгүй болох хэдий ч Microsoft 365 Exchange Administrator эсвэл Google Workspace Super Admin нь дагаж мөрдөх журмын дагуу цэвэрлэх эрх мэдлийг дээшлүүлсэн байна. Microsoft 365 дээр админ нь Office 365 Threat Explorer-д зориулсан Defender ашиглах эсвэл Exchange Online PowerShell-г ажиллуулах боломжтой. `New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete` Уншсан ч гэсэн хамт ажиллагсдынхаа шуудангийн хайрцгаас имэйлийг хүчээр устгах тушаал. Google Workspace-д админ Хамтран ажиллагсдынхаа ирсэн имэйл хайрцагнаас Аюулгүй байдлын шалгалтын хэрэглүүрийг ашиглан мессежийг устгах боломжтой.

Би илгээхээсээ өмнө цалингийн багануудыг нууж, Excel-ийн түүхий мэдээллийн табыг устгасан байхад хүлээн авагч яагаад манай компанийн бүх нууцлаг цалинг харсан бэ?¶

Excel файлууд (`.xlsx`) ихэнх хэрэглэгчид хэзээ ч шалгадаггүй хоёр газар өгөгдлийг хадгалах. Нэгдүгээрт, багана эсвэл ажлын хуудас дээр хулганы баруун товчийг дараад **Нуух**-г сонгох нь зөвхөн нүдээр далдлах болно; Дасгалын номыг хүлээн авсан хүн бүр хоёр секундын дотор **Нуух** дээр дарж далд нүд бүрийг харах боломжтой. Хоёрдугаарт, хэрэв таны ажлын дэвтэр **PivotTable** агуулж байгаа бол Excel нь үндсэн эх сурвалжийн өгөгдлийн багцын бүрэн агшин зургийг дотоод XML кэш дотор хадгалдаг (`pivotCacheRecords1.xml`) эх сурвалжийн ажлын хуудасны табыг устгасны дараа ч гэсэн. Хүлээн авагч пивот хүснэгт доторх дурын хураангуй дугаарыг давхар товших үед Excel нь тухайн нүдийг тэжээсэн бүх устгагдсан эх мөрүүдийг харуулсан шинэ хуудас үүсгэдэг. Үргэлж хуулж, **Утгыг буулгах (`Ctrl + Shift + V`)** гаднаас имэйл илгээхээсээ өмнө цоо шинэ хоосон ажлын дэвтэрт оруулна уу.

Хэрэв би цалингийн жагсаалт эсвэл үйлчлүүлэгчийн PII хүснэгтийг буруу хүнд санамсаргүйгээр имэйлээр илгээсэн гэж хүний ​​нөөцийн газар эсвэл МТ-д нэн даруй мэдэгдвэл ажлаасаа халагдах уу?¶

Орчин үеийн ихэнх байгууллагуудын хувьд эхний 15-60 минутын дотор санамсаргүй байдлаар автомат бөглөх эсвэл хавсаргасан алдааг өөрөө мэдээлэх нь хүний ​​гэм буруугүй алдаа гэж үздэг. Үүний эсрэгээр, алдаагаа нуухыг оролдох, Илгээсэн зүйлээсээ имэйлийг хэнд ч хэлэлгүйгээр устгах, эсвэл гадны хүлээн авагч хэд хоногийн дараа гомдол гаргахыг хүлээх нь алдагдлыг нуух нь компанийг хууль ёсны 72 цагийн GDPR / HIPAA бууруулах цонхноос хасдаг тул шалтгааны улмаас цуцлахад хүргэдэг.

Эх сурвалж, албан ёсны заавар¶

• Европын Мэдээлэл Хамгаалах Зөвлөл (EDPB) & Их Британийн мэдээллийн комиссарын алба (ICO): GDPR-ийн дагуу Хувийн мэдээллийг зөрчсөн тухай мэдэгдлийн тухай 9/2022 оны удирдамж (33 ба 34-р зүйл: 72 цагийн цаг, шифрлэлтийн аюулгүй боомт, итгэмжлэгдсэн хүлээн авагчийг устгахыг баталгаажуулсан тохиолдлын жишээнүүд).
• АНУ Эрүүл мэнд, хүний үйлчилгээний газар Иргэний эрхийн алба (HHS OCR): HIPAA зөрчлийн мэдэгдлийн дүрэм (45 CFR §§ 164.400-414), Дөрвөн хүчин зүйлийн зөрчлийн эрсдэлийн үнэлгээний удирдамж, Хамгаалалтгүй эрүүл мэндийн мэдээллийг зөвшөөрөлгүй хүмүүст ашиглах боломжгүй, унших боломжгүй, задлах боломжгүй болгох заавар (NIST SP 800-111 Encryption Safe Harbor).
• Үндэсний Стандарт, Технологийн Хүрээлэн (NIST, АНУ): NIST SP 800-61 Rev. 2 Компьютерийн аюулгүй байдлын ослыг зохицуулах гарын авлага болон * NIST SP 800-122 хувийн таних мэдээллийн нууцлалыг хамгаалах гарын авлага (PII)*.
• Microsoft корпораци: Exchange Online техникийн архитектур дахь үүлэнд суурилсан мессежийг эргүүлэн татах (techcommunity.microsoft.com) ба Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP), Мэдрэмжийн шошго, Баримт бичгийн байцаагчийн баримтжуулалт.
• Америкийн хуульчдын холбоо (ABA) & АНУ-ын Холбооны нотлох баримтын дүрмүүд: ABA албан ёсны дүгнэлт 05-437 / 11-460 ба Холбооны нотлох баримтын дүрэм 502(b) (Эрх олгогдсон харилцаа холбоог санамсаргүйгээр задруулах болон шуурхай Clawback мэдэгдлийн журам).

Холбогдох хөтөч¶

• Санамсаргүй томруулалт эсвэл багийн дэлгэц хуваалцах, халуун микрофоны осол, бичлэгийг буцаах
• Санамсаргүй үйлдвэрлэлийн мэдээллийн сан уналт, git secret алдагдах, тохиолдлын триаж
• Яаралтай алсын ажлын аюулгүй байдал, мэдээллийн нууцлал
• Аялал жуулчлалын явцад хулгайлагдсан эсвэл эвдэрсэн ажлын зөөврийн компьютер: MDM түгжээ, тэг зогсолтыг сэргээх
• Яаралтай тусламжийн дугаар