Выпадкова адправілі па электроннай пошце канфідэнцыйную заработную плату або файл HIPAA не таму чалавеку: адкліканне і сартаванне парушэнняў¶

Калі націснуць Адправіць у электронным лісце, які змяшчае незашыфраваную табліцу заработнай платы, нумары сацыяльнага страхавання супрацоўнікаў, фінансавыя звесткі аб зліцці кліентаў або абароненую медыцынскую інфармацыю (PHI), і праз дзве секунды зразумець, што Outlook або Gmail аўтаматычна запоўнілі "Дэвід Мілер (знешні пастаўшчык) замест "Дэвід Мілер (унутраны фінансавы дырэктар), выклікае неадкладнае прававое, нарматыўнае права і кібербяспеку. Тое, што вы робіце ў першыя 5 хвілін, вызначае, ці зможаце вы тэхнічна разарваць доступ да файла да таго, як атрымальнік адкрые яго, і тое, што вы робіце ў першыя 24-72 гадзіны, вызначае, ці пагражае вашай арганізацыі звычайны журнал інцыдэнтаў, які самастойна выпраўляецца, або сур'ёзнае нарматыўнае пакаранне ў адпаведнасці з Артыкулам 33 GDPR (72-гадзіннае абавязковае нагляднае паведамленне), U.S. Правіла паведамлення аб парушэннях HIPAA (45 CFR 164.400-414) або дзяржаўныя законы аб парушэннях даных.

Калі гэта памылкова накіраванае электроннае паведамленне ўключае ў сябе актыўныя інструкцыі па пераводзе фінансавых сродкаў, вымагальніцтва або ўзлом карпаратыўнай паштовай скрыні, патэлефануйце ў мясцовыя праваахоўныя органы або лінію паведамленняў аб кіберзлачынствах (або на мясцовы нумар службы экстранай дапамогі, 911 у Злучаных Штатах і Канадзе, 112 ва ўсім Еўрапейскім Саюзе, 999 у Вялікабрытаніі, калі фізічная бяспека знаходзіцца пад пагрозай; гл. нумары экстраных службаў). Неадкладна перакрыжаваныя спасылкі на нашы роднасныя гіды выпадковыя ўцечкі абагульвання экрана Zoom або Teams і адмена запісу, выпадковыя падзенні вытворчай базы дадзеных, сакрэтныя ўцечкі git і сартаванне інцыдэнтаў, і экстраная бяспека дыстанцыйнай працы і прыватнасць даных як вы выконваеце паслядоўнасць стрымлівання ніжэй.

Зрабіце гэта зараз¶

1. Калі файл быў адпраўлены як воблачная спасылка (OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box), СПЕРША АДЗВІЦЬ ДАЗВОЛЫ ПА СПАСЫЛКЕ (0 to 30 seconds) перад спробай адклікаць электронны ліст. Нават калі электронны ліст ужо знаходзіцца ў паштовай скрыні знешняга атрымальніка, дзе адклікаць электронны ліст немагчыма, змяненне налад абагульвання воблачнага файла на "Пэўныя людзі (Выдаліць атрымальніка)" або "Абмежаваны" адключае доступ у 1 second таму націск на спасылку вяртае экран "Доступ забаронены".
2. Калі вы ўсё яшчэ знаходзіцеся ў 5-30-секундным акне «Адмяніць адпраўку» ў Gmail або Outlook у Інтэрнэце, націсніце Undo адразу ўнізе экрана. Пасля таго, як "Undo" банэр тоста знікае, просты пратакол перадачы пошты (SMTP) сервер адправіў паведамленне з вашай скрыні выходных.
3. Калі вы карыстаецеся Microsoft 365 / Exchange Online і адправілі электронны ліст калегу ЎНУТРЫ арганізацыі вашай кампаніі (same Exchange tenant), трыгер Recall This Message неадкладна і НЕ дасылайце наступнага электроннага ліста з надпісам "Калі ласка, не адкрывайце мой папярэдні ліст". Адпраўка драматычнага другога электроннага ліста з тэмай "СРОЧНА: НЕ АДКРЫВАЦЬ ПАПЕРАДНІ ЛІСТ" выклікае цікаўнасць і прымушае атрымальніка першым націскаць на зыходны ліст. У сучаснай Microsoft 365 Cloud Message Recall Exchange выдаляе непрачытанае паведамленне з унутранай паштовай скрыні супрацоўніка, нават калі ён бачыў банэр апавяшчэнняў на працоўным стале, пры ўмове, што ён не адкрываў тэкст паведамлення.
4. Зразумейце, што Outlook Recall This Message НІКОЛІ не працуе для знешніх атрымальнікаў (@gmail.com, @yahoo.com, або іншай кампаніі @client.com дамен). Як толькі ліст перасякае мяжу SMTP вашай кампаніі на знешні паштовы сервер, ваш сервер Exchange не мае дазволу на доступ да сервера іншай кампаніі і выдаленне неапрацаванага двайковага ўкладання (.xlsx, .pdf, .csv). Пстрычка Recall на знешнюю электронную пошту адпраўляе старонняму толькі няёмкае другое паведамленне электроннай пошты з надпісам "[Адпраўшчык] хацеў бы адклікаць паведамленне...", папярэджваючы іх паглядзець на ваш першы ліст.
5. Праверце, ці змяшчае далучаная электронная табліца схаваныя ўкладкі, схаваныя слупкі або кэшы зводнай табліцы (xl/pivotCache/pivotCacheRecords1.xml). Многія ўцечкі заработнай платы і зліццяў і паглынанняў адбываюцца, калі аналітык хавае слупкі "Зарплаты кіраўнікоў і SSN" або выдаляе ўкладку крыніцы, а затым адпраўляе па электроннай пошце .xlsx працоўны сшытак думаю, што бачная толькі зводная табліца. Ан .xlsx файл - гэта ZIP-архіў, які захоўвае выдаленыя зыходныя радкі ва ўнутраным кэшы зводнай табліцы XML, пакуль не будзе ачышчаны.
6. Паведаміце вашаму ўнутранаму супрацоўніку па абароне даных (DPO), галоўны спецыяліст па інфармацыйнай бяспецы (CISO), Супрацоўнік па канфідэнцыяльнасці або група юрыдычнага аддзела/аддзела па захаванні кадраў на працягу першых 1-2 гадзін. Ніколі не спрабуйце схаваць уцечку ідэнтыфікацыйнай інфармацыі, заработнай платы або HIPAA і не весці прыватныя перамовы са знешнім атрымальнікам без юрыдычнага кантролю. Згодна з артыкулам 33 GDPR, строгі 72-гадзінны гадзіннік для паведамлення ў органы па абароне даных пачынае адбівацца ў той момант, калі любому супрацоўніку становіцца вядома аб парушэнні, таму ўтойванне памылкі на працягу трох дзён спальвае акно юрыдычнай справаздачнасці кампаніі і ператварае шчырую памылку ў парушэнне адпаведнасці, якое можна спыніць.

Дрэва рашэнняў: стрымліванне канфідэнцыйнай электроннай пошты, накіраванай няправільна, і нарматыўная сартаванне¶

Выконвайце гэтае пакрокавае дрэва захавання ў залежнасці ад таго, як быў укладзены файл і ці знаходзіцца няправільны атрымальнік у вашай арганізацыі ці за яе межамі.

flowchart TD
    A["Канфідэнцыяльны файл з інфармацыяй аб заработнай плаце, ідэнтыфікацыйнай інфармацыяй кліента або HIPAA, адпраўлены па электроннай пошце не таму чалавеку"] --> B{"Файл быў абагулены праз Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive / Box) або ў выглядзе ўкладання неапрацаванага файла (.xlsx / .pdf / .csv)?"}
    B -->|"Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive)"| C["АДРАЗУ адкрыйце налады абагульвання файлаў -> Выдаліць спасылку / Выдаліць знешняга карыстальніка -> Праверце журнал аўдыту, каб убачыць, ці быў файл прагледжаны/спампаваны"]
    C --> D{"Журнал аўдыту паказваў 0 праглядаў/спамповак, перш чым вы закрылі спасылку?"}
    D -->|"ТАК: 0 праглядаў / 0 загрузак"| E["ПАРУШЭННЕ ПРЕДУПРАЖАНА: Журнал аўдыту скрыншота паказвае нулявы доступ да адклікання спасылкі -> Запіс амаль недапушчальнага з дапамогай Security/DPO"]
    D -->|"НЕ: Атрымальнік ужо адкрыў або спампаваў файл"| F["Перайдзіце да фармальнага ўтрымання і юрыдычнай эскалацыі"]
    B -->|"Неапрацаваны файл укладання (.xlsx / .pdf / .docx) або канфедэнцыйны асноўны тэкст"| G{"Няправільны атрымальнік УНУТРАННЫ (тая ж кампанія / арандатар абмену) або ЗНЕШНІ (іншая кампанія / асабісты адрас электроннай пошты)?"}
    G -->|"УНУТРАНЫ калега (той жа M365 / Google Workspace Org)"| H["1. Запусціце Outlook Cloud Message Recall (Выдаліце непрачытаныя копіі) І/АБО неадкладна патэлефануйце IT-адміністратару, каб запусціць Exchange Admin Center Content Search Purge / Google Workspace Investigation Tool Delete"]
    G -->|"ЗНЕШНІ атрымальнік (кліент, пастаўшчык або незнаёмец)"| I["НЕ націскайце Outlook Recall (Збой звонку і папярэджанне атрымальніка) -> Калі файл меў Azure RMS / Purview Sensitivity Encryption, неадкладна адклікайце правы"]
    H --> F
    I --> F
    F --> J["Паведамце на працягу 1 гадзіны DPO/Афіцэру па канфідэнцыяльнасці/CISO/HR з указаннем дакладнага ідэнтыфікатара паведамлення, меткі часу, атрымальніка і палёў даных."]
    J --> K["З юрыдычнага дазволу/адабрэннем DPO: патэлефануйце атрымальніку па тэлефоне + адпраўце афіцыйны запыт на канчатковае выдаленне і падпісаны сертыфікат аб знішчэнні"]

Частка 1: Першыя 60 секунд тэхнічнага звароту (што насамрэч працуе, а што не працуе)¶

Калі вы разумееце, што канфідэнцыяльнае электроннае паведамленне проста пайшло на няправільны адрас, кожная секунда на рахунку, таму што 50 percent карпаратыўных лістоў адкрываюцца на працягу першых 3 хвілін пасля прыбыцця. Выканайце дакладны тэхнічны інструмент адклікання, які адпавядае вашай платформе электроннай пошты і тыпу ўкладання:

1. Сцэнар A: файл быў спасылкай SharePoint, OneDrive, Google Drive або Dropbox (100% Killable)¶

Калі ваша арганізацыя далучае файлы ў выглядзе воблачных спасылак (або калі вы ўставілі спасылку), вы ўтрымліваеце дыстанцыйнае адключэнне нават пасля таго, як ліст быў дастаўлены і адкрыты: - Microsoft OneDrive / SharePoint Online: 1. Адкрыйце OneDrive або SharePoint, пстрыкніце файл правай кнопкай мышы і выберыце Кіраванне доступам. 2. У раздзеле Спасылкі націсніце значок Сметніца (Выдаліць спасылку) побач са спасылкай для абагульвання, а ў раздзеле Прамы доступ націсніце імя атрымальніка і змяніце дазволы на Выдаліць прамы доступ. 3. Націсніце Эліпсіс (...) -> Падрабязнасці -> Дзейнасць (або папрасіце вашага адміністратара Microsoft 365 праверыць журнал аўдыту Microsoft Purview для FileAccessed / FileDownloaded падзеі), каб юрыдычна даказаць, ці націскаў атрымальнік калі-небудзь спасылку, перш чым вы яе закрылі. - Google Drive / Google Docs / Google Sheets: 1. Пстрыкніце правай кнопкай мышы файл у Google Drive -> Абагуліць. 2. Зменіце Агульны доступ з "Любы са спасылкай" на Абмежаваны і выдаліце ​​няправільны адрас электроннай пошты атрымальніка з Людзі з доступам. 3. Калі ў атрымальніка зараз на экране адкрыта табліца Google, пстрыкніце Настройкі (значок шасцярэнькі) у рэжыме Share і зніміце сцяжок "Гледачы і каментатары могуць бачыць опцыю спампоўкі, друку і капіравання", перш чым выгнаць іх. 4. Праверце Прагляд -> Панэль актыўнасці -> Усе праглядальнікі у Google Doc/Sheet, каб убачыць дакладную штохвілінную метку часу праглядаў дакумента.

2. Сцэнар B: Microsoft Outlook / Exchange Online Recall This Message (Унутраная супраць знешняй матрыцы)¶

Многія супрацоўнікі марнуюць каштоўныя хвіліны, націскаючы кнопку Адклікаць гэтае паведамленне ў Outlook, не ведаючы, калі Exchange сапраўды можа вярнуць паведамленне электроннай пошты:

Як правільна запусціць адкліканне паведамленняў Outlook (толькі для ўнутраных памылак аднаго і таго ж арандатара)¶

1. У праграме Outlook (Настольны ПК, Новы Outlook або Outlook у Інтэрнэце) пстрыкніце папку Адпраўленыя на левай бакавой панэлі.
2. Двойчы пстрыкніце памылкова накіраваны электронны ліст, каб ён адкрыўся ў асобным усплывальным акне (Выклік схаваны ў панэлі чытання класічнага Outlook).
3. На верхняй стужцы перайдзіце да Паведамленне -> Дзеянні -> Адклікаць гэтае паведамленне (ці ў New Outlook / Web пстрыкніце значок Адклікаць паведамленне у верхняй частцы адпраўленага паведамлення).
4. Абярыце "Выдаліць непрачытаныя копіі гэтага паведамлення" і адзначце "Паведаміць мне, калі адкліканне будзе паспяховым або няўдалым для кожнага атрымальніка", затым націсніце ОК.

Частка 2: Судовая ацэнка шкоды (Што насамрэч было ў гэтым файле?)¶

Перш чым паведаміць пра інцыдэнт свайму супрацоўніку па абароне даных (DPO), Юрыдычнаму аддзелу або менеджару спатрэбіцца 3 хвіліны, каб адкрыць менавіта той файл, які вы адправілі з папкі Адпраўленыя, і праверце яго змесціва.

1. 4 "схаваныя пасткі дадзеных" у Excel (.xlsx) і файлы PDF¶

Калі вы адправілі па электроннай пошце кнігу Excel або PDF, мяркуючы, што спачатку выдалілі канфідэнцыяльныя слупкі, неадкладна праверце гэтыя чатыры схаваныя пласты: - Пастка 1: схаваныя радкі, схаваныя слупкі і схаваныя/"вельмі схаваныя" аркушы: Любы, хто атрымлівае .xlsx файла можна націснуць Паказаць слупкі / Паказаць працоўныя лісты (або адкрыць рэдактар VBA Alt + F11 змяніць xlSheetVeryHidden каб xlSheetVisible) за 5 секунд. - Пастка 2: пастка кэша зводнай табліцы Excel (pivotCacheRecords1.xml): - Выкажам здагадку, што вы стварылі зводную зводную табліцу з 10 000-радкоўнай галоўнай табліцы кадраў, якая змяшчае імёны супрацоўнікаў, хатнія адрасы, заробкі і нумары сацыяльнага страхавання, затым выдалілі 10 000-радковую ўкладку галоўнай табліцы кадраў, захавалі .xlsx файл толькі са зводнай укладкай зводнай табліцы і адправіў яго па электроннай пошце пастаўшчыку. - Па змаўчанні Excel захоўвае поўную копію ўсіх 10 000 выдаленых зыходных радкоў ва ўнутранай памяці PivotCache працоўнай кнігі (Save source data with file). Любы, хто двойчы пстрыкне любую асобную лічбавую ячэйку ў вашай зводнай табліцы, запускае функцыю Excel Паказаць падрабязнасці (разгортванне), якая аднаўляе ўсю выдаленую галоўную табліцу кадраў з заробкам і сацыяльным страхаваннем кожнага супрацоўніка на новым аркушы. - Пастка 3: Гісторыя версій дакумента і адсочваныя змены (.docx / Воблачныя дакументы): Калі Адсочванне змяненняў было пакінута без націску Прыняць усе змены, або калі вы абагулілі воблачны дакумент з правам доступу Рэдактар (што дазваляе праглядаць поўную Гісторыю версій), атрымальнік можа прачытаць кожную выдаленую праўку. - Пастка 4: Няправільнае рэдагаванне PDF "чорным маркерам": Нанясенне чорнага прамавугольніка або чорнага маркера на нумар сацыяльнага страхавання або банкаўскага рахунку ў Word/Preview і захаванне ў выглядзе PDF не выдаляе асноўны тэкст; атрымальнік можа вылучыць чорную скрынку, націснуць Ctrl + C, і ўстаўце чысты тэкст SSN у нататнік.

2. Класіфікацыя нарматыўнай сур'ёзнасці ўцечкі дадзеных¶

Частка 3: Як падаць унутраную справаздачу і звязацца з не тым атрымальнікам (шаблоны слова ў слова)¶

Пасля таго, як вы паспрабавалі разарваць тэхнічны доступ і вызначылі, якія дадзеныя знаходзяцца ў файле, выканайце гэты двухэтапны пратакол эскалацыі:

Крок 1: Неадкладная ўнутраная эскалацыя вашаму DPO / супрацоўніку па канфідэнцыяльнасці / CISO / менеджэру (на працягу 15-60 хвілін)¶

Звярніцеся ў службу рэагавання на інцыдэнты бяспекі вашай кампаніі (security@ / privacy@ / dpo@) каналу і вашаму непасрэднаму кіраўніку адразу гэтыя пяць дакладных фактаў: 1. Дакладны час і часавы пояс: "Адпраўлена сёння ў 14:12 UTC." 2. Дакладны адрас электроннай пошты адпраўшчыка і няправільны атрымальнік (і хто яны): "Адпраўлена dmiller@vendor-corp.com (існуючага прывязанага пастаўшчыка ў адпаведнасці з NDA) замест dmiller@ourcompany.com." (Згодна з 4-фактарнай ацэнкай рызыкі HIPAA і GDPR, выпадковае электроннае паведамленне іншай арганізацыі, на якую распаўсюджваецца HIPAA, банку або абавязанаму пастаўшчыку ў адпаведнасці з NDA, мае значна меншы бал рызыкі, чым электроннае паведамленне невядомаму @gmail.com адрас.) 3. Тып далучэння і статус шыфравання: "Далучана як неапрацаваны файл .xlsx файл, без пароля" АБО "Агульны доступ як спасылка SharePoint; адклікана ў 14:14 UTC з 0 праглядамі ў журнале аўдыту.» 4. Дакладныя элементы даных і колькасць радкоў унутры: "Файл утрымліваў 42 радкі сум бонусаў за 3 квартал і ідэнтыфікатараў супрацоўнікаў; НУМАР нумароў сацыяльнага страхавання, НУМАР нумароў банкаў і НУЛЬ хатніх адрасоў." 5. Дзеянні, прынятыя да гэтага часу: "Ануляваная спасылка на SharePoint; чакаецца ваша падпісанне на запыт сертыфіката знішчэння."

Крок 2: Тэлефанаванне атрымальніка і атрыманне падпісанага «Сертыфіката аб знішчэнні / Пацверджання выдалення»¶

У адпаведнасці з ЗША Бюро па грамадзянскіх правах HHS (OCR) 4-фактарная ацэнка рызыкі HIPAA (45 CFR 164.402) і Еўрапейская рада па абароне даных (EDPB) Рэкамендацыі 9/2022, калі ненаўмысны атрымальнік (асабліва давераны карпаратыўны спецыяліст, юрыст, бухгалтар або медыцынская арганізацыя) неадкладна пісьмова пацвярджае, што ён не спампоўваў/перасылаў файл і назаўсёды ачысціў электронны ліст са сваёй паштовай скрыні і выдаленых элементаў/сметніцы, рэгулятары часта дазваляюць арганізацыі класіфікаваць інцыдэнт як памякчаны уздзеянне з нізкай верагоднасцю.

Са згоды вашага супрацоўніка па прававых пытаннях/канфідэнцыяльнасці спачатку патэлефануйце ненаўмыснаму атрымальніку па тэлефоне і неадкладна адпраўце гэты афіцыйны Атэстацыйны электронны ліст аб ненаўмысным раскрыцці і выдаленні (выдаліўшы арыгінальнае ўкладанне перад адпраўкай):

Subject: URGENT: Inadvertent Confidential Email Notice & Request for Deletion (Sent [Date] at [Time])

Dear [Recipient Name],

Earlier today at [Time], an email with the subject line "[Exact Subject Line of Misdirected Email]" was inadvertently sent to your email address due to an address auto-complete error.

That message and its attachment contain confidential and legally protected information intended solely for an internal recipient. If you have not yet opened the message or attachment, we kindly ask that you do NOT open, download, copy, or forward it.

To help us satisfy our regulatory compliance and audit obligations, please complete these two quick steps right now:

1. Permanently delete the original email (and any downloaded copy of the attachment) from your Inbox, Downloads folder, and your "Deleted Items / Trash" folder (in Outlook on Windows, you can select the email and press Shift + Delete).
2. Reply directly to this email with the following one-sentence confirmation for our compliance log:

   "I confirm that I have permanently deleted the email sent on [Date] with the subject '[Original Subject]' and any attachments from my inbox, local storage, and trash/deleted items without retaining, copying, or forwarding any copy of the contents."

Thank you sincerely for your integrity and immediate assistance in resolving this error.

Best regards,
[Your Name / Title / Privacy Officer Contact]

Частка 4: Пастаянныя тэхнічныя агароджы, каб вы больш ніколі не адпраўлялі па электроннай пошце не таму чалавеку і не дасылалі схаваных даных¶

Пасля завяршэння неадкладнай сартавання выдаткуйце 10 хвілін на ўключэнне гэтых пяці ўбудаваных мер бяспекі ў Microsoft Outlook, Gmail і Excel, каб памылка аўтазапаўнення або схаваны кэш зводнай табліцы ніколі не маглі выклікаць наступнае парушэнне:

• 1. Выдаліць атручаныя запісы аўтазапаўнення (Nickname Cache) Адразу:
  • У Outlook або Gmail пачніце ўводзіць імя знешняга чалавека ў полі To: поле, пакуль не з'явіцца расчыняецца прапанова, затым націсніце X Значок (Выдаліць) справа ад іх імя ў выпадальным спісе, каб аўтазапаўненне больш ніколі не прапаноўвала іх выпадкова.
• 2. Уключыце максімум "Адмяніць адпраўку / адкласці дастаўку" (30 Seconds у Gmail, 2 Minutes у Outlook):
  • Gmail: Перайдзіце ў Настройкі (Gear) -> Глядзець усе налады -> Агульныя -> Адмяніць адпраўку і змяніце перыяд адмены з 5 seconds да максімуму 30 seconds.
  • Outlook Desktop (Classic): Перайдзіце да Правілы -> Кіраванне правіламі і абвесткамі -> Новае правіла -> Прымяніць правіла да паведамленняў, якія я адпраўляю -> Адкласці дастаўку да 2 хвілін (за выключэннем выпадкаў, калі тэма змяшчае "#now"). 2-хвілінны буфер выходных ловіць 95 percent укладанняў і памылак атрымальнікаў, перш чым электронны ліст пакіне ваш кампутар.
• 3. Уключыць банеры з папярэджаннямі знешніх атрымальнікаў (MailTips у Exchange / Знешняя этыкетка ў Gmail):
  • Сучасныя Microsoft 365 і Google Workspace вылучаюць знешнія чыпы электроннай пошты жоўтым/аранжавым колерам і паказваюць банер з надпісам "Наступны атрымальнік знаходзіцца па-за межамі вашай арганізацыі" перад тым, як націснуць "Адправіць". Ніколі не ігнаруйце жоўты/аранжавы чып атрымальніка, калі далучаеце ўнутраныя электронныя табліцы.
• 4. Запусціце ўбудаваны Excel Document Inspector (File -> Info -> Check for Issues -> Inspect Document) Перад кожнай знешняй электроннай поштай:
  • Перад прымацаваннем любога .xlsx або .docx файл на электронную пошту, запусціце Праверыць дакумент. Ён аўтаматычна пазначае Схаваныя радкі і слупкі, Схаваныя працоўныя аркушы, Нябачнае змесціва, Уласцівасці дакумента/Аўтары і кэшаваныя даныя зводнай табліцы, а таксама дае вам кнопку Выдаліць усе адным пстрычкай мышы.
  • Пры адпраўцы зводнай табліцы звонку скапіруйце ячэйкі і выкарыстоўвайце Paste Special -> Values (V) у зусім новую пустую кнігу (або экспартуйце толькі актыўны аркуш у .pdf), так што нулявыя формулы, схаваныя ўкладкі або PivotCaches не перамяшчаюцца разам з файлам.
• 5. Абараніце канфідэнцыяльныя файлы паролем па-за сеткай (або выкарыстоўвайце пазнакі канфідэнцыяльнасці):
  • Кожны раз, калі вы павінны адправіць заработную плату, падатковыя формы або ідэнтыфікацыйную інфармацыю ў якасці ўкладання, зашыфруйце файл Excel/PDF надзейным паролем AES-256 (File -> Info -> Protect Workbook -> Encrypt with Password) і адпраўце пароль атрымальніку праз цалкам асобны канал (напрыклад, SMS-паведамленне, Signal, Slack або тэлефонны званок, ніколі не ў той жа ланцужку электроннай пошты). Нават калі вы адпраўляеце электронную пошту ў зашыфраваным выглядзе .xlsx файл не таму Дэвіду Мілеру, без SMS-паролю, які прыйшоў на правільны тэлефон Дэвіда Мілера, файл уяўляе сабой нечытэльную крыптаграфічную цагліну (0% парушэнне даных, пра якое можна паведаміць, у адпаведнасці з выключэннямі шыфравання бяспечнай гавані HIPAA і GDPR).

Рэгіянальныя нумары экстраных службаў і пратаколы агенцтваў¶

У той час як выпадковая ўцечка канфідэнцыйнай электроннай пошты з'яўляецца нарматыўным інцыдэнтам кібербяспекі, а не фізічнай надзвычайнай сітуацыяй 911 (калі не суправаджаецца непасрэднай фізічнай пагрозай або вымагальніцтвам, у гэтым выпадку тэлефануйце 911 у ЗША/Канадзе, 999 у Вялікабрытаніі, 112 у ЕС або 000 у Аўстраліі), арганізацыі павінны прытрымлівацца гэтых законаў па абароне даных і абавязковай справаздачнасці гадзіны:

ЗША і Канады¶

• ЗША Парушэнні HIPAA аховы здароўя (Protected Health Information): Рэгулюецца ЗША. Упраўленне па грамадзянскіх правах Міністэрства аховы здароўя і сацыяльных службаў (HHS OCR) праз OCR Breach Portal (ocrportal.hhs.gov). Парушэнні, якія ўплываюць 500 or more аб асобах неабходна паведамляць у HHS OCR без неабгрунтаванай затрымкі і на працягу 60 каляндарных дзён пасля выяўлення; парушэнні, якія ўплываюць fewer than 500 фізічных асоб неабходна зарэгістраваць і паведаміць на працягу 60 дзён пасля заканчэння каляндарнага года.
• ЗША Парушэнні фінансавай, падатковай і дзяржаўнай ідэнтыфікацыйнай інфармацыі: Падатковыя спецыялісты і працадаўцы, якія сутыкнуліся з крадзяжом дадзеных W-2/заработнай платы, павінны паведамляць у Аддзел па сувязях з зацікаўленымі бакамі IRS і ФБР IC3 (ic3.gov). Нябанкаўскія фінансавыя ўстановы ў адпаведнасці з Правілам аб мерах бяспекі павінны паведаміць FTC на працягу 30 дзён аб несанкцыянаваным атрыманні незашыфраваных даных, якія ўплываюць на 500+ спажыўцоў. Ва ўсіх 50 штатах ЗША прадугледжаны тэрміны паведамлення аб парушэннях (звычайна ад 30 да 45 дзён).
• Канада (PIPEDA і правінцыйныя законы аб канфідэнцыяльнасці): Паведамляйце аб парушэннях, якія ствараюць "рэальную рызыку значнай шкоды (RROSH)" у Офіс Упаўнаважанага па канфедэнцыйнасці Канады (OPC, priv.gc.ca) як мага хутчэй, і камісарам правінцый (CAI у Квебеку ў адпаведнасці з Законам 25, IPC у Антарыё для PHIPA).

Вялікабрытанія¶

• Офіс упаўнаважанага па інфармацыі Вялікабрытаніі (ICO): У адпаведнасці з Артыкулам 33 GDPR Вялікабрытаніі, кантралёры павінны паведамляць у ICO (ico.org.uk/for-organisations/report-a-breach/ або 0303 123 1113) на працягу 72 гадзін пасля таго, як стала вядома аб гэтым, за выключэннем выпадкаў, калі парушэнне не прывядзе да рызыкі для правоў і свабод асоб.

Еўрапейскі саюз¶

• Артыкул 33 GDPR і артыкул 34 (усе 27 краін-членаў ЕС): Абавязковае 72-гадзіннае паведамленне ў галоўны нацыянальны орган па наглядзе за абаронай даных (CNIL у Францыі, BfDI у Германіі, AEPD у Іспаніі, DPC у Ірландыі, Garante у Італіі, AP у Нідэрландах) у адпаведнасці з Кіраўніцтвамі EDPB 9/2022.

Аўстраліі і Новай Зеландыі¶

• Аўстралія (Notifiable Data Breaches / NDB Scheme): Рэгулюецца Офісам Упаўнаважанага па інфармацыі Аўстраліі (OAIC, oaic.gov.au). У арганізацый ёсць да 30 дзён, каб ацаніць, ці можа ўцечка дадзеных, якая адпавядае патрабаванням, прывесці да сур'ёзнай шкоды (і ці прадухілілі меры па выпраўленні, такія як хуткае выдаленне перад неправамерным выкарыстаннем).
• Новая Зеландыя (Privacy Act 2020): Паведаміць Офіс Упаўнаважанага па прыватнасці (OPC, privacy.org.nz) праз NotifyUs на працягу 72 гадзін пасля выяўлення парушэння канфідэнцыяльнасці, якое падлягае паведамленню.

Індыі і АТР¶

• Індыя (CERT-In і DPDP Act): Паведамляць пра пэўныя інцыдэнты кібербяспекі і ўцечку даных у CERT-In (incident@cert-in.org.in) на працягу 6 гадзін і паведаміць Савет па абароне даных Індыі у адпаведнасці з Законам DPDP.
• ** Сінгапур (PDPA) і Японія (APPI):** У Сінгапуры паведаміце PDPC на працягу 3 каляндарных дзён (72 гадзін). У Японіі падайце папярэднюю справаздачу ў Камісію па абароне асабістай інфармацыі (PPC) на працягу 3-5 дзён.

Часта задаюць пытанні¶

Ці выдаляе электронны ліст, адпраўлены на адрас Gmail або сервер электроннай пошты іншай кампаніі, націсканне «Адклікаць гэтае паведамленне» ў Microsoft Outlook?¶

Не, ніколі. Функцыя "Адклікаць гэтае паведамленне" Outlook абапіраецца на ўласныя каманды ўнутранай паштовай скрыні Microsoft Exchange, якія працуюць толькі тады, калі і адпраўнік, і атрымальнік знаходзяцца ў той самай арганізацыі Microsoft 365 / Exchange. Калі вы адпраўляеце электронны ліст знешняму `@gmail.com` адрас або кліента `@othercompany.com` адрас і націсніце Адклікаць, знешні паштовы сервер ігнаруе інструкцыю па выдаленні і дастаўляе другое тэкставае апавяшчэнне аб тым, што «[Ваша імя] жадае адклікаць паведамленне «[Тэма]». Гэта другое апавяшчэнне падкрэслівае вашу памылку і гарантуе, што знешні чалавек неадкладна адкрые першы ліст.

Калі я зашыфраваў файл Excel або PDF надзейным паролем перад тым, як выпадкова адправіць яго па электроннай пошце не таму чалавеку (і НЕ ўказаў пароль у электронным лісце), ці па-ранейшаму гэта парушэнне даных HIPAA або GDPR?¶

Не. Абодва правілы паведамлення аб парушэннях HIPAA ЗША (`45 CFR 164.402`) і артыкул 34 GDPR ЕС/Вялікабрытаніі (Рэкамендацыі EDPB 9/2022) прадастаўляюць **Бяспечную гавань шыфравання**. Калі выпадкова адпраўленае ўкладанне па электроннай пошце было зашыфравана з дапамогай індустрыяльнага стандарту моцнага шыфравання (напрыклад, AES-128 або AES-256 праз сучасны Excel `.xlsx` абарона паролем, 7-Zip AES-256 або Microsoft Purview Sensitivity Labels) і пароль ніколі не быў перададзены не таму атрымальніку, канфідэнцыйныя даныя застаюцца нечытэльнымі зашыфраванымі тэкстамі. Зарэгіструйце небяспеку ўнутры вашай групы бяспекі, але гэта не з'яўляецца парушэннем неабароненых асабістых даных, пра якое варта паведаміць.

Ці можа ІТ-аддзел маёй кампаніі выдаліць ліст, які я выпадкова адправіў калегу ў нашай кампаніі, калі калега ўжо адкрыў яго?¶

так. У той час як ваша ўласная кнопка "Адклікаць гэтае паведамленне" ў Outlook не спрацуе, калі ваш унутраны калега ўжо націснуў на электронны ліст і пазначыў яго як прачытанае, адміністратар Microsoft 365 Exchange або суперадміністратар Google Workspace мае павышаныя паўнамоцтвы на ачыстку адпаведнасці. У Microsoft 365 адміністратар можа выкарыстоўваць Defender для Office 365 Threat Explorer або запусціць Exchange Online PowerShell `New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete` каманда прымусова выдаліць ліст з паштовай скрыні вашага калегі нават пасля таго, як ён быў прачытаны. У Google Workspace адміністратар можа выдаліць паведамленне з паштовай скрыні калегі з дапамогай інструмента бяспекі.

Чаму атрымальнік бачыў усе канфідэнцыйныя заробкі нашай кампаніі, калі я схаваў слупкі заробкаў і выдаліў укладку неапрацаваных даных у Excel перад адпраўкай?¶

Файлы Excel (`.xlsx`) захоўваць дадзеныя ў двух месцах, якія большасць карыстальнікаў ніколі не правярае. Па-першае, пстрычка правай кнопкай мышы на ўкладцы слупка або аркуша і выбар **Схаваць** схавае іх толькі візуальна; кожны, хто атрымлівае кнігу, можа націснуць **Адкрыць** праз дзве секунды, каб праглядзець кожную схаваную ячэйку. Па-другое, калі ваша кніга змяшчае **зводную табліцу**, Excel захоўвае поўны здымак усяго базавага зыходнага набору даных ва ўнутраным кэшы XML (`pivotCacheRecords1.xml`) нават пасля таго, як вы выдаліце ​​зыходную ўкладку аркуша. Калі атрымальнік двойчы пстрыкае любую зводную лічбу ў вашай зводнай табліцы, Excel стварае новы аркуш, на якім адлюстроўваюцца ўсе выдаленыя зыходныя радкі, якія ўтрымлівалі гэтую ячэйку. Заўсёды капіруйце і **Устаўляйце значэнні (`Ctrl + Shift + V`)** у зусім новую пустую працоўную кнігу перад адпраўкай знешняй электроннай пошты.

Ці звольняць мяне, калі я неадкладна паведамлю аддзелу кадраў або ІТ, што я выпадкова адправіў па электроннай пошце табліцу з ідэнтыфікацыйнай інфармацыяй кліента не таму чалавеку?¶

У большасці сучасных арганізацый самасправаздача аб выпадковым аўтазапаўненні або памылцы ўкладання на працягу першых 15-60 хвілін разглядаецца як бездакорная чалавечая памылка. Наадварот, спроба схаваць памылку, выдаленне электроннага ліста з вашых адпраўленых, не паведамляючы нікому, або чаканне, пакуль знешні атрымальнік не паскардзіцца праз некалькі дзён, амаль заўсёды прыводзіць да спынення па прычыне, таму што ўтойванне ўцечкі пазбаўляе кампанію законнага 72-гадзіннага перыяду змякчэння наступстваў GDPR / HIPAA.

Крыніцы і афіцыйнае кіраўніцтва¶

• Еўрапейская рада па абароне даных (EDPB) і офіс упаўнаважанага па інфармацыі Вялікабрытаніі (ICO): Рэкамендацыі 9/2022 аб паведамленнях аб парушэннях персанальных даных у адпаведнасці з GDPR (артыкулы 33 і 34: 72-гадзінны гадзіннік, бяспечная гавань шыфравання і прыклады атэстацыі выдалення давераных атрымальнікаў).
• ЗША Упраўленне па грамадзянскіх правах Міністэрства аховы здароўя і сацыяльных службаў (HHS OCR): Правіла паведамлення аб парушэнні HIPAA (45 CFR §§ 164.400-414), Кіраўніцтва па чатырохфактарнай ацэнцы рызыкі ўзлому і Кіраўніцтва па перавядзенню незабяспечанай абароненай медыцынскай інфармацыі ў непрыдатнае для выкарыстання, нечытэльнае або немагчымае для расшыфроўкі асобам (NIST SP 800-111 Encryption Safe Harbor).
• Нацыянальны інстытут стандартаў і тэхналогій (NIST, Злучаныя Штаты): NIST SP 800-61 Rev. 2 Кіраўніцтва па апрацоўцы інцыдэнтаў камп'ютэрнай бяспекі і NIST SP 800-122 Кіраўніцтва па абароне канфідэнцыяльнасці інфармацыі, якая дазваляе ідэнтыфікаваць асобу (PII).
• Карпарацыя Microsoft: Адкліканне паведамленняў з воблака ў тэхнічнай архітэктуры Exchange Online (techcommunity.microsoft.com) і Прадухіленне страты дадзеных Microsoft Perview (DLP), цэтлікі адчувальнасці і дакументацыя Document Inspector.
• Амерыканская асацыяцыя юрыстаў (ABA) і Федэральныя правілы доказаў ЗША: Афіцыйнае меркаванне ABA 05-437 / 11-460 і Федэральныя правілы доказаў 502(b) (Ненаўмыснае раскрыццё сакрэтных паведамленняў і працэдуры неадкладнага вяртання паведамлення).

Звязаныя даведнікі¶

• Выпадковая ўцечка абагульвання экрана Zoom або Teams, інцыдэнт з гарачым мікрафонам і адмена запісу
• Выпадковае падзенне вытворчай базы дадзеных, уцечка сакрэту git і сартаванне інцыдэнтаў
• Аварыйная бяспека дыстанцыйнай працы і прыватнасць даных
• Працоўны ноўтбук скрадзены або зламаны падчас падарожжа: блакаванне MDM і аднаўленне без прастою
• Нумары экстраных службаў