Odhalení zpronevěry aktivních zaměstnanců nebo podvodu se mzdovou agendou: Uchování důkazů před konfrontací¶

Narazíte-li na neznámého dodavatele LLC ve vašem registru závazků, všimnete si záhadné dávky ACH v hodnotě 18 000 USD, která vyčistila váš provozní bankovní účet bez odpovídající nákupní objednávky, nebo když si uvědomíte, že důvěryhodný účetní, vedoucí kanceláře nebo kontrolor je nemocný, že vypisuje firemní šeky na svou osobní kreditní kartu nebo platí neexistujícímu „zaměstnanci duchů“ na finanční výplatní pásce. Podle Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) Report to the Nations probíhá střední schéma profesních podvodů nezjištěno 12 až 14 měsíců a malé až střední podniky utrpí nepoměrně vyšší střední ztráty, protože jeden důvěryhodný správce často kontroluje jak iniciaci šeku/ACH, tak měsíční odsouhlasení bank.

Nekonfrontujte podezřelého zaměstnance, NEŽÁDEJTE ho o „vysvětlení“ podezřelé transakce a NEUPOZORŇUJTE jej, že probíhá audit, dokud v tichosti neuzamknete jejich bankovní tokeny, administrátorský přístup ERP/QuickBooks a forenzní protokoly. Pokud se konfrontace změní ve fyzicky výhružnou nebo pokud se zaměstnanec pokusí přesunout na vaše místo nebo okamžitě zavolat bezpečnostní pracovníky, aby okamžitě fyzicky zkontrolovali bezpečnostní číslo. (911 ve Spojených státech a Kanadě, 112 v celé Evropské unii, 999 ve Spojeném království; viz vše tísňová čísla). Související podnikové bezpečnostní a finanční mimořádné události viz krádeže na pracovišti, krádeže v obchodech a interní podvody, výpověď zaměstnance a zabezpečení pracovištěa partnerský spor, odliv banky ze spoluzakladatele a korporátní výluka.

Udělejte to teď¶

1. Zachovejte 100% provozní ticho a NEKONfrontujte podezřelého předčasně. Konfrontace s účetním, kontrolorem nebo finančním ředitelem ve chvíli, kdy si všimnete jedné podezřelé transakce ve výši 4 000 USD, je jediná nejnákladnější chyba, kterou majitelé firem dělají. Do 3 minut od předčasného dotazu („Hele, co je to za Apex Consulting platba?“) se zpanikařený defraudant přihlásí na dálku ze svého telefonu nebo notebooku, zahájí poslední 150 000 $ drát/odtok ACH, zruší nebo překlasifikuje podvodné záznamy v deníku QuickBooks/NetSuite, než odejde z továrního vymazání fyzického firemního notebooku a skryje
2. Pořiďte mimopásmový forenzní snímek svého protokolu účetního auditu, mzdové evidence a 24měsíčních bankovních výpisů, NEŽ se dotknete uživatelských oprávnění. Přihlaste se do QuickBooks Online, Xero, NetSuite nebo Sage z čistého výkonného zařízení pomocí účtu primárního administrátora (v režimu Stealth/Incognito, aniž byste zatím resetovali heslo podezřelého). Exportujte úplný protokol auditu / auditní záznam (All Dates), Protokol hlavních změn dodavatele (zobrazující bankovní směrování/úpravy čísla účtu) a 24 měsíců nezpracovaných bankovních výpisů ve formátu PDF plus obrázky přední/zadní strany šeků přímo z bankovního portálu na zašifrovaný externí disk.
3. Proveďte simultánní „Zero-Minute Bank + IT Lockout“ těsně před tím, než uvedete zaměstnance na administrativní volno. Koordinujte manažera pro vztahy s finančním oddělením vaší komerční banky a vašeho IT administrátora, aby stiskli spoušť přesně ve stejnou minutu: (a) Zrušte podezřelému přihlášení k online bankovnictví, fyzický RSA/VIPRev hardwarový token, drátové/ACH aktivační práva na kreditní kartu a firemní práva** Tokeny relace OAuth/SSO** v Microsoft 365 / Google Workspace, © Odebrat uživatele z platů QuickBooks/ERP a Gusto/ADP/Paychex a (d) Zakázat vzdálenou plochu (VPN, AnyDesk, TeamViewer, LogMeIn, Chrome Remote Desktop) na jeho kancelářské pracovní stanici.
4. Odvolání nebo zastavení plateb všech nevyřízených dávek ACH, neproplacených šeků nebo neautorizovaných převodů za letu ještě dnes. Požádejte svého komerčního bankéře, aby zkontroloval Pending Outgoing ACH Warehouse a Pending Wire Queue: podle Provozních pravidel NACHA může původní společnost zrušit nebo zrušit neautorizovaný nebo chybný kredit v rámci posledního vypořádání ACH, a to v případě, že byl zaslán neautorizovaný nebo chybný kredit2 a 44 72 hodin, požádejte o okamžitý SWIFT camt.056 Stažení + zmrazení FBI IC3 Recovery Asset Team (RAT).
5. Uchovejte fyzický kancelářský počítač, smartphone a obsah stolu podezřelého, aniž byste ho nechali „sbalit si věci“ bez dozoru. Nikdy nedovolte zaměstnanci podezřelému z finančního podvodu, aby se vrátil ke svému stolu nebo seděl u svého počítače poté, co byl upozorněn na pozastavení. Udržujte jejich kancelářskou pracovní stanici zapnutou (nebo hibernovanou) a odpojenou od sítě ethernet/Wi-Fi, takže nestálá RAM a otevřené karty prohlížeče zůstanou zachovány pro certifikovaného vyšetřovatele podvodů (CFE) nebo specialistu na digitální forenzní vědu.
6. Informujte svého pojišťovacího operátora pro komerční kriminalitu/nečestnost zaměstnanců (Fidelity Bond) a externího právního poradce v rámci přísných pojistek, než se zaměstnancem podepíšete jakýkoli „restituční dokument o vrácení peněz“. KRITICKÁ POJIŠTĚNÍ: Téměř každá Pojistka proti obchodní trestné činnosti a Věrnostní dluhopis obsahuje Automatické ukončení, pokud jde o jakýkoli zaměstnanec a Doložka o mrtvém stavu 60 až 120 dnů od zjištění)**. Horší je, že pokud soukromě přijmete směnku nebo plán částečného splacení od zaměstnance bez písemného souhlasu pojistitele, můžete omezit práva pojistitele na subrogaci a zrušit celé vaše pojistné plnění.

Rozhodovací strom: Od odhalení podvodu po zmrazení banky, forenzní audit a vymáhání¶

flowchart TD
    Start["Zjištěn podezřelý šek, prodejce ACH, mzdový duch nebo poplatek z karty"] --> Silence["PRAVIDLO 1: Zatím NEKONfrontujte ani neposílejte e-maily účetnímu/kontrolorovi"]
    Silence --> Snapshot["Fáze 1 (Silent Evidence Capture): 1. Exportujte úplný protokol auditu QuickBooks/ERP a historii změn banky dodavatele 2. Stáhněte si bankovní výpisy ve formátu PDF za 24 měsíců a vyčištěné šekové obrázky 3. Zachovejte e-maily M365/Google Vault"]

    Snapshot --> Lockout["Fáze 2 (synchronizované uzamčení nula minut): 1. Banka: zrušit ACH/Wire token, zmrazit karty, povolit pozitivní platbu 2. IT: Zrušit relace SSO/OAuth, zablokovat VPN/AnyDesk, uzamknout účetnictví a mzdy 3. Fyzické: Zabezpečené kancelářské PC"]

    Lockout --> InFlight{"Jsou v současné době v provozu podvodné šarže, dráty nebo kontroly ACH?"}
    InFlight -->|"Ano: Odesláno během posledních 1 až 5 pracovních dnů"| Clawback["1. Zrušte ACH dávky ve frontě na bankovním portálu 2. Odešlete NACHA Reversal / UCC 4A Wire Recall 3. Umístěte Stop-Payment na všechna neproplacená čísla šeků"]
    InFlight -->|"Ne: Historická krádež v průběhu měsíců/roků"| AuditScope["Fáze 3 (Forenzní kvantifikace v rámci privilegia advokáta a klienta): Požádejte právního zástupce, aby si ponechal CPA / Certified Fraud Examiner (CFE), aby prověřil všech 5 vektorů podvodů"]

    Clawback --> AuditScope
    AuditScope --> Recovery["Fáze 4 (4-stopové finanční zotavení): 1. Podejte oznámení o obchodním zločinu / věrnostním dluhopisu + místopřísežný doklad o ztrátě 2. Podejte UCC 3-405 / 4-406 Kontrola nároků na padělání proti bance 3. Podejte zprávu policie/FBI 4. Upravte formulář IRS 941"]

Fáze 1: 5 klasických schémat zpronevěry účetních a kontrolorů (a kde se skrývají důkazy)¶

Když objevíte jednu podvodnou transakci, nikdy nepředpokládejte, že šlo o jednorázovou chybu. Podle forenzních údajů ACFE používá více než 85 procent profesionálních podvodníků více překrývajících se schémat současně. Než se s kýmkoli postavíte, v tichosti zkontrolujte všech pět těchto klasických účetních vektorů ve svých nezpracovaných bankovních výpisech (nikdy nevěřte odsouhlaseným registrům v QuickBooks/ERP, protože účetní může upravovat nebo mazat softwarovou účetní knihu, zatímco nezpracovaný bankovní výpis ve formátu PDF z banky nelze změnit).

Porovnání 5 vektorů interních účetních podvodů a toho, jak je pachatelé skrývají v QuickBooks / ERP¶

Fáze 2: Sekvence „nulové minuty“ banky, IT a fyzického blokování¶

Proč musíte současně zamknout bankovnictví, IT a fyzický přístup, než promluvíte s podezřelým zaměstnancem jediným slovem? Protože moderní cloudové účetní a bankovní aplikace zůstávají přihlášené prostřednictvím trvalých obnovovacích tokenů na osobním iPhonu nebo domácím notebooku zaměstnance. I když jim vezmete jejich kancelářský stolní počítač, mohou na parkovišti vytáhnout svůj smartphone a za 45 sekund odepsat 90 000 dolarů z firemního běžného účtu, pokud není nejprve zabit bankovní token.

Kontrolní seznam synchronizovaného uzamčení krok za krokem (provedení za 15 minut)¶

1. Uzamčení komerční banky a ministerstva financí (0 až 5 minut)¶

Zavolejte svému specializovanému manažerovi pro obchodní vztahy nebo vejděte do pobočky své banky s orgánem pro řešení problémů společnosti: - Smazat/pozastavit uživatelský profil online bankovnictví a token mobilní aplikace podezřelého: Požádejte banku, aby okamžitě ukončila své ID poduživatele online bankovnictví, zrušila jakýkoli fyzický hardwarový token RSA/Symantec a zrušila všechny aktivní relace mobilního bankovnictví. - Změňte všechny PINy pro dráty na úrovni účtu a ACH Dual-Control: Ověřte, že nula odchozích dávek nebo drátů ACH může být uvolněna bez schválení dvou osob (Dual Control). - ZAPNĚTE „Zkontrolovat kladnou platbu“ a „Pozitivní platba ACH / debetní blok ACH“: - proč? I poté, co účetního vyhodíte, stále znají vaše směrování kontroly firmy a číslo účtu nazpaměť a mohli ukrást zásoby nevyplněných šeků ze zadní strany pořadače šekových knížek (například vytažením šeku #4590 ze spodní části krabice, abyste si nevšimli, že chybí). - Povolení Check pozitivní Pay zajistí, že banka automaticky odmítne jakýkoli šek předložený k platbě, pokud jeho přesné číslo šeku, částka v dolaru a jméno příjemce platby neodpovídají souboru vydání, který nahrajete. - Povolením ACH Debit Block / Filter zabráníte bývalému zaměstnanci v používání vašeho bankovního směrování/čísla účtu k platbě osobního účtu American Express nebo hypotéky online. Pokud měl zaměstnanec nevyplněné šeky nebo hluboký přístup ACH, požádejte banku, aby vás převedla na zcela nové provozní číslo účtu, zatímco starý účet nastavíte na „Pouze vklady / Bez debetu s nulovým zůstatkem.“

2. Uzamčení IT, identity a vzdáleného přístupu (5 až 10 minut)¶

Požádejte svého správce IT, aby provedl tyto přesné příkazy současně: - Ukončení aktivních relací Cloud Identity (nejen resetování hesla): V Microsoft Entra ID (Office 365) nebo Google Workspace Admin resetujte heslo uživatele, vymažte jeho registrovaná zařízení MFA, A klikněte na „Zrušit všechny aktivní relace / Odhlásit se ze všech zařízení“, aby se okamžitě uložily do mezipaměti jeho osobního domácího telefonu a tokenů. - Vyhledejte a odinstalujte Rogue Backdoors Remote-Access Backdoors na kancelářském PC: Embezzleři běžně instalují skrytý podnikový software pro vzdálený přístup (AnyDesk, TeamViewer, LogMeIn, Chrome Remote Desktop, RustDesk, ScreenConnect nebo GoToMyPC) na svůj kancelářský stolní počítač, aby mohli telefonovat do kancelářského PC z domova ve 2:00 ráno. Odpojte ethernetový kabel kancelářského počítače a okamžitě vypněte jeho Wi-Fi (zatímco ponechejte počítač zapnutý pro forenzní zobrazování). - Audit automatického přeposílání e-mailů a pravidla skrytí doručené pošty: Před odchodem si defraudanti často vytvářejí Pravidlo pro doručenou poštu v Outlooku nebo Gmailu, které automaticky přeposílá e-maily z banky, IRS nebo externí CPA na jejich osobní @gmail.com účtu a okamžitě smaže e-mail z doručené pošty společnosti (Move to RSS Feeds / Trash) takže nikdy neuvidíte upozornění na bankovní podvody. Zkontrolujte Settings -> Mail -> Rules a Forwarding na e-mailové schránce účetního i na vaší vlastní e-mailové schránce vedoucího pracovníka (pokud měl účetní k vašemu e-mailu delegovaný přístup). - Zrušení přístupu k finančním portálům třetích stran: Odstraňte přihlašovací údaje uživatele z QuickBooks/NetSuite/Xero, Gusto/ADP/Paychex, Bill.com, Ramp/Brex/Divvy, Stripe/Square/PayPal, Amazon Business a státních daňových portálů.

Fáze 3: Strukturování forenzního vyšetřování v rámci privilegia advokáta a klienta¶

Než si najmete Certified Public Accountant (CPA) nebo Certified Fraud Examiner (CFE), aby vypočítal, kolik peněz bylo ukradeno, požádejte svého externího právního zástupce pro soudní spory podepsat smluvní dopis zadržující forenzního účetního ("Kovel ujednání" podle United States v. Kovel, 296 F.2d 918). - Proč na tom záleží: Pokud si najmete účetního přímo, aniž byste zakázku směrovali přes právního poradce, všechny návrhy tabulek, e-mailů a teorií předběžného auditu vytvořené účetním objeví obhájce bývalého zaměstnance, pokud vás zaměstnanec zažaluje za neoprávněné ukončení pracovního poměru nebo pomluvu. Pokud si externí právní poradce pověří forenzního účetního, aby mu pomohl s poskytováním právního poradenství v očekávání soudního sporu, je produkt forenzní práce chráněn Privilegiem advokáta-klienta a doktrínou pracovního produktu advokáta.

Jak zachovat "QuickBooks / ERP Audit Log" předtím, než se někdo dotkne knih¶

V QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero a NetSuite pokaždé, když uživatel vytvoří šek, upraví jméno příjemce, zruší fakturu nebo smaže transakci, systém zapíše neměnný záznam do Audit Log / Audit Trail: 1. Nedovolte svému náhradnímu účetnímu, aby začal „opravovat“ nebo mazat podvodné záznamy ve vašem živém souboru QuickBooks, protože úprava podvodných transakcí přidává tisíce nových časových razítek, které zatemňují forenzní časovou osu pro vymáhání práva a vašeho pojistitele věrnostních dluhopisů. 2. V QuickBooks Online: Klikněte na Ikonu ozubeného kola (Nastavení) -> Protokol auditu -> Filtr -> Datum: Všechna data -> Události: Všechny události -> Export do Excel/CSV a uložte kopii PDF a CSV pouze pro čtení se zaznamenaným kryptografickým hashem SHA-256. 3. V QuickBooks Desktop: Zkopírujte celý .QBW firemní soubor a .TLG soubor protokolu transakcí na dva USB disky chráněné proti zápisu před provedením úpravy jediného deníku.

Fáze 4: 4stopá strategie finanční obnovy (získání ukradených peněz zpět)¶

Objevení zpronevěry v hodnotě 50 000 nebo 500 000 USD neznamená, že peníze jsou navždy pryč. Firmy získávají odcizené finanční prostředky prostřednictvím čtyř různých právních a finančních kanálů, a to i v případě, že zloděj již hrál nebo utratil hotovost na jejich osobním bankovním účtu.

Skladba 1: Pojištění komerční trestné činnosti, krytí nepoctivosti zaměstnanců a věrnostní dluhopisy¶

Stáhněte si svůj kompletní dokument o komerčním pojištění ještě dnes: 1. Zkontrolujte Zásady pro samostatnou kriminalitu A Doporučení "BOP / Package Policy": I když jste si nezakoupili samostatnou Zásadu obchodní kriminality nebo Věrnost Bond, většina Zásad vlastníka podniku (BOP) a Zásad komerčních balíčků obsahuje vestavěné** rozšíření **eho Distance 10 000 až 100 000 USD+ v automatickém krytí pro interní krádeže zaměstnanců. 2. Respektujte přísné hodiny „objevení“ a „přísežného důkazu o ztrátě“: - Podle standardních formulářů ISO Commercial Crime (Formulář CR 00 21) musíte podat písemné oznámení o zjištění ztráty a do 120 dnů předložit podrobný Přísežný doklad o ztrátě (některé zásady vyžadují 60 nebo 90 dnů) podložený bankovními výpisy a protokoly auditu. 3. Nikdy nespouštějte „Doložku o předchozím ukončení v důsledku nepoctivosti“ tím, že necháte zaměstnance pokračovat v práci: - Každý věrnostní závazek a zásada nepoctivosti zaměstnance obsahuje pevnou klauzuli, která uvádí, že pojištění pro konkrétního zaměstnance končí okamžitě v okamžiku, kdy zaměstnavatel zjistí jakékoli nepoctivé jednání tohoto zaměstnance. Pokud v lednu přistihnete účetního, který ukradl 500 dolarů, „dejte jim druhou šanci“ a on v červnu ukradl 120 000 dolarů, pojišťovna zaplatí $0 za červnovou krádež, protože krytí automaticky skončilo v lednu. 4. Nikdy nepodepisujte soukromou restituční dohodu bez souhlasu pojistitele: Nepodepisujte se zaměstnancem propuštění nebo splacení směnky před tím, než upozorníte svého pojistitele trestného činu; pokud tak učiníte, poškodí pojistitelovo subrogační právo žalovat zloděje a zruší vaši výplatu pojistné smlouvy.

Stopa 2: Přinucení banky k proplacení padělaných nebo pozměněných šeků (článek 3 a článek 4 UCC)¶

Co když je limit pojištění proti nepoctivosti vašeho zaměstnance pouze 25 000 USD, ale účetní ukradl 180 000 USD zfalšováním vašeho podpisu na šekech, změnou jmen příjemců nebo uložením šeků splatných vaší společnosti na jejich vlastní osobní účet? Podle Jednotného obchodního zákoníku (články 3 a 4 UCC) ve Spojených státech amerických (a paralelních zákonů o směnkách ve Spojeném království, Kanadě a Austrálii) banky nesou přísnou zákonnou odpovědnost za vyplácení padělaných nebo nesprávně potvrzených šeků, podléhajících přísným lhůtám:

1. 30denní „pravidlo stejného provinilce / opakovače“ (UCC § 4-406(d)(2)):
2. Podle § 4-406 UCC, když vaše banka zasílá váš měsíční výpis s obrázky šeků, máte povinnost jej neprodleně zkontrolovat a do 30 dnů (často zkráceno na 14 nebo 30 dnů ve smlouvách o komerčním depozitu) nahlásit jakýkoli neoprávněný podpis nebo změnu.
3. Pokud stejný účetní zfalšuje 12 šeků za 12 měsíců a vy je chytíte až ve 12. měsíci, banka se pokusí odmítnout odpovědnost za 2. až 11. měsíc podle „Pravidla opakovače“; VŠAK stále můžete získat zpět 100 procent padělaných šeků zpracovaných během posledního cyklu výpisů (posledních 30 dnů) A váš právní zástupce může depozitní banku, kde zloděj uložil šeky uložit, za odpovědnou, pokud neprovedla běžnou péči nebo porušila UCC § 3-405 / § 3-40 šeků vystavených zaměstnanci (např. "Your Corporation Inc." na jejich osobní osobní bankovní účet).
4. Podejte formální písemné „Oznámení o padělání / neoprávněné schválení a žádost o re-kredit“ do 24 hodin od zjištění:
5. Nechte svého právního zástupce předložit místopřísežné Čestné prohlášení o padělání / neoprávněném ACH, ve kterém je uvedeno každé číslo šeku, datum a částka ve vaší provozní bance i v depozitní bance, která ukradené šeky přijala.

Track 3: Civil Asset Freeze (TRO / Writ of Attachment) a trestní restituce¶

1. Podání hlášení na policii / FBI pro povinné trestní restituce:
2. Odešlete obsáhlý Forensic Fraud Referral Binder (připravený vaším CFE a právníkem, který obsahuje 2stránkové shrnutí, souhrnnou tabulku a kopie padělaných šeků/protokolů ACH) místnímu Police Financial Crimes / White-Collar Detective Division, FBI Internet Crime Complaint Center (ic3.gov) (pro bankovní podvody / podvody ACH) nebo Action Fraud ve Spojeném království.
3. Když státní zástupce zajistí odsouzení za trestný čin nebo dohodu o vině a trestu za zpronevěru, soudce uzavře Mandatory Criminal Restitution Order (podle 18 U.S.C. § 3663A nebo státních zákonů), který nelze splnit v rámci osobního bankrotu (na rozdíl od standardního občanskoprávního dluhu z porušení smlouvy).
4. ** Předběžný soudní příkaz / Mareva Příkaz k zmrazení věci (pokud zloděj vlastní nemovitost nebo účty):**
5. Pokud defraudant použil odcizené finanční prostředky vaší společnosti k nákupu domu, splacení hypotéky na bydlení, nákupu luxusních vozidel nebo financování makléřského účtu, váš právní zástupce může podat nouzovou občanskoprávní stížnost na přeměnu, porušení svěřenecké povinnosti, podvod a konstruktivní důvěru spolu s ex parte návrhem na předběžné oznámení o ** soudním oznámení** oznámení o žalobě Writ. (Lis Pendens)** proti jejich nemovitosti (nebo Mareva Freezing Order ve Spojeném království/Kanadě/Austrálii), takže nemohou prodat nebo refinancovat nemovitost zakoupenou za vaši odcizenou hotovost.

Skladba 4: Vymáhání daní a mezd (vymáhání daní ze mzdy IRS a odečtení ztrát z krádeže)¶

1. Vrácení daní ze mzdy zaměstnavatele/zaměstnanců zaplacených na "Ghost Payroll":
2. Pokud účetní nafoukl svůj vlastní plat nebo zaplatil falešnému „duchému zaměstnanci“ prostřednictvím vašeho mzdového procesoru, vaše společnost přeplatila 7,65 % zaměstnavatel FICA (Social Security & Medicare), FUTA, SUTA a prémie na kompenzaci pracovníků z těchto ukradených mezd.
3. Požádejte svého poskytovatele CPA a mzdové agendy, aby podal formulář IRS 941-X (Upravené čtvrtletní federální daňové přiznání zaměstnavatele nebo žádost o vrácení) a Formulář W-2c k vrácení přeplatku na daních ze mzdy zaměstnavatele přímo od IRS a státních agentur pro podporu nezaměstnanosti a zároveň vydal Formulář 1099 Criminal MISC (informace IRSzorled the Funds of the ISC Divize vyšetřování, protože zpronevěřené peníze jsou 100% zdanitelným příjmem pro zloděje podle James v. Spojené státy, 366 U.S. 213).
4. Odečtení neuhrazených ztrát z obchodní zpronevěry ve vašem přiznání k dani z příjmu právnických osob (IRC § 165):
5. Zatímco odpočty osobní krádeže byly v roce 2017 omezeny, obchodní krádeže a ztráty ze zpronevěry zůstávají 100% daňově odečitatelné podle oddílu 165(a) a (e) zákona o vnitřních příjmech v daňovém roce je krádež odhalena (v rozsahu, v jakém neexistuje rozumná vyhlídka na vymáhání státního pojištění nebo restitucí), což okamžitě sníží vaše federální daňové příjmy.

Fáze 5: Jak provést pozastavení nebo ukončení jednání, aniž byste byli žalováni za pomluvu¶

Když jsou vaše bankovní účty a IT systémy 100% uzamčeny a váš právní zástupce dá zelenou k pozastavení nebo ukončení zaměstnance: 1. Nikdy neobviňujte zaměstnance z „krádeže“ nebo „zloděje“ před spolupracovníky: Veřejné označení zaměstnance za zloděje před zaměstnanci, prodejci nebo zákazníky (nebo odeslání celofiremní zprávy Slack s textem „Jane byla vyhozena za zpronevěru“) předá zaměstnanci protinárok za blokování Pomluva a youP dveře kanceláře při výslechu). 2. Použijte krátký, neutrální skript pozastavení/ukončení podle svědků: - Setkejte se s jedním vedoucím a jedním svědkem HR/managementu (nebo prostřednictvím nahraného videohovoru, pokud je vzdálený). - Řekněte klidně: "Zjistili jsme finanční a účetní nesrovnalosti, které jsou v současné době přezkoumávány externími auditory a právním poradcem. S okamžitou platností byl váš přístup do systému pozastaven a váš pracovní poměr byl [ukončen z důvodu / umístěn na administrativní volno]. Zde je potvrzení o klíčích a odznaku vaší společnosti; zítra vám zabalíme a doručíme vaše osobní věci na stůl na vaši domácí adresu.“

Regionální čísla tísňového volání a protokoly agentur¶

Často kladené otázky¶

Proč bych neměl okamžitě požádat svého účetního, aby mi vysvětlil podivnou platbu dodavatele ve výši 3 500 $, které jsem si právě všiml?¶

Protože v 95 procentech případů zpronevěry je jediná podivná transakce, kterou jste právě zaznamenali, špičkou mnohem většího ledovce, a ve chvíli, kdy se na ni zeptáte nevinně znějící otázku, účetní ví, že byli dopadeni. Během několika minut poté, co odejdete z jejich kanceláře, se na váš bankovní portál přihlásí varovaný defraudant, aby odebral zbývající finanční prostředky, přihlásil se do QuickBooks/ERP, aby smazal nebo změnil historická jména příjemců v registru, vymazal historii prohlížeče a pevný disk a zničil papírové faktury. Vždy **nejprve** v tichosti exportujte nezpracované bankovní výpisy, vyčištěné obrázky šeků a protokoly účetního auditu a **před** položením jediné otázky zablokujte přístup k jejich bance a IT.

Pokud nechám zaměstnance podepsat směnku, aby splatil ukradené peníze během 2 let, proč to zruinuje moji pojistnou událost?¶

Pojistky proti obchodní kriminalitě a zaměstnanecké nečestnosti (Fidelity Bond) striktně pokrývají **ztráty z přímé krádeže**, civilní úvěry, které nesplácejí, a spoléhají na zákonné právo pojistitele na **Subrogaci** (vstoupit do vašich bot a zažalovat zloděje o plnou částku). Pokud si soukromě sjednáte splátkový kalendář nebo přijmete směnku od zaměstnance bez předchozího písemného souhlasu vaší pojišťovny, soudy a pojistitelé pravidelně rozhodnou, že jste (a) **přeměnili ztrátu způsobenou krádeží na nepojištěný dluh z občanskoprávní smlouvy** a (b) **poškodili pojistitelova práva na subrogaci** a zneplatnili celou vaši pojistnou výplatu po dvou malých platbách v bývalém

Může být banka nucena vrátit šeky, pokud náš účetní zfalšoval můj podpis nebo uložil šeky společnosti na svůj vlastní účet?¶

Často ano, za předpokladu, že budete jednat okamžitě po zjištění. Podle **Jednotného obchodního zákoníku (UCC) § 4-401 a § 4-406** může banka z vašeho účtu strhnout pouze položky, které jsou „řádně splatné“. I když **UCC § 4-406(d)(2) 30denní pravidlo opakování** omezuje vaši možnost žalovat svou vlastní banku za dlouhý řetězec padělaných šeků, pokud jste po prvním padělání nezkontrolovali měsíční výpisy, stále můžete požadovat okamžitou náhradu za **všechny padělané šeky zaplacené během posledního 30denního období výpisu 1 roku** (a až do běžné péče banky). Podle **UCC § 3-405 a § 3-420** čelí i vlastní banka zloděje (depozitní banka) přísné odpovědnosti za konverzi, pokud umožnila zaměstnanci uložit šeky splatné vaší společnosti přímo na osobní bankovní účet.

Mohu zaměstnanci podržet poslední výplatu, abych kompenzoval peníze, které ukradli společnosti?¶

**Nezadržujte jednostranně konečnou vydělanou mzdu zaměstnance ani nesnižujte jeho výplatu pod zákonné minimum, aniž byste se nejprve poradili s právním poradcem.** V mnoha státech USA (jako je Kalifornie podle zákoníku práce § 203 a § 221, New York a Massachusetts), Spojené království (**Zákon o zaměstnaneckých právech z roku 1996, poslední srážka ze mzdy zaměstnance, oddíl 13**) a Kanada máte video nebo bankovní důkaz, že vám ukradli) je **porušení mezd a hodin** s přísnou odpovědností, které spouští automatické **pokuty za čekací dobu, trojnásobné odškodnění a povinné poplatky za právní zastoupení žalobce**. Zaplaťte konečnou zákonnou mzdu podle pokynů právního zástupce a zároveň okamžitě zmrazte ukradené prostředky prostřednictvím odvolání z banky nebo obstavení občanskoprávního soudu.

Jak mohu trvale zabránit propuštěnému účetnímu, aby používal bankovní směrování a číslo účtu naší společnosti k placení účtů prostřednictvím ACH?¶

Pouhé vyhození účetního a smazání jeho přihlašovacích údajů k online bankovnictví jim **nezabrání** zadat vaše 9místné směrovací číslo a zkontrolovat číslo účtu do American Express, PayPal nebo Venmo a vybrat peníze prostřednictvím externího **ACH Debet**. Musíte zavolat své komerční bance ještě dnes a udělat jednu ze dvou věcí: (1) povolit **ACH Positive Pay / ACH Debit Block** na svém běžném účtu (který automaticky vrátí jakýkoli příchozí debet ACH, pokud není 10místné **ACH Company ID** na vašem předem schváleném seznamu povolených) nebo (2) otevřít **nový provozní běžný účet** kompromitovaný** číslo depozitního účtu** a depozit Pouze)** během 30denního přechodu.

Které 3 vnitřní kontroly brání budoucímu účetnímu, aby ještě někdy zpronevěřil?¶

I v 5členné společnosti, kde máte pouze jednoho účetního, eliminují tři jednoduchá pravidla 95 procent pracovních podvodů: (1) **Pravidlo neotevřených bankovních výpisů**: Majitel firmy (nikdy účetní) si musí každý měsíc 1. na 10 minut stáhnout nezpracovaný měsíční bankovní výpis ve formátu PDF s **předem i zezadu vyčištěnými obrázky šeků a nezpracovanými popisy ACH** přímo z bankovního portálu; 1. (2) **Duální kontrola (schválení dvěma osobami) u všech ACH, převodů a změn dodavatelů mezd**: Nakonfigurujte svou banku tak, aby účetní mohl *zřídit* dávku plateb, ale majitel musí na svém smartphonu klepnout na **Schválit**, než se jediný dolar přesune; a (3) **Pozitivní platba** na všechny papírové šeky a debety ACH.

Související průvodci¶

• Krádeže na pracovišti, krádeže v obchodech a vnitřní podvody
• Ukončení pracovního poměru a zabezpečení pracoviště
• Spor o partnerství, odliv banky ze spoluzakladatele a korporátní výluka
• Krize mzdového financování a nedodržování plateb

Zdroje a oficiální pokyny¶

• Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE): Occupational Fraud: A Report to the Nations: Forenzní taxonomie fakturačních schémat, falšování šeků, mzdové duchy zaměstnanců a stopy auditu utajování.
• Jednotný obchodní zákoník (UCC, American Law Institute & Uniform Law Commission): UCC § 3-405 (Odpovědnost zaměstnavatele za podvodné propagování ze strany zaměstnance), § 3-406 (Nedbalost přispívající k padělanému podpisu), § 4-401 (Když banka může účtovat zákazníkovi účet Duktu406) a § 4Cautomust Discovered Podpis nebo změna: 30denní pravidlo opakování).
• National Automated Clearing House Association (NACHA, Spojené státy americké): Provozní pravidla NACHA: Corporate ACH Storns (5-banking-day window), písemné prohlášení o neautorizovaném debetu (WSUD) a ACH pozitivní kontroly plateb / debetních bloků.
• Internal Revenue Service (IRS, Spojené státy americké): Publikace 547 (Nehody, katastrofy a krádeže: IRC § 165(e) Odpočty ztráty ze zpronevěry v roce zjištění) a formulář 941-X (Upravené čtvrtletní federální daňové přiznání zaměstnavatele).
• Kancelář pojišťovacích služeb (ISO): Formulář Zásady obchodní kriminality CR 00 21: Dohoda o pojištění zaměstnanců proti krádeži, automatické ukončení při zjištění nečestného jednání a požadavky na místopřísežný důkaz o ztrátě.