လျှို့ဝှက်လုပ်ခလစာ သို့မဟုတ် HIPAA ဖိုင်ကို မှားယွင်းသောလူထံ မတော်တဆ အီးမေးလ်ပို့ခဲ့သည်- ပြန်လည်သိမ်းဆည်းခြင်းနှင့် ဖောက်ဖျက်ကျူးလွန်ခြင်း¶

ကုဒ်မထားသော လုပ်ခလစာစာရင်းဇယား၊ ဝန်ထမ်းလူမှုဖူလုံရေးနံပါတ်များ၊ သုံးစွဲသူများ ပေါင်းစည်းထားသော ငွေကြေးများ သို့မဟုတ် အကာအကွယ်ကျန်းမာရေးအချက်အလက် (PHI) ပါရှိသော အီးမေးလ်ပေါ်တွင် ** ပေးပို့ခြင်း** ကို နှိပ်၍ နှစ်စက္ကန့်အကြာတွင် Outlook သို့မဟုတ် Gmail သည် အလိုအလျောက် ပြီးမြောက်သွားကြောင်း "David Miller (ပြင်ပရောင်းချသူ)" အစား "David Miller (Internal CFO)" အစား "David Miller (Internal, Internal CFO)" အစား၊ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း၊ အရေးပေါ်အခြေအနေ၊ တရားဝင်မီဒီယာတစ်ခု ဖြစ်ပေါ်လာသည်။ ပထမ 5 မိနစ် တွင် သင်ပြုလုပ်သည့်အရာသည် လက်ခံသူမဖွင့်မီ ဖိုင်သို့ဝင်ရောက်ခွင့်ကို နည်းပညာပိုင်းအရ ဖြတ်တောက်နိုင်သည်ဆိုသည်ကို ဆုံးဖြတ်ပြီး ပထမ 24 နာရီမှ 72 နာရီအတွင်း သင်လုပ်ဆောင်သည့်အရာ တွင် သင့်အဖွဲ့အစည်းသည် ပုံမှန်အတိုင်း ပြန်လည်ပြုပြင်ထားသော ဖြစ်ရပ်မှတ်တမ်း သို့မဟုတ် ပြင်းထန်သော စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း ပြစ်ဒဏ်ပေးခံရခြင်း ရှိမရှိ GDPR အပိုဒ် 33 (72) လမ်းညွှန်ချက်။ HIPAA ချိုးဖောက်မှု အသိပေးချက် စည်းမျဉ်း (45 CFR 164.400-414)** သို့မဟုတ် ပြည်နယ်ဒေတာချိုးဖောက်မှုဆိုင်ရာ ဥပဒေများ။

ဤမှားယွင်းသော လမ်းညွှန်ထားသော အီးမေးလ်တွင် အသက်ဝင်သော ငွေကြေး ကြေးနန်းလွှဲပြောင်းမှု လမ်းညွှန်ချက်များ၊ ငွေညှစ်ခြင်း သို့မဟုတ် အပေးအယူခံရသော ကော်ပိုရိတ်ဝင်စာပုံးတွင် ပါဝင်နေပါက သင့်ဒေသဆိုင်ရာ ဥပဒေစိုးမိုးရေး သို့မဟုတ် ဆိုက်ဘာရာဇ၀တ်မှုဆိုင်ရာ အစီရင်ခံရေးလိုင်း (သို့မဟုတ် သင့်ဒေသဆိုင်ရာ အရေးပေါ်နံပါတ်၊ 911 နှင့် ကနေဒါ၊ ဥရောပသမဂ္ဂတဝှမ်းရှိ 112၊ ဥရောပသမဂ္ဂတဝှမ်းရှိ 999၊ United Kingdom တွင် ရုပ်ပိုင်းဆိုင်ရာလုံခြုံမှုကို ခြိမ်းခြောက်ပါက 999 ကို ကြည့်ပါ။ အရေးပေါ်နံပါတ်များ) ချက်ချင်းပင် ကျွန်ုပ်တို့၏ မွေးချင်းလမ်းညွှန်များကို အပြန်အလှန်ကိုးကားပါ။ မတော်တဆ Zoom သို့မဟုတ် Teams မျက်နှာပြင်မျှဝေမှု ပေါက်ကြားမှုနှင့် မှတ်တမ်းတင်ခြင်းကို ပြန်လည်ရုပ်သိမ်းခြင်း။၊ မတော်တဆ ထုတ်လုပ်မှုဒေတာဘေ့စ် ကျဆင်းခြင်း၊ git လျှို့ဝှက်ပေါက်ကြားမှုနှင့် အဖြစ်အပျက် triage, နှင့် အရေးပေါ်အဝေးထိန်းအလုပ် လုံခြုံရေးနှင့် ဒေတာကိုယ်ရေးကိုယ်တာ အောက်ဖော်ပြပါ ကန့်သတ်ထိန်းချုပ်မှု အစီအစဉ်ကို သင်လုပ်ဆောင်သည်နှင့်အမျှ၊

ယခုလုပ်ပါ။¶

1. ဖိုင်ကို Cloud Link (OneDrive၊ SharePoint၊ Google Drive၊ Dropbox၊ Box) အဖြစ် ပေးပို့ခဲ့ပါက လင့်ခ်တွင် ပါမစ်များကို ပထမဦးစွာ ပြန်လည်ရုပ်သိမ်းပါ (0 to 30 secondsအီးမေးလ်ကို ပြန်လည်သိမ်းဆည်းရန် မကြိုးစားမီ)။ အီးမေးလ်သည် အီးမေးလ်ပြန်လည်သိမ်းဆည်းရန် မဖြစ်နိုင်သည့် ပြင်ပလက်ခံသူ၏ ဝင်စာပုံးတွင် ထိုင်နေသော်လည်း၊ cloud ဖိုင်၏မျှဝေခြင်းဆက်တင်ကို "Specific people (လက်ခံသူအား ဖယ်ရှားရန်)" သို့မဟုတ် "ကန့်သတ်ထားသည်" သို့ cloud ဖိုင်၏မျှဝေခြင်းဆက်တင်ကို ပြောင်းလဲခြင်း 1 second ထို့ကြောင့် လင့်ခ်ကိုနှိပ်လိုက်ခြင်းဖြင့် "Access Denied" စခရင်ကို ပြန်ပေးသည်။
2. ** အကယ်၍ သင်သည် Gmail သို့မဟုတ် ဝဘ်ပေါ်ရှိ Outlook ရှိ 5 မှ 30 စက္ကန့် "Undo Send" ဝင်းဒိုးအတွင်းတွင် ရှိနေပါက၊ နှိပ်ပါ။ Undo သင့်စခရင်၏အောက်ခြေတွင် ချက်ချင်းရပ်ပါ။** ပြီးသည်နှင့် "Undo" Toast banner ပျောက်သွားသည်၊ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ဆာဗာသည် သင့် outbox မှ မက်ဆေ့ချ်ကို ပေးပို့ခဲ့သည်။
3. ** အကယ်၍ သင်သည် Microsoft 365 / Exchange Online ကိုအသုံးပြုပြီး သင့်ကုမ္ပဏီအဖွဲ့အစည်းအတွင်း၌ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တစ်ဦးထံသို့ အီးမေးလ်ပေးပို့ပါက (same Exchange tenant) အစပျိုး Recall This Message "ကျေးဇူးပြု၍ ကျွန်ုပ်၏ယခင်အီးမေးလ်ကို မဖွင့်ပါနှင့်" ဟူသော နောက်ဆက်တွဲအီးမေးလ်ကို ချက်ခြင်းမပို့ပါနှင့်။** အကြောင်းအရာနှင့်အတူ သိသိသာသာ ဒုတိယအီးမေးလ်ကို ပေးပို့ခြင်း "အရေးတကြီး- ယခင်အီးမေးလ်ကို မဖွင့်ပါနှင့်" စပ်စုချင်စိတ်ပြင်းပြလာပြီး လက်ခံသူသည် မူရင်းအီးမေးလ်ကို ဦးစွာနှိပ်မိစေပါသည်။ ခေတ်သစ် Microsoft 365 Cloud Message Recall တွင်၊ Exchange သည် မက်ဆေ့ချ်ကို မဖွင့်ရသေးပါက အတွင်းပိုင်းလုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်၏ ဝင်စာပုံးမှ မဖတ်ရသေးသော မက်ဆေ့ချ်ကို တိတ်တဆိတ် ဖျက်ပေးပါသည်။
4. ** ထို Outlook ကို နားလည်ပါ။ Recall This Message ပြင်ပလက်ခံသူများအတွက် မည်သည့်အခါမှ အလုပ်မလုပ်ပါ (@gmail.com၊ @yahoo.comသို့မဟုတ် အခြားကုမ္ပဏီတစ်ခု၏ @client.com domain).** အီးမေးလ်တစ်ခုသည် သင့်ကုမ္ပဏီ၏ SMTP နယ်နိမိတ်ကို ပြင်ပမေးလ်ဆာဗာတစ်ခုသို့ ဖြတ်သွားသည်နှင့်၊ သင်၏ Exchange ဆာဗာသည် အခြားကုမ္ပဏီ၏ဆာဗာသို့ရောက်ရှိရန် ခွင့်မပြုဘဲ binary ပူးတွဲပါဖိုင်ကို ဖျက်ရန် (.xlsx၊ .pdf၊ .csv) နှိပ်သည်။ Recall ပြင်ပအီးမေးလ်တစ်ခုတွင် "[ပေးပို့သူ] သည် သင်၏ပထမအီးမေးလ်ကို ကြည့်ရှုရန် သတိပေးသည်" ဟု ပြင်ပလူထံသို့ ရှက်စရာကောင်းသော ဒုတိယအီးမေးလ်ကိုသာ ပေးပို့သည်။
5. ** ပူးတွဲပါဇယားစာရွက်တွင် ဝှက်ထားသော တက်ဘ်များ၊ ဝှက်ထားသော ကော်လံများ သို့မဟုတ် PivotTable ကက်ရှ်များပါရှိမရှိ စစ်ဆေးပါ (xl/pivotCache/pivotCacheRecords1.xml)** လစာငွေနှင့် M&A ပေါက်ကြားမှုများသည် "အမှုဆောင်လစာနှင့် SSNs" ကော်လံများကို ဝှက်ထားသည် သို့မဟုတ် ရင်းမြစ်တက်ဘ်တစ်ခုကို ဖျက်လိုက်သောအခါတွင် အများအပြား ပေါက်ကြားလာကာ အီးမေးလ်ပို့သည့်အခါ၊ .xlsx အလုပ်စာအုပ်တွင် အနှစ်ချုပ်ဇယားကိုသာ မြင်နိုင်သည် ။ တစ်ခု .xlsx ဖိုင်သည် ၎င်း၏အတွင်းပိုင်း XML PivotTable ကက်ရှ်အတွင်း ဖျက်လိုက်သော အရင်းအမြစ်အတန်းများကို ဖယ်ရှားပြီးသည်အထိ ZIP မှတ်တမ်းကို ထိန်းသိမ်းထားသည်။
6. ** သင့်အတွင်းပိုင်း Data Protection Officer ကို အကြောင်းကြားပါ (DPO) သတင်းအချက်အလက် လုံခြုံရေးအရာရှိချုပ် (CISO) ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအရာရှိ သို့မဟုတ် ဥပဒေ/HR လိုက်နာမှုအဖွဲ့သည် ပထမ 1 နာရီမှ 2 နာရီအတွင်း။** PII၊ လုပ်ခလစာ သို့မဟုတ် HIPAA ပေါက်ကြားမှုကို ဖုံးကွယ်ရန် ဘယ်သောအခါမှ မကြိုးစားပါ သို့မဟုတ် တရားဝင်ကြီးကြပ်မှုမရှိဘဲ ပြင်ပလက်ခံသူနှင့် သီးသန့်ညှိနှိုင်းပါ။ GDPR အပိုဒ် 33 အောက်တွင်၊ ဒေတာကာကွယ်မှုအာဏာပိုင်ကို အသိပေးရန် တင်းကျပ်သော 72 နာရီနာရီ သည် မည်သည့်ဝန်ထမ်း ချိုးဖောက်သည်ကို သတိပြုမိသည့်အခိုက်အတန့်တွင် စတင်သည်၊ ထို့ကြောင့် အမှားကို သုံးရက်ကြာဖုံးကွယ်ခြင်းသည် ကုမ္ပဏီ၏တရားဝင်အစီရင်ခံမှုပြတင်းပေါက်ကို လောင်ကျွမ်းစေပြီး ရိုးသားသောအမှားကို အပြီးတိုင်လိုက်နာမှုချိုးဖောက်မှုအဖြစ် ပြောင်းလဲသွားသည်။

ဆုံးဖြတ်ချက်သစ်- လျှို့ဝှက်အီးမေးလ်ထိန်းချုပ်မှုနှင့် စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းကို လွဲမှားစွာ လမ်းညွှန်ထားသည်။¶

ဖိုင်ကို ပူးတွဲပုံသွင်းပုံနှင့် မှားယွင်းလက်ခံသူသည် သင့်အဖွဲ့အစည်းအတွင်း သို့မဟုတ် ပြင်ပတွင်ရှိမရှိအပေါ် အခြေခံ၍ ဤအဆင့်ဆင့်သော ကန့်သတ်သစ်ပင်ကို လိုက်နာပါ။

flowchart TD
    A["လျှို့ဝှက်လစာငွေ၊ Client PII သို့မဟုတ် HIPAA ဖိုင်ကို လူမှားသို့ အီးမေးလ်ပို့ထားသည်။"] --> B{"ဖိုင်ကို Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive / Box) သို့မဟုတ် Raw File Attachment (.xlsx / .pdf / .csv) မှတဆင့် မျှဝေထားခြင်းလား။"}
    B -->|"Cloud Link (OneDrive / SharePoint / Google Drive)"| C["ဖိုင်မျှဝေခြင်းဆက်တင်များကို ချက်ချင်းဖွင့်ပါ -> လင့်ကိုဖျက်ပါ / ပြင်ပအသုံးပြုသူကို ဖယ်ရှားပါ -> ဖိုင်ကိုကြည့်ရှုခြင်း/ဒေါင်းလုဒ်လုပ်ထားခြင်းရှိမရှိ စစ်ဆေးရန် စာရင်းစစ်မှတ်တမ်းကို စစ်ဆေးပါ။"]
    C --> D{"လင့်ခ်ကို သင်မသတ်မီ Audit Log သည် 0 ကြည့်ရှုမှု/ဒေါင်းလုဒ်များကို ပြသခဲ့ပါသလား။"}
    D -->|"ဟုတ်သည်- 0 Views / 0 Downloads"| E["ချိုးဖောက်မှုကို တားမြစ်ထားသည်- လင့်ခ်ကို ရုတ်သိမ်းခြင်းမပြုမီ ဝင်ရောက်ခွင့် သုညပြသထားသည့် ဖန်သားပြင်ဓာတ်ပုံ စာရင်းစစ်မှတ်တမ်း -> Security/DPO ဖြင့် အနီးဆုံးတွင် လွဲချော်မှု မှတ်တမ်း"]
    D -->|"နံပါတ်- လက်ခံသူက ဖွင့်ထားပြီးသား သို့မဟုတ် ဒေါင်းလုဒ်လုပ်ထားသော ဖိုင်"| F["တရားဝင် ထိန်းသိမ်းရေးနှင့် တရားဝင်/DPO တိုးမြှင့်ခြင်းသို့ ဆက်လက်ဆောင်ရွက်ပါ။"]
    B -->|"Raw File Attachment (.xlsx / .pdf / .docx) သို့မဟုတ် Sensitive Body Text"| G{"မှားယွင်းလက်ခံသူသည် ပြည်တွင်း (ကုမ္ပဏီတူ/လဲလှယ်ငှားရမ်းသူ) သို့မဟုတ် ပြင်ပ (အခြားကုမ္ပဏီ/ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအီးမေးလ်) ဖြစ်ပါသလား။"}
    G -->|"ပြည်တွင်းလုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် (တူညီသော M365 / Google Workspace Org)"| H["1. Outlook Cloud Message Recall ကိုဖွင့်ပါ (မဖတ်ရသေးသောမိတ္တူများကို ဖျက်ပါ) နှင့်/သို့မဟုတ် Exchange Admin Center Content Search Purge / Google Workspace Investigation Tool ကို ဖျက်ရန် IT Admin ကို ချက်ချင်းခေါ်ပါ"]
    G -->|"ပြင်ပလက်ခံသူ (ဖောက်သည်၊ ရောင်းချသူ သို့မဟုတ် သူစိမ်း)"| I["Outlook Recall ကို မနှိပ်ပါနှင့် (ပြင်ပတွင် ပျက်ကွက် & သတိပေးချက် လက်ခံသူ) -> ဖိုင်တွင် Azure RMS / Purview Sensitivity Encryption ရှိလျှင် အခွင့်အရေးကို ချက်ချင်း ရုပ်သိမ်းပါ။"]
    H --> F
    I --> F
    F --> J["DPO / ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအရာရှိ / CISO / HR သို့ 1 နာရီအတွင်း တိကျသော Message-ID၊ Timestamp၊ လက်ခံသူနှင့် Data Fields တို့ကို ဖော်ထုတ်ပြသထားပါသည်"]
    J --> K["တရားဝင်/DPO ခွင့်ပြုချက်ဖြင့်- လက်ခံသူအား ဖုန်းဖြင့်ခေါ်ဆိုခြင်း + ရာသက်ပန်ဖျက်ခြင်းအတွက် တရားဝင်တောင်းဆိုချက်နှင့် လက်မှတ်ရေးထိုးထားသော ဖျက်ဆီးခြင်းဆိုင်ရာ လက်မှတ်ကို ပေးပို့ပါ"]

အပိုင်း 1- ပထမ- စက္ကန့် 60-နည်းပညာပိုင်းဆိုင်ရာ ပြန်လည်ရုပ်သိမ်းခြင်း (တကယ်အလုပ်လုပ်ပုံနှင့် မအောင်မြင်သည့်အရာ)¶

လျှို့ဝှက်အီးမေးလ်တစ်စောင်သည် လိပ်စာမှားသွားသည်ကို သင်သဘောပေါက်သောအခါ စက္ကန့်တိုင်းတွင် ရေတွက်နေသောကြောင့်ဖြစ်သည်။ 50 percent ဆိုက်ရောက်ပြီး ပထမ 3 မိနစ်အတွင်း ကော်ပိုရိတ်အီးမေးလ်များကို ဖွင့်သည်။ သင့်အီးမေးလ်ပလက်ဖောင်းနှင့် ပူးတွဲပါဖိုင်အမျိုးအစားနှင့် ကိုက်ညီသည့် အတိအကျနည်းပညာပိုင်းဆိုင်ရာ ပြန်လည်ရုပ်သိမ်းရေးတူးလ်ကို လုပ်ဆောင်ပါ-

1. ဇာတ်လမ်း A- ဖိုင်သည် SharePoint၊ OneDrive၊ Google Drive သို့မဟုတ် Dropbox လင့်ခ်ဖြစ်သည် (100% သတ်နိုင်သည်)¶

သင့်အဖွဲ့အစည်းသည် cloud လင့်ခ်များအဖြစ် ဖိုင်များကို ပူးတွဲပါရှိပါက (သို့မဟုတ် သင်လင့်ခ်တစ်ခုကို ကူးထည့်ထားလျှင်) သင်သည် အီးမေးလ်ပေးပို့ပြီး ဖွင့်လှစ်ပြီးသည့်တိုင် အဝေးထိန်းခလုတ်ကို သင်ကိုင်ဆောင်ထားပါသည်- - ** Microsoft OneDrive / SharePoint အွန်လိုင်း-** 1. OneDrive သို့မဟုတ် SharePoint ကိုဖွင့်ပါ၊ ဖိုင်ကိုညာဖက်ကလစ်နှိပ်ပြီး Manage Access ကိုရွေးချယ်ပါ။ 2. လင့်ခ်များ အောက်တွင်၊ မျှဝေခြင်းလင့်ခ်ဘေးရှိ အမှိုက်ပုံး (လင့်ခ်ဖျက်ရန်) အိုင်ကွန်ကို နှိပ်ပြီး တိုက်ရိုက်ဝင်ရောက်ခြင်း အောက်တွင်၊ လက်ခံသူ၏အမည်ကို နှိပ်ပြီး တိုက်ရိုက်ဝင်ရောက်ခွင့်ကို ဖယ်ရှားရန် ခွင့်ပြုချက်များ ပြောင်းလဲရန်။ 3. ** ellipsis ကို နှိပ်ပါ (...) -> အသေးစိတ်များ -> လုပ်ဆောင်ချက်** (သို့မဟုတ် သင့် Microsoft 365 Admin ကို စစ်ဆေးရန် Microsoft Purview Audit Log အတွက်၊ FileAccessed / FileDownloaded ဖြစ်ရပ်များ) လက်ခံသူသည် ၎င်းကိုမသတ်မီ လင့်ခ်ကို နှိပ်ဖူးခြင်းရှိမရှိ တရားဝင်သက်သေပြရန်။ - Google Drive / Google Docs / Google Sheets: 1. Google Drive ရှိ ဖိုင်ကို ညာကလစ်နှိပ်ပါ → Share။ 2. အထွေထွေအသုံးပြုခွင့် မှ "လင့်ခ်ရှိသောမည်သူမဆို" မှ ကန့်သတ်ထားသည် သို့ပြောင်းကာ မှားယွင်းသော လက်ခံရရှိသူ၏ အီးမေးလ်လိပ်စာကို ဝင်ရောက်ခွင့်ရှိသူများ မှ ဖယ်ရှားပါ။ 3. လက်ခံသူသည် လက်ရှိတွင် ၎င်းတို့၏ဖန်သားပြင်ပေါ်တွင် Google Sheet ကိုဖွင့်ထားလျှင်၊ Share modal အတွင်းရှိ ဆက်တင်များ (Gear Icon) ကိုနှိပ်ပါ ကို အမှန်ခြစ်ဖြုတ်ပြီး "ကြည့်ရှုသူများနှင့် မှတ်ချက်ပေးသူများသည် ဒေါင်းလုဒ်လုပ်ရန်၊ ပရင့်ထုတ်ရန်နှင့် ကူးယူရန် ရွေးချယ်ခွင့်ကို မြင်တွေ့နိုင်သည်" ၎င်းတို့ကို မကန်ထုတ်မီ။ 4. View -> Activity dashboard -> All viewers သည် စာရွက်စာတမ်းအား ကြည့်ရှုသူ၏ တစ်မိနစ်ချင်း မိနစ်အချိန်တံဆိပ်ကို အတိအကျကြည့်ရန် Google Doc/Sheet အတွင်းရှိ ကြည့်ရှုသူအားလုံးကို စစ်ဆေးပါ။

2. ဇာတ်လမ်း B- Microsoft Outlook / Exchange အွန်လိုင်း Recall This Message (အတွင်းပိုင်းနှင့် ပြင်ပမက်ထရစ်)¶

လုပ်သားများစွာသည် Outlook ၏ Recall This Message ခလုတ်ကိုနှိပ်ခြင်းဖြင့် Exchange သည် အီးမေးလ်ကို အမှန်တကယ်ပြန်ဆွဲထုတ်နိုင်သည်ဆိုသည်ကို မသိရှိဘဲ အချိန်ကုန်သွားသည်-

Outlook Message Recall ကို မှန်ကန်စွာစတင်နည်း ( Internal Same-Tenant အမှားများအတွက်သာ )¶

1. Outlook (Desktop၊ New Outlook သို့မဟုတ် ဝဘ်ပေါ်ရှိ Outlook) တွင်) ဘယ်ဘက်ဘေးဘားရှိ သင်၏ Sent Items folder ကိုနှိပ်ပါ။
2. နှစ်ချက်နှိပ်ပါ မှားယွင်းသော လမ်းညွှန်ထားသော အီးမေးလ်ကို ၎င်း၏ သီးခြား ပေါ့ပ်အပ်ဝင်းဒိုးတွင် ဖွင့်ထားသောကြောင့် ၎င်းကို ၎င်း၏ကိုယ်ပိုင် သီးခြား ပေါ့ပ်အပ်ဝင်းဒိုးတွင် ဖွင့်ထားသည် (Recall ကို Classic Outlook ၏ စာဖတ်ခြင်းအကန့်တွင် ဝှက်ထားသည်)။
3. အပေါ်ဖဲကြိုးပေါ်တွင်၊ Message -> Actions -> Recall This Message သို့သွားပါ (သို့မဟုတ် New Outlook/Web တွင်၊ ပေးပို့ထားသောစာ၏ထိပ်ရှိ Recall message icon ကိုနှိပ်ပါ)။
4. "မဖတ်ရသေးသော ဤမက်ဆေ့ချ်၏ မိတ္တူများကို ဖျက်ရန်" ကိုရွေးချယ်ပြီး "လက်ခံသူတိုင်းအတွက် ပြန်လည်သိမ်းဆည်းမှု အောင်မြင်ပါက သို့မဟုတ် ပျက်ကွက်ပါက ငါ့ကိုပြောပြပါ" ကိုနှိပ်ပြီး OK ကိုနှိပ်ပါ။

အပိုင်း 2- မှုခင်းဆိုင်ရာ ထိခိုက်မှု အကဲဖြတ်ခြင်း (တကယ်တော့ အဲဒီဖိုင်ထဲမှာ ဘာပါလဲ။)¶

အဖြစ်အပျက်ကို သင့်ဒေတာကာကွယ်ရေးအရာရှိထံ မတိုင်ကြားမီ (DPO) ဥပဒေရေးရာဌာန သို့မဟုတ် မန်နေဂျာ၊ သင်၏ Sent Items ဖိုင်တွဲမှ သင်ပေးပို့ခဲ့သည့် ဖိုင်အတိအကျကို ဖွင့်ရန်နှင့် ၎င်း၏အကြောင်းအရာများကို စစ်ဆေးရန် 3 မိနစ် အချိန်ယူပါ။

1. Excel အတွင်းရှိ "Hidden Data Traps" 4 ခု (.xlsx) နှင့် PDF ဖိုင်များ¶

အကယ်၍ သင်သည် အရေးကြီးသောကော်လံများကို ဦးစွာဖယ်ရှားခဲ့သည်ဟု ထင်မြင်ယူဆပါက Excel workbook သို့မဟုတ် PDF သို့ အီးမေးလ်ပို့ပါက၊ ဤလျှို့ဝှက်အလွှာလေးခုကို ချက်ချင်းစစ်ဆေးပါ- - Trap 1- Hidden Rows, Hidden Columns, and Hidden / "VeryHidden" Worksheets- တစ်ခုလက်ခံရရှိသူတိုင်း၊ .xlsx ဖိုင်ကို Unhide Columns / Unhide Worksheets ကိုနှိပ်နိုင်သည် (သို့မဟုတ် VBA Editor ကိုဖွင့်ပါ။ Alt + F11 ပြောင်းလဲရန် xlSheetVeryHidden ရန် xlSheetVisible) 5 စက္ကန့်အတွင်း။ - Trap 2- Excel PivotTable Cache Trap (pivotCacheRecords1.xml): - ဝန်ထမ်းအမည်များ၊ အိမ်လိပ်စာများ၊ လစာများနှင့် SSNs များပါရှိသော 10,000 အတန်း HR မာစတာဇယားမှ အကျဉ်းချုပ် PivotTable တစ်ခုကို သင်တည်ဆောက်ခဲ့သည်ဆိုပါစို့၊ ထို့နောက် အတန်း 10,000 HR Master Worksheet တက်ဘ်ကို ဖျက်လိုက်သည်၊ .xlsx အကျဉ်းချုပ် PivotTable တက်ဘ်သာရှိသော ဖိုင်ကို ရောင်းချသူထံ အီးမေးလ်ပို့သည်။ - ပုံမှန်အားဖြင့်၊ Excel သည် အလုပ်စာအုပ်၏ အတွင်းပိုင်း PivotCache မမ်မိုရီအတွင်းတွင် ဖျက်လိုက်သော အရင်းအမြစ်အတန်း 10,000** ၏ မိတ္တူကို သိမ်းဆည်းထားသည် (Save source data with file) သင်၏ PivotTable အတွင်းရှိ မည်သည့်နံပါတ်ဆဲလ်ကိုမဆို နှစ်ချက်နှိပ်ပါက မည်သူမဆို Excel ၏ Show Details (Drill-Down) လုပ်ဆောင်ချက်ကို အစပျိုးပေးမည်ဖြစ်ပြီး ဝန်ထမ်းတိုင်း၏လစာနှင့် SSN တို့ကို စာရွက်အသစ်တွင် ပြန်လည်ထုတ်ပေးပါသည်။ - Trap 3- Document Version History & Tracked Changes (.docx / Cloud Docs): Track Changes ကို Accept All Changes ကို မနှိပ်ဘဲ ချန်ထားခဲ့ပါက သို့မဟုတ် Editor access ဖြင့် cloud document တစ်ခုကို မျှဝေထားပါက (Version History အပြည့်အစုံကို ကြည့်ရှုခွင့်ပြုသည့်)) လက်ခံသူသည် ဖျက်လိုက်သော တည်းဖြတ်မှုတိုင်းကို ဖတ်နိုင်ပါသည်။ - Trap 4- မသင့်လျော်သော "Black Highlighter" PDF ပြန်လည်တုံ့ပြန်မှုများ- အနက်ရောင်စတုဂံပုံသဏ္ဍာန် သို့မဟုတ် အနက်ရောင်အသားပေးစက်ကို Word/Preview တွင် Word/Preview တွင် သိမ်းဆည်းခြင်းနှင့် သိမ်းဆည်းခြင်းမှာ အရင်းခံစာသားကို ဖျက်ပစ်မည်မဟုတ်ပါ။ လက်ခံသူသည် black box ကို နှိပ်၍ မီးမောင်းထိုးပြနိုင်သည်။ Ctrl + Cပြီးလျှင် ရှင်းလင်းသောစာသား SSN ကို Notepad ထဲသို့ ကူးထည့်ပါ။

2. ပေါက်ကြားလာသော အချက်အလက်များ၏ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း ပြင်းထန်မှုကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်း။¶

အပိုင်း 3- အတွင်းပိုင်းကို သတင်းပို့နည်းနှင့် မှားယွင်းသော လက်ခံသူထံ ဆက်သွယ်နည်း (Word-for-word templates)¶

နည်းပညာဆိုင်ရာအသုံးပြုခွင့်ကို ဖြတ်တောက်ပြီး ဖိုင်အတွင်းရှိ မည်သည့်ဒေတာကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ပြီးသည်နှင့်၊ ဤအဆင့်နှစ်ဆင့်တိုးမြင့်ရေးပရိုတိုကောကို လိုက်နာပါ-

အဆင့် 1- သင်၏ DPO / ကိုယ်ရေးကိုယ်တာ အရာရှိ / CISO / မန်နေဂျာထံ ချက်ခြင်း အတွင်းပိုင်း တိုးမြှင့်ခြင်း (15 မိနစ်မှ 60 မိနစ်အတွင်း)¶

သင့်ကုမ္ပဏီ၏ လုံခြုံရေး အဖြစ်အပျက် တုံ့ပြန်ချက်သို့ ဆက်သွယ်ပါ (security@ / privacy@ / dpo@) ချန်နယ်နှင့် သင့်တိုက်ရိုက်မန်နေဂျာသည် ဤ တိကျသောအချက်ငါးချက် ဖြင့်ချက်ခြင်း- 1. အချိန်တံဆိပ်ခေါင်းနှင့် အချိန်ဇုန်အတိအကျ- "ယနေ့ 14:12 UTC တွင် ပေးပို့ခဲ့သည်။" 2. ** အတိအကျ ပေးပို့သူ နှင့် လက်ခံသူ မှားနေသော အီးမေးလ်လိပ်စာ (၎င်းတို့သည် မည်သူမည်ဝါဖြစ်သည်)** * "သို့ ပေးပို့ထားသည်။ dmiller@vendor-corp.com (NDA လက်အောက်ရှိ ကန့်သတ်ရောင်းချသူ) အစား၊ dmiller@ourcompany.com"* (HIPAA နှင့် GDPR 4-factor စွန့်စားရမှု အကဲဖြတ်ချက်များအရ၊ မတော်တဆ အခြား HIPAA လွှမ်းခြုံထားသော အဖွဲ့အစည်း၊ ဘဏ် သို့မဟုတ် NDA လက်အောက်ရှိ ရောင်းချသူသည် အမည်မသိတစ်ဦးကို အီးမေးလ်ပို့ခြင်းထက် အန္တရာယ်ရမှတ်ကို မတော်တဆ အီးမေးလ်ပို့သည် @gmail.com လိပ်စာ။) 3. ** ပူးတွဲပါဖိုင်အမျိုးအစားနှင့် ကုဒ်ဝှက်ခြင်းအခြေအနေ-** "အကြမ်းအဖြစ် ပူးတွဲထားသည်။ .xlsx ဖိုင်၊ စကားဝှက်မရှိပါ" သို့မဟုတ် "SharePoint လင့်ခ်အဖြစ် မျှဝေထားသည်။ စာရင်းစစ်မှတ်တမ်းတွင် ကြည့်ရှုမှု 0 ကြည့်ရှုမှုဖြင့် 14:14 UTC တွင် ရုပ်သိမ်းခဲ့သည်။" 4. ** အတွင်းပိုင်းဒေတာအတိအကျနှင့် အတန်းအရေအတွက်-** "ဖိုင်တွင် Q3 အပိုဆုငွေပမာဏနှင့် ဝန်ထမ်း ID 42 တန်းပါ၀င်သည်၊ ZERO လူမှုဖူလုံရေးနံပါတ်များ၊ ZERO ဘဏ်နံပါတ်များနှင့် ZERO အိမ်လိပ်စာများ။" 5. ယခုအချိန်အထိ လုပ်ဆောင်ချက်များ- "SharePoint လင့်ခ်ကို ရုတ်သိမ်းလိုက်သည်၊ ဖျက်ဆီးခြင်းဆိုင်ရာ လက်မှတ်တောင်းဆိုမှုတွင် သင့်လက်မှတ်ထိုးခြင်းကို စောင့်ဆိုင်းနေသည်။"

အဆင့် 2- လက်ခံသူအား ဖုန်းခေါ်ဆိုပြီး "ဖျက်ဆီးခြင်းဆိုင်ရာ သက်သေခံလက်မှတ် / ဖျက်သိမ်းခြင်းဆိုင်ရာ သက်သေခံလက်မှတ်" ရယူခြင်း¶

** U.S. HHS နိုင်ငံသားအခွင့်အရေးဆိုင်ရာရုံး (OCR) HIPAA 4-Factor Risk Assessment (45 CFR 164.402)** နှင့် ဥရောပဒေတာကာကွယ်ရေးဘုတ်အဖွဲ့ (EDPB) လမ်းညွှန်ချက်များ 9/2022 အကယ်၍ မရည်ရွယ်ဘဲ လက်ခံရရှိသူ (အထူးသဖြင့် ယုံကြည်ရသော ကော်ပိုရိတ်ပညာရှင်၊ ရှေ့နေ၊ စာရင်းကိုင် သို့မဟုတ် ကျန်းမာရေးစောင့်ရှောက်မှု အဖွဲ့အစည်း) ** ဖိုင်ကို ဒေါင်းလုဒ်လုပ်ခြင်း/ပေးပို့ခြင်းမပြုကြောင်း စာဖြင့် ချက်ခြင်းအတည်ပြုပြီး ၎င်းတို့၏ ဝင်စာပုံးမှ အီးမေးလ်ကို အပြီးအပိုင်ရှင်းလင်းထားပြီး ဖျက်လိုက်သောအရာများ/အမှိုက်ပုံးအတန်းအစား မကြာခဏဆိုသလို အဖွဲ့အစည်းအား စည်းကမ်းထိန်းသိမ်းရေးမှူးများအဖြစ် ** အဖြစ်အပျက်ကို ခွင့်ပြုပေးပါသည်။ ဖြစ်နိုင်ခြေနည်းသော ထိတွေ့မှု**။

သင်၏တရားရေး/ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအရာရှိ၏ခွင့်ပြုချက်ဖြင့် မရည်ရွယ်ဘဲလက်ခံသူအား ဖုန်းတွင်အရင်ခေါ်ပါ၊ နှင့် ဤတရားဝင် မရည်ရွယ်ဘဲ ထုတ်ဖော်ခြင်းနှင့် ဖျက်ပစ်ခြင်းအထောက်အထားအီးမေးလ် (မပေးပို့မီ မူရင်းပူးတွဲပါဖိုင်ကို ဖယ်ရှားခြင်း--

Subject: URGENT: Inadvertent Confidential Email Notice & Request for Deletion (Sent [Date] at [Time])

Dear [Recipient Name],

Earlier today at [Time], an email with the subject line "[Exact Subject Line of Misdirected Email]" was inadvertently sent to your email address due to an address auto-complete error.

That message and its attachment contain confidential and legally protected information intended solely for an internal recipient. If you have not yet opened the message or attachment, we kindly ask that you do NOT open, download, copy, or forward it.

To help us satisfy our regulatory compliance and audit obligations, please complete these two quick steps right now:

1. Permanently delete the original email (and any downloaded copy of the attachment) from your Inbox, Downloads folder, and your "Deleted Items / Trash" folder (in Outlook on Windows, you can select the email and press Shift + Delete).
2. Reply directly to this email with the following one-sentence confirmation for our compliance log:

   "I confirm that I have permanently deleted the email sent on [Date] with the subject '[Original Subject]' and any attachments from my inbox, local storage, and trash/deleted items without retaining, copying, or forwarding any copy of the contents."

Thank you sincerely for your integrity and immediate assistance in resolving this error.

Best regards,
[Your Name / Title / Privacy Officer Contact]

အပိုင်း 4- အမြဲတမ်း နည်းပညာဆိုင်ရာ အကာအရံများဖြစ်သောကြောင့် သင်သည် မှားယွင်းသောလူ သို့မဟုတ် လျှို့ဝှက်ဒေတာကို နောက်တစ်ကြိမ် အီးမေးလ်မပို့ပါ။¶

ချက်ခြင်းစမ်းသပ်မှုပြီးသည်နှင့်၊ 10 မိနစ် အသုံးပြု၍ Microsoft Outlook၊ Gmail နှင့် Excel တွင် ထည့်သွင်းထားသော အကာအကွယ်ငါးခုကို ဖွင့်ထားခြင်းဖြင့် အလိုအလျောက် ပြီးမြောက်သည့်အမှား သို့မဟုတ် ဝှက်ထားသော PivotTable ကက်ရှ်သည် နောက်ထပ်ချိုးဖောက်မှုကို ဘယ်သောအခါမှ မဖြစ်စေနိုင်ပါ။

• ၁။ အဆိပ်သင့်သော အလိုအလျောက်ဖြည့်သွင်းမှုများကို ဖျက်ပါ (Nickname Cache) ချက်ချင်း :
  • Outlook သို့မဟုတ် Gmail တွင်၊ ပြင်ပလူ၏အမည်ကို စတင်ရိုက်ထည့်ပါ။ To: dropdown အကြံပြုချက် ပေါ်လာသည်အထိ အကွက်၊ ထို့နောက် ** ကိုနှိပ်ပါ။X (ဖျက်ရန်)** dropdown list အတွင်းရှိ ၎င်းတို့၏အမည်၏ ညာဘက်ရှိ အိုင်ကွန်ကို အလိုအလျောက် ဖြည့်ပေးခြင်းဖြင့် ၎င်းတို့ကို မတော်တဆ နောက်တစ်ကြိမ် ထပ်မအကြံပြုတော့ပါ။
• ၂။ အများဆုံး "ပို့ခြင်းမပြုရန် / နှောင့်နှေးပေးပို့ခြင်း" ကိုဖွင့်ပါ (30 Seconds Gmail တွင်၊ 2 Minutes Outlook တွင်):
  • Gmail: သို့သွားပါ ဆက်တင်များ (Gear) -> ဆက်တင်များအားလုံးကိုကြည့်ပါ -> အထွေထွေ -> ပေးပို့ခြင်းအား မလုပ်တော့ပါ မှ ပယ်ဖျက်သည့်ကာလကို ပြောင်းလဲပါ။ 5 seconds အမြင့်ဆုံးအထိ 30 seconds။
  • Outlook Desktop (Classic):Rules -> Manage Rules & Alerts -> New Rule -> ကျွန်တော်ပေးပို့သော မက်ဆေ့ချ်များတွင် စည်းကမ်းကို အသုံးချပါ -> ပေးပို့မှုကို ရွှေ့ဆိုင်းလိုက်ပါ 2 မိနစ် (အကြောင်းအရာပါရှိလျှင် ခြွင်းချက်အနေဖြင့် "#now") 2 မိနစ်စာထွက်ပုံးကြားခံတစ်ခုက ဖမ်းသည်။ 95 percent သင့်ကွန်ပျူတာမှ အီးမေးလ်မထွက်ခွာမီ ပူးတွဲပါဖိုင်နှင့် လက်ခံသူ အမှားများ။
• ၃။ ပြင်ပ လက်ခံသူ သတိပေးနဖူးစည်းများကို ဖွင့်ပါ (MailTips Gmail ရှိ Exchange/External Label တွင်):
  • ခေတ်မီ Microsoft 365 နှင့် Google Workspace သည် ပြင်ပအီးမေးလ်ချစ်ပ်များကို အဝါ/လိမ္မော်ရောင်ဖြင့် မီးမောင်းထိုးပြပြီး သင် Send ကိုမနှိပ်မီ "အောက်ပါလက်ခံသူသည် သင့်အဖွဲ့အစည်းပြင်ပဖြစ်သည်" ဟုဖတ်ခြင်းနဖူးစည်းတစ်ခုကိုပြသပါ။ အတွင်းပိုင်းဇယားများကို ပူးတွဲပါရှိသည့်အခါ အဝါရောင်/လိမ္မော်ရောင် လက်ခံသူ ချစ်ပ်ပြားကို ဘယ်တော့မှ လျစ်လျူမရှုပါနှင့်။
• ၄။ Excel ၏ Built-In ကို Run ပါ။ Document Inspector (File -> Info -> Check for Issues -> Inspect Document) ပြင်ပအီးမေးလ်တိုင်း မတိုင်မှီ-
  • မတွဲခင် .xlsx သို့မဟုတ် .docx အီးမေးလ်သို့ ဖိုင်တစ်ခု၊ Inspect Document ကို ဖွင့်ပါ။ ၎င်းသည် ** Hidden Rows နှင့် Columns ၊ Hidden Worksheets ၊ Invisible Content ၊ Document Properties/Authors နှင့် Cached PivotTable Data ** ကို အလိုအလျောက် အလံပြပြီး ** Remove All ** ခလုတ်ကို တစ်ချက်နှိပ်ပေးပါသည်။
  • အနှစ်ချုပ်ဇယားကို ပြင်ပသို့ပေးပို့သည့်အခါ၊ **ဆဲလ်များကို ကူးယူပြီး အသုံးပြုပါ။ Paste Special -> Values (V) အသစ်စက်စက် ဗလာစာအုပ်တစ်အုပ်သို့ ** (သို့မဟုတ် လက်ရှိအသုံးပြုနေသောစာရွက်ကိုသာ တင်ပို့ပါ။ .pdf) ထို့ကြောင့် သုညဖော်မြူလာများ၊ ဝှက်ထားသော တဘ်များ သို့မဟုတ် PivotCaches သည် ဖိုင်နှင့်အတူ သွားလာနေပါသည်။
• ၅။ စကားဝှက်-ကာကွယ်ရန် အရေးကြီးသော ဖိုင်များကို ဝိုင်းပြင်ပတွင် (သို့မဟုတ် အာရုံခံနိုင်စွမ်း အညွှန်းများကို အသုံးပြုပါ)-
  • ပူးတွဲပါဖိုင်အဖြစ် လုပ်ခလစာ၊ အခွန်ဖောင်များ သို့မဟုတ် PII ပေးပို့သည့်အခါတိုင်း၊ ခိုင်မာသော AES-256 စကားဝှက်ဖြင့် Excel/PDF ဖိုင်ကို ကုဒ်ကုဒ်လုပ်ပါ။File -> Info -> Protect Workbook -> Encrypt with Password) နှင့် လုံးဝ သီးခြားချန်နယ် (ဥပမာ SMS စာတို၊ Signal၊ Slack သို့မဟုတ် ဖုန်းခေါ်ဆိုမှုကဲ့သို့၊ တူညီသော အီးမေးလ်စာတွဲအတွင်း ဘယ်သောအခါမှ) စကားဝှက်ကို လက်ခံသူထံ ပေးပို့ပါ။ အီးမေးလ်ကို စာဝှက်ထားရင်တောင် .xlsx David Miller ၏ ညာဘက်တွင် David Miller ၏ ဖုန်းသို့သွားသော SMS စကားဝှက်မပါဘဲ၊ ဖိုင်သည် ဖတ်ရှု၍မရသော ကုဒ်ဝှက်အုတ်တစ်ခုဖြစ်သည် (0% HIPAA နှင့် GDPR safe-harbor encryption ခြွင်းချက်) အောက်တွင် သတင်းပို့နိုင်သော အချက်အလက်ချိုးဖောက်မှု။

ဒေသဆိုင်ရာ အရေးပေါ်နံပါတ်များနှင့် အေဂျင်စီ ပရိုတိုကောများ¶

မတော်တဆ လျှို့ဝှက်အီးမေးလ်ပေါက်ကြားမှုသည် ရုပ်ပိုင်းဆိုင်ရာ 911 အရေးပေါ်အခြေအနေထက် စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းနှင့် ဆိုက်ဘာလုံခြုံရေးဖြစ်ရပ်တစ်ခုဖြစ်သော်လည်း (ရုပ်ပိုင်းဆိုင်ရာခြိမ်းခြောက်မှု သို့မဟုတ် ခြိမ်းခြောက်ငွေညှစ်မှုဖြင့် ချက်ချင်းမပါဝင်ပါက၊ ယင်းအခြေအနေတွင် US/Canada ရှိ 911 သို့ ဖုန်းခေါ်ဆိုပါ၊ UK ရှိ 999၊ 112 EU ရှိ အဖွဲ့အစည်းများထံ ဒေတာကာကွယ်မှု သို့မဟုတ် ** 000** တွင် ထည့်သွင်းရပါမည်)၊ မဖြစ်မနေ အစီရင်ခံသည့် နာရီများ-

အမေရိကန်နှင့် ကနေဒါ¶

• ** ယူအက်စ် HIPAA ကျန်းမာရေးစောင့်ရှောက်မှု ချိုးဖောက်မှုများ (Protected Health Information):** U.S. မှ ထိန်းချုပ်ထားသည်။ ကျန်းမာရေးနှင့် လူ့အခွင့်ရေးဌာနရုံး (HHS OCR) OCR Breach Portal မှတဆင့် (ocrportal.hhs.gov) ချိုးဖောက်မှုများ ထိခိုက်စေပါသည်။ 500 or more တစ်ဦးချင်းစီအား အကြောင်းပြချက်မရှိဘဲ နှောင့်နှေးမှုမရှိဘဲ HHS OCR သို့ သတင်းပို့ရမည်ဖြစ်ပြီး ရှာဖွေတွေ့ရှိမှုမှ ပြက္ခဒိန်ရက် 60 အတွင်း၊ ချိုးဖောက်မှုများ fewer than 500 ပြက္ခဒိန်နှစ်ကုန်ဆုံးပြီး ရက်ပေါင်း 60 အတွင်း လူတစ်ဦးချင်းစီအား မှတ်တမ်းဝင်ပြီး အစီရင်ခံရပါမည်။
• ** ယူအက်စ် ငွေကြေး၊ အခွန်နှင့် နိုင်ငံတော် PII ချိုးဖောက်မှုများ-** အခွန်ဆိုင်ရာ ကျွမ်းကျင်ပညာရှင်များနှင့် အလုပ်ရှင်များသည် W-2/လစာဒေတာ ခိုးယူမှုကို တွေ့ကြုံနေရသည့် IRS Stakeholder Liaison နှင့် FBI IC3 (သို့)ic3.gov)။ FTC Safeguards Rule အရ FTC Safeguards Rule အရ ဘဏ်မဟုတ်သော ငွေကြေးအဖွဲ့အစည်းများသည် ရက်ပေါင်း 30 အတွင်း FTC* အား အကျိုးသက်ရောက်စေသော ကုဒ်ဝှက်ထားသော အချက်အလက်များကို ခွင့်ပြုချက်မရှိဘဲ ရယူခြင်းအတွက် အကြောင်းကြားရမည်။ 500+ စားသုံးသူများ။ US ပြည်နယ် 50 အားလုံးသည် ဥပဒေချိုးဖောက်မှု သတိပေးချက် windows (ပုံမှန်အားဖြင့် 30 မှ 45 ရက်) ကို ပြဋ္ဌာန်းထားသည်။
• ** ကနေဒါ (PIPEDA & ခရိုင်ကိုယ်ရေးကိုယ်တာဥပဒေများ):** ချိုးဖောက်မှုများသည် "သိသာထင်ရှားသောထိခိုက်မှုအန္တရာယ်ဖြစ်စေသော တိုင်ကြားချက် (RROSH)" ကနေဒါ၏ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာ ကော်မရှင်နာရုံးသို့ (OPC၊ priv.gc.ca)** ဖြစ်နိုင်သမျှ အမြန်ဆုံးနှင့် ပြည်နယ်ကော်မရှင်နာများ (CAI သည် ဥပဒေ 25 အရ Quebec ရှိ၊ ** IPC** အတွက် Ontario ရှိ၊ PHIPA)

ယူနိုက်တက်ကင်းဒမ်း¶

• ** UK ပြန်ကြားရေးကော်မရှင်နာရုံး (ICO):** UK GDPR အပိုဒ် 33 အောက်တွင်၊ ထိန်းချုပ်သူများသည် ICO (ICO) သို့ အသိပေးနိုင်သော ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအချက်အလက်များ ချိုးဖောက်မှုတစ်ခုအား အစီရင်ခံရပါမည်။ico.org.uk/for-organisations/report-a-breach/ သို့မဟုတ် 0303 123 1113) ၎င်းကို သိရှိလာပြီးနောက် ၇၂ နာရီ အတွင်း၊ ဖောက်ဖျက်မှုသည် လူတစ်ဦးချင်းစီ၏ အခွင့်အရေးနှင့် လွတ်လပ်ခွင့်များကို အန္တရာယ်ဖြစ်စေနိုင်ဖွယ်မရှိပေ။

ဥရောပသမဂ္ဂ¶

• GDPR အပိုဒ် 33 နှင့် ပုဒ်မ 34 (အီးယူအဖွဲ့ဝင် 27 နိုင်ငံအားလုံး)- မဖြစ်မနေ ** 72 နာရီ အကြောင်းကြားချက် နာရီ** သို့ ပြင်သစ်တွင် ဦးဆောင်သော အမျိုးသားဒေတာကာကွယ်ရေး ကြီးကြပ်ရေးအာဏာပိုင် (CNIL၊ BfDI ဂျာမနီ၊ စပိန်ရှိ AEPD၊ DPC၊ အိုင်ယာလန်ရှိ DPC၊ အီတလီရှိ Netherland လမ်းညွှန် Garante) ၉/၂၀၂၂။

သြစတြေးလျနှင့် နယူးဇီလန်တို့ ဖြစ်သည်။¶

• ** သြစတြေးလျ (Notifiable Data Breaches / NDB Scheme):** သြစတြေးလျ ပြန်ကြားရေး ကော်မရှင်နာရုံး (OAIC၊ oaic.gov.au)**။ အဖွဲ့အစည်းများသည် အရည်အချင်းပြည့်မီသော ဒေတာကျိုးပေါက်မှုသည် ပြင်းထန်သောအန္တရာယ် ဖြစ်ပေါ်လာနိုင်ချေရှိမရှိကို အကဲဖြတ်ရန် *ရက် 30 အထိ အချိန်ကြာမြင့်သည် (နှင့် အလွဲသုံးစားမှုမပြုမီ ချက်ခြင်းဖျက်ပစ်ခြင်းကဲ့သို့ ပြင်းထန်သောအန္တရာယ်ကို ကာကွယ်နိုင်ခြင်းရှိမရှိ)။
• ** နယူးဇီလန် (Privacy Act 2020):** လျှို့ဝှက်ရေးကော်မရှင်နာရုံး (OPC၊ privacy.org.nz) အသိပေးနိုင်သော ကိုယ်ရေးကိုယ်တာချိုးဖောက်မှုကို ရှာဖွေတွေ့ရှိပြီးနောက် 72 နာရီအတွင်း*NotifyUs မှတဆင့်။

အိန္ဒိယနှင့် အာရှ-ပစိဖိတ်¶

• ** အိန္ဒိယ (CERT-In & DPDP Act):** သတ်မှတ်ထားသော ဆိုက်ဘာလုံခြုံရေးနှင့် ဒေတာပေါက်ကြားမှုဖြစ်စဉ်များကို CERT-In (သို့) သတင်းပို့ပါ။incident@cert-in.org.in) ၆ နာရီအတွင်း နှင့် DPDP အက်ဥပဒေအရ အိန္ဒိယ၏ ဒေတာကာကွယ်ရေးဘုတ်အဖွဲ့** ကို အကြောင်းကြားပါ။
• စင်္ကာပူ (PDPA) နှင့် ဂျပန် (APPI): စင်္ကာပူတွင်၊ ပြက္ခဒိန် ၃ ရက် (၇၂ နာရီ) အတွင်း PDPC သို့ အကြောင်းကြားပါ။ ဂျပန်နိုင်ငံတွင်၊ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအချက်အလက်ကာကွယ်စောင့်ရှောက်ရေးကော်မရှင်ထံ ပဏာမအစီရင်ခံစာတင်သွင်းပါ။PPC 3 ရက်မှ 5 ရက်အတွင်း ** ။

မေးလေ့ရှိသောမေးခွန်းများ¶

Microsoft Outlook ရှိ "Recall This Message" ကိုနှိပ်ခြင်းဖြင့် Gmail လိပ်စာ သို့မဟုတ် အခြားကုမ္ပဏီ၏ အီးမေးလ်ဆာဗာသို့ ပေးပို့ထားသော အီးမေးလ်ကို ဖျက်ပစ်ပါသလား။¶

မရောက်ဖူးဘူး။ Outlook ၏ "Recall This Message" အင်္ဂါရပ်သည် Microsoft 365/Exchange အဖွဲ့အစည်းအတွင်းတွင် ပေးပို့သူနှင့် လက်ခံသူ နှစ်ဦးစလုံး နေထိုင်သည့်အခါတွင်သာ လုပ်ဆောင်နိုင်သည့် မူပိုင် Microsoft Exchange အတွင်းပိုင်း စာတိုက်ပုံး ညွှန်ကြားချက်များပေါ်တွင် မူတည်ပါသည်။ ပြင်ပသို့ အီးမေးလ်ပို့လျှင် `@gmail.com` လိပ်စာ သို့မဟုတ် ဖောက်သည်တစ်ဦး၏ `@othercompany.com` လိပ်စာကို နှိပ်ပြီး Recall ကိုနှိပ်ပါ၊ ပြင်ပမေးလ်ဆာဗာသည် ဖျက်ပစ်ရန် ညွှန်ကြားချက်ကို လျစ်လျူရှုပြီး "[Your Name] သည် '[Subject]' ဟူသော မက်ဆေ့ချ်ကို ပြန်လည်သိမ်းဆည်းလိုသည် ဟုဖော်ပြထားသော ဒုတိယရိုးရိုးစာသားသတိပေးချက်ကို ပေးပို့ပါသည်။ ထိုဒုတိယသတိပေးချက်သည် သင့်အမှားကို မီးမောင်းထိုးပြပြီး ပြင်ပလူသည် ပထမဆုံးအီးမေးလ်ကို ချက်ချင်းဖွင့်မည်ဟု အာမခံပါသည်။

အကယ်၍ ကျွန်ုပ်သည် Excel သို့မဟုတ် PDF ဖိုင်ကို မှားယွင်းသောလူထံ မတော်တဆ အီးမေးလ်မပို့မီ ခိုင်မာသောစကားဝှက်ဖြင့် ကုဒ်ဝှက်ထားလျှင် (အီးမေးလ်ထဲတွင် စကားဝှက်မထည့်ထားဘဲ)၊ ၎င်းသည် သတင်းပို့နိုင်သော HIPAA သို့မဟုတ် GDPR ဒေတာပေါက်ကြားမှုဖြစ်နေဆဲပင်။¶

နံပါတ်- U.S. HIPAA ချိုးဖောက်မှု သတိပေးချက် စည်းမျဉ်း နှစ်ခုလုံး (`45 CFR 164.402`) နှင့် EU/UK GDPR အပိုဒ် 34 (EDPB လမ်းညွှန်ချက်များ 9/2022) သည် တိကျသော **ကုဒ်ဝှက်ခြင်း ဘေးကင်းသောဆိပ်ကမ်း** ကို ပေးဆောင်ပါသည်။ အကယ်၍ မတော်တဆ အီးမေးလ်ပို့ထားသော ပူးတွဲပါဖိုင်ကို စက်မှုလုပ်ငန်းစံနှုန်း ပြင်းထန်သော ကုဒ်ဝှက်စနစ်ဖြင့် ကုဒ်ဝှက်ထားလျှင် (ဥပမာ AES-128 သို့မဟုတ် AES-256 ကဲ့သို့သော ခေတ်မီ Excel မှတဆင့်၊ `.xlsx` စကားဝှက်ကာကွယ်မှု၊ 7-Zip AES-256 သို့မဟုတ် Microsoft Purview Sensitivity Labels) နှင့် စကားဝှက်သည် မှားယွင်းသောလက်ခံသူထံသို့ မည်သည့်အခါမျှ မပို့ခဲ့ဘဲ၊ လျှို့ဝှက်ဒေတာသည် ဖတ်၍မရနိုင်သော ciphertext အဖြစ်ရှိနေပါသည်။ သင့်လုံခြုံရေးအဖွဲ့နှင့် အနီးအဝေးတွင် လွတ်သွားပါက မှတ်တမ်းရယူပါ၊ သို့သော် ၎င်းသည် လုံခြုံမှုမရှိသော ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအချက်အလက်များကို ချိုးဖောက်ကြောင်း သတင်းပို့နိုင်သော ချိုးဖောက်မှုတစ်ခု မပါဝင်ပါ။

လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်က ဖွင့်ပြီးပြီဆိုလျှင် ကျွန်ုပ်၏ကုမ္ပဏီ၏ အိုင်တီဌာနသည် ကျွန်ုပ်၏ကုမ္ပဏီအတွင်းရှိ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တစ်ဦးထံ မတော်တဆပေးပို့ထားသော အီးမေးလ်ကို ဖျက်နိုင်ပါသလား။¶

ဟုတ်ကဲ့။ သင့်ကိုယ်ပိုင် Outlook "Recall This Message" ခလုတ်သည် သင့်အတွင်းပိုင်းလုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်က အီးမေးလ်ကို နှိပ်ပြီး Read အဖြစ် အမှတ်အသားပြုပါက၊ Microsoft 365 Exchange Administrator သို့မဟုတ် Google Workspace Super Admin သည် လိုက်နာမှုရှိသော သုတ်သင်ရှင်းလင်းရေးအာဏာကို တိုးမြှင့်ထားသည်။ Microsoft 365 တွင်၊ စီမံခန့်ခွဲသူတစ်ဦးသည် Office 365 Threat Explorer အတွက် Defender ကိုသုံးနိုင်သည် သို့မဟုတ် Exchange Online PowerShell ကို run နိုင်သည်။ `New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete` အီးမေးလ်ကို ဖတ်ပြီးသည်နှင့်ပင် သင့်လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်၏ စာတိုက်ပုံးမှ အတင်းအကျပ် ဖယ်ရှားရန် အမိန့်ပေးသည်။ Google Workspace တွင်၊ စီမံခန့်ခွဲသူတစ်ဦးသည် လုံခြုံရေးစုံစမ်းစစ်ဆေးရေးတူးလ်ကို အသုံးပြု၍ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်၏ဝင်စာပုံးမှ မက်ဆေ့ချ်ကို ဖျက်နိုင်သည်။

လစာကော်လံများကို ဝှက်ပြီး မပို့မီ Excel ရှိ ဒေတာအကြမ်းတဘ်ကို ဖျက်လိုက်သောအခါ လက်ခံသူက ကျွန်ုပ်တို့၏ ကုမ္ပဏီ၏ လျှို့ဝှက်လစာအားလုံးကို အဘယ်ကြောင့် မြင်သနည်း။¶

Excel ဖိုင်များ (`.xlsx`) အသုံးပြုသူအများစု ဘယ်သောအခါမှ မစစ်ဆေးသော နေရာနှစ်ခုတွင် ဒေတာကို ထိန်းသိမ်းပါ။ ပထမဦးစွာ၊ ကော်လံ သို့မဟုတ် အလုပ်စာရွက်တဘ်ကို ညာကလစ်နှိပ်ပြီး **Hide** ကိုရွေးချယ်ခြင်းဖြင့် ၎င်းကို အမြင်အာရုံဖြင့်သာ ဖုံးကွယ်ပေးပါသည်။ အလုပ်စာအုပ်လက်ခံရရှိသူတိုင်းသည် လျှို့ဝှက်ဆဲလ်တိုင်းကိုကြည့်ရှုရန် **Unhide** ကို နှစ်စက္ကန့်အတွင်း နှိပ်နိုင်သည်။ ဒုတိယ၊ သင့်အလုပ်စာအုပ်တွင် **PivotTable** ပါရှိပါက၊ Excel သည် အတွင်းပိုင်း XML ကက်ရှ်တစ်ခုအတွင်း အရင်းခံရင်းမြစ်ဒေတာအစုံတစ်ခုလုံး၏ လျှပ်တစ်ပြက်တစ်ပုံကို သိမ်းဆည်းမည် (`pivotCacheRecords1.xml`) မူရင်းရင်းမြစ် အလုပ်စာရွက်တဘ်ကို ဖျက်ပြီးနောက်တွင်ပင်။ လက်ခံသူသည် သင်၏ PivotTable အတွင်းရှိ အနှစ်ချုပ်နံပါတ်ကို နှစ်ချက်နှိပ်သောအခါ၊ Excel သည် ထိုဆဲလ်ကိုကျွေးသည့် ဖျက်လိုက်သော အရင်းအမြစ်အတန်းအားလုံးကို ပြသသည့် စာရွက်အသစ်တစ်ခုကို ဖန်တီးသည်။ အမြဲတမ်း ကော်ပီကူးပြီး **တန်ဖိုးများကို ကူးထည့်ပါ (`Ctrl + Shift + V`)** ပြင်ပသို့ အီးမေးလ်မပို့မီ အသစ်စက်စက် အလုပ်စာအုပ်အလွတ်တစ်ခုသို့ ပို့ပါ။

လစာစာရင်း သို့မဟုတ် ဖောက်သည် PII စာရင်းဇယားကို မှားယွင်းစွာ ပေးပို့မိခြင်းကြောင့် HR သို့မဟုတ် IT သို့ ချက်ချင်းသတင်းပို့ပါက အလုပ်ထုတ်ခံရမည်လား။¶

ခေတ်သစ်အဖွဲ့အစည်းအများစုတွင် ပထမ 15 မိနစ်မှ 60 မိနစ်အတွင်း မတော်တဆ အလိုအလျောက်ဖြည့်စွက်ခြင်း သို့မဟုတ် ပူးတွဲပါဖိုင်မှားယွင်းမှုတစ်ခုအား မိမိကိုယ်ကို အစီရင်ခံခြင်းသည် အပြစ်ကင်းသောလူသားအမှားတစ်ခုအဖြစ် သတ်မှတ်သည်။ ဆန့်ကျင်ဘက်အားဖြင့်၊ အမှားကိုဖုံးကွယ်ရန်ကြိုးစားခြင်း၊ မည်သူ့ကိုမျှ မပြောဘဲ သင့်ပေးပို့ထားသည့်အရာများမှ အီးမေးလ်ကို ဖျက်ခြင်း သို့မဟုတ် ပြင်ပလက်ခံသူမှ မကျေနပ်သည့်အထိ စောင့်ဆိုင်းခြင်း သို့မဟုတ် ပေါက်ကြားမှုကို ဖုံးကွယ်ထားခြင်းကြောင့် ကုမ္ပဏီအား ၎င်း၏တရားဝင် 72 နာရီကြာ GDPR / HIPAA လျော့ပါးရေးဆိုင်ရာ ဝင်းဒိုးအား အကြောင်းပြချက်ဖြင့် ရပ်စဲလိုက်သောကြောင့် အမြဲလိုလို ရပ်စဲသွားပါသည်။

အရင်းအမြစ်များနှင့်တရားဝင်လမ်းညွှန်¶

• ဥရောပဒေတာကာကွယ်ရေးဘုတ်အဖွဲ့ (EDPB) & UK ပြန်ကြားရေးကော်မရှင်နာရုံး (ICO): GDPR အောက်ရှိ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအချက်အလက်များ ဖောက်ဖျက်မှု သတိပေးချက်ဆိုင်ရာ လမ်းညွှန်ချက်များ 9/2022 (ပုဒ်မ 33 နှင့် 34- 72 နာရီနာရီ၊ ကုဒ်ဝှက်ခြင်းဘေးကင်းသောဆိပ်ကမ်းနှင့် ယုံကြည်စိတ်ချရသောလက်ခံသူအား ဖျက်ပစ်ခြင်းဆိုင်ရာ သက်သေအထောက်အထား နမူနာများ)။
• ** ယူအက်စ် ကျန်းမာရေးနှင့် လူ့အခွင့်ရေးဌာနရုံး (HHS OCR):** HIPAA ချိုးဖောက်မှု အသိပေးချက် စည်းမျဉ်း (45 CFR §§ 164.400-414)၊ Four-Factor Breach Risk Assessment Guidance နှင့် Insecured Protected Health Information ကို အသုံးပြု၍မရသော၊ ဖတ်၍မရသော သို့မဟုတ် ဖျောက်ဖျက်၍မရသော (NIST SP 800-111 Encryption Safe Harbor)။
• ** အမျိုးသား စံချိန်စံညွှန်းနှင့် နည်းပညာတက္ကသိုလ် (NIST, United States):** NIST SP 800-61 ဗျာ. 2 ကွန်ပျူတာ လုံခြုံရေး အဖြစ်အပျက် ကိုင်တွယ်ခြင်း လမ်းညွှန် နှင့် * NIST SP 800-122 ၏ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာ အချက်အလက်များ၏ လျှို့ဝှက်ချက်ကို ကာကွယ်ခြင်း လမ်းညွှန် (PII)*။
• Microsoft ကော်ပိုရေးရှင်း- လဲလှယ်အွန်လိုင်းနည်းပညာဗိသုကာတွင် Cloud-Based Message ပြန်လည်ခေါ်ယူခြင်း (techcommunity.microsoft.com)* နှင့် Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP၊ Sensitivity Labels နှင့် Document Inspector Documentation။
• အမေရိကန် ဘားအသင်း (ABA) & U.S. Federal Rules of Evidence: ABA Formal Opinion 05-437 / 11-460 နှင့် Federal Rule of Evidence 502(b) (အခွင့်ထူးခံဆက်သွယ်ရေးနှင့် Prompt Clawback Notice Prompt Procedures)။

ဆက်စပ်လမ်းညွှန်များ¶

• မတော်တဆ Zoom သို့မဟုတ် Teams မျက်နှာပြင်မျှဝေမှု ယိုစိမ့်မှု၊ hot-mic ဖြစ်ရပ်နှင့် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း ပြန်လည်ရုပ်သိမ်းခြင်း
• မတော်တဆ ထုတ်လုပ်မှုဒေတာဘေ့စ်ကျဆင်းမှု၊ git လျှို့ဝှက်ပေါက်ကြားမှုနှင့် အဖြစ်အပျက် triage
• အရေးပေါ် အဝေးထိန်းအလုပ် လုံခြုံရေးနှင့် ဒေတာ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာ
• ခရီးသွားနေစဉ် အလုပ်လက်ပ်တော့ အခိုးခံရခြင်း သို့မဟုတ် ကျိုးသွားခြင်း- MDM လော့ခ်ချခြင်းနှင့် လုံးဝစက်ရပ်ချိန် ပြန်လည်ရယူခြင်း။
• အရေးပေါ်နံပါတ်များ