Kugundua Ubadhirifu Halisi wa Mfanyakazi au Ulaghai wa Roho wa Malipo: Uhifadhi wa Ushahidi Kabla ya Makabiliano¶

Kukutana na muuzaji wa LLC usiyoifahamu katika rejista ya akaunti zako zinazolipwa, ukigundua kundi la ajabu la $18,000 ACH ambalo lilifuta akaunti yako ya benki inayofanya kazi bila agizo la ununuzi linalolingana, au kutambua wakati mtunza hesabu anayeaminika, meneja wa ofisi, au mtawala anaumwa kwamba wamekuwa wakiandika hundi za kampuni kwa kadi yao ya mkopo ya kibinafsi au kumlipa mfanyakazi ambaye hayupo kwenye malipo ya kifedha" usaliti. Kulingana na Chama cha Wakaguzi wa Ulaghai Walioidhinishwa (ACFE) Ripoti kwa Mataifa, mpango wa wastani wa ulaghai kazini hautambuliwi kwa muda wa miezi 12 hadi 14, na biashara ndogo hadi za kati hupata hasara kubwa zaidi ya wastani kwa sababu msimamizi mmoja anayeaminika mara nyingi hudhibiti uanzishaji wa hundi/ACH na upatanisho wa kila mwezi wa benki.

USIBILIANE na mfanyakazi anayeshukiwa, USIWAulize "maelezo" ya muamala unaotiliwa shaka, na USIWATAHADHARISHE kuwa ukaguzi unaendelea hadi uwe umefunga kimyakimya tokeni zao za benki, ufikiaji wa msimamizi wa ERP/QuickBooks, na kumbukumbu za uchunguzi. Mzozo ukigeuka kuwa tishio la kimwili au ikiwa mfanyakazi atapiga simu kwenye tovuti ya usalama na kuangalia wafanyakazi wa eneo lako kwa dharura, vifaa vyake au kuhamisha kampuni yako kwa dharura. idadi mara moja (911 nchini Marekani na Kanada, 112 katika Umoja wa Ulaya, 999 nchini Uingereza; tazama yote nambari za dharura) Kwa usalama wa shirika na dharura zinazohusiana na kifedha, ona wizi mahali pa kazi, wizi wa duka, na ulaghai wa ndani, kusimamishwa kazi na usalama wa mahali pa kazi, na mzozo wa ubia, mwanzilishi mwenza fisadi kutoka kwa benki, na kufuli kwa kampuni.

Fanya hivi sasa¶

1. Dumisha ukimya wa utendaji wa asilimia 100 na USIMBANE mshukiwa kabla ya wakati wake. Kukabiliana na mtunza hazina, mdhibiti, au CFO pindi unapogundua muamala mmoja unaotiliwa shaka wa $4,000 ndilo kosa moja la gharama kubwa zaidi ambalo wamiliki wa biashara hufanya. Ndani ya dakika 3 za swali la mapema ("Hee, malipo haya ya Apex Consulting ni yapi?"), mbadhirifu aliye na hofu ataingia kwa mbali kutoka kwa simu au kompyuta yake ya mkononi, kuanzisha mfumo mmoja wa mwisho wa $150,000/ACH drain, kubatilisha au kuainisha upya maingizo ya jarida la ulaghai katika QuickBooks/NetSuite kabla ya kukagua kompyuta ndogo, futa mlango wa kiwandani.
2. Nasa muhtasari wa kitaalamu wa nje wa Rekodi yako ya Ukaguzi wa Uhasibu, Sajili ya Malipo na Taarifa za Benki za miezi 24 KABLA ya kugusa ruhusa za mtumiaji. Ingia katika QuickBooks Online, Xero, NetSuite, au Sage kutoka kwa kifaa safi cha mtendaji ukitumia akaunti ya Msimamizi Mkuu (katika hali ya siri/fiche bila kuweka upya nenosiri). Hamisha logi kamili ya Ukaguzi / Njia ya Ukaguzi (All Dates), Rekodi Kuu ya Mabadiliko ya Muuzaji (inaonyesha uelekezaji wa benki/uhariri wa nambari ya akaunti), na Kauli mbichi za benki za PDF za miezi 24 pamoja na picha za hundi zilizofutwa za mbele/nyuma moja kwa moja kutoka kwa lango la benki hadi kwenye hifadhi ya nje iliyosimbwa kwa njia fiche.
3. Tekeleza "Zero-Minute Bank + Lockout" kwa wakati mmoja kabla ya kumweka mfanyakazi kwenye likizo ya usimamizi. Ratibu meneja wa uhusiano wa hazina ya benki yako ya biashara na msimamizi wako wa TEHAMA ili kuvuta kimbunga kwa dakika hiyohiyo: (a) klzzwxh:0075 (b) **Batilisha tokeni zinazotumika za kindi cha OAuth/SSO katika Microsoft 365 / Google Workspace, © **Ondoa mtumiaji kwen QuickBooks/ERP na malipo ya Gusto/ADP/Paychex**, na (d) **Zima eneo-kazi la mbali (VPN, AnyDesk, TeamViewer, LogMeIn, Chrome Remote Desktop) kwenye Eneo-kazi lao la kazini.
4. Rejesha au Simamisha Malipo ya beti zozote za ACH zinazosubiri, hundi ambazo hazijalipwa, au nyaya zisizoidhinishwa zikiwa kwenye ndege leo. Mwombe benki yako ya biashara akague Ghala la Achi linalosubiri Linalotoka na Foleni ya Waya Inasubiri: chini ya Kanuni za Uendeshaji za NACHA, kampuni inayotoka inaweza kughairi au kubatilisha mkopo kabla ya kughairi au kubatilisha malipo. ikiwa waya ambayo haijaidhinishwa ilitumwa ndani ya saa 24 hadi 72 zilizopita, omba SWIFT mara moja camt.056 Kumbuka + Timu ya Urejeshaji ya FBI IC3 (RAT) Igandishe.
5. Hifadhi maudhui ya kompyuta ya ofisini ya mshukiwa, simu mahiri na mezani bila kuwaruhusu "kupakia vitu vyao" bila kusimamiwa. Usiruhusu kamwe mfanyakazi anayeshukiwa kuwa na ulaghai wa kifedha kurudi kwenye meza yake au kuketi kwenye kompyuta yake baada ya kuarifiwa kuhusu kusimamishwa kazi. Weka kituo chao cha kazi cha ofisini kikiwa kimewashwa (au kikiwa katika hali ya hibernate) na kuchomwa kwenye mtandao wa ethernet/Wi-Fi ili RAM na vichupo vilivyo wazi vya kivinjari vihifadhiwe kwa ajili ya Mkaguzi wa Ulaghai Aliyeidhinishwa (CFE) au mtaalamu wa uchunguzi wa kidijitali.
6. Mfahamishe mfanyakazi wako wa Uhalifu wa Kibiashara / Ukosefu wa Uaminifu wa Mfanyakazi (Fidelity Bond) na wakili wa nje wa sheria ndani ya madirisha madhubuti ya sera, kabla ya kutia sahihi na mfanyakazi "notizo zozote za ulipaji marejesho". MTEGO MUHIMU WA BIMA: Takriban kila Sera ya Uhalifu wa Kibiashara na Dhamana ya Uaminifu ina Kifungu Kifungu cha Sheria ya Kuachishwa Kazi Kiotomatiki Makataa ya Uthibitisho wa Kupoteza (kawaida siku 60 hadi 120 kutoka kwa ugunduzi). Mbaya zaidi, ikiwa unakubali kwa faragha hati ya ahadi au mpgo wa kulipa kiasi fulani kutoka kwa mfanyakazi bila ridhaa iliyoandikwa na mtoa bima, unawezkuharibu haki za mlipaji wa bima chini ya usimamizi wake na kubatilisha dai lako lote la bima*.

Mti wa uamuzi: Kuanzia ugunduzi wa ulaghai hadi kufungia benki, ukaguzi wa kitaalamu na uokoaji¶

flowchart TD
    Start["Hundi Inayoshukiwa, Muuzaji ACH, Malipo ya Malipo, au Malipo ya Kadi Yamegunduliwa"] --> Silence["KANUNI YA 1: USIkabiliane au kutuma barua pepe kwa mtunza hesabu/mtawala bado"]
    Silence --> Snapshot["Awamu ya 1 (Kunasa Ushahidi Kimya): 1. Hamisha Kumbukumbu Kamili ya Ukaguzi na Historia ya Mabadiliko ya Benki ya Muuzaji 2. Pakua Miezi 24 ya Taarifa za Benki ya PDF na Picha Zilizofutwa za Hundi 3. Hifadhi Barua pepe za M365/Google Vault"]

    Snapshot --> Lockout["Awamu ya 2 (Kufungia kwa Dakika Sifuri Kumesawazishwa): 1. Benki: Batilisha Tokeni ya ACH/Waya, Zuia Kadi, Washa Malipo Chanya 2. IT: Ua Vikao vya SSO/OAuth, Zuia VPN/Desk Yoyote, Funga Uhasibu & Malipo ya Malipo 3. Kiini: Usalama wa Kompyuta ya ofisi"]

    Lockout --> InFlight{"Je, bati za ulaghai za ACH, nyaya, au hundi ziko kwenye ndege kwa sasa?"}
    InFlight -->|"Ndiyo: Ilitumwa ndani ya siku 1 hadi 5 za kazi zilizopita"| Clawback["1. Ghairi bechi za ACH zilizo kwenye foleni kwenye lango la benki 2. Sambaza Marejesho ya NACHA / Ukumbusho wa Waya wa UCC 4A 3. Weka Malipo kwa nambari zote za hundi ambazo hazijalipwa."]
    InFlight -->|"Hapana: Wizi wa kihistoria kwa miezi/miaka"| AuditScope["Awamu ya 3 (Uhakiki wa Kiuchunguzi chini ya Haki ya Mwanasheria-Mteja): Uwe na Wakili abaki na CPA / Mkaguzi wa Udanganyifu aliyeidhinishwa (CFE) ili kukagua vidhibiti vyote 5 vya udanganyifu."]

    Clawback --> AuditScope
    AuditScope --> Recovery["Awamu ya 4 (4-Track Financial Recovery): 1. Notisi ya Uhalifu wa Kibiashara / Dhamana ya Uaminifu + Uthibitisho wa Kuapishwa wa Kupoteza 2. Faili UCC 3-405 / 4-406 Hundi ya Madai ya Kughushi dhidi ya Benki 3. Ripoti ya Faili ya Polisi/FBI 4. Badilisha Fomu ya IRS 941"]

Awamu ya 1: Mipango 5 ya ubadhirifu ya mtunza hesabu na mtawala (Na pale ambapo ushahidi hujificha)¶

Unapogundua muamala mmoja wa ulaghai, usiwahi kudhani kuwa ni kosa la mara moja. Kulingana na data ya kitaalamu ya ACFE, zaidi ya asilimia 85 ya walaghai wa kazi hutumia mipango mingi inayoingiliana kwa wakati mmoja. Kabla ya kukabiliana na mtu yeyote, angalia kimya zote tano za vekta hizi za kawaida za uhasibu katika taarifa zako ghafi za benki (usiamini kamwe rejista iliyosawazishwa ndani ya QuickBooks/ERP, kwa sababu mtunza hazina anaweza kuhariri au kufuta leja ya programu huku taarifa ghafi ya benki ya PDF kutoka kwa benki haiwezi kubadilishwa).

Ulinganisho wa vekta 5 za ulaghai wa ndani na jinsi wahalifu wanavyozificha katika QuickBooks/ERP¶

Awamu ya 2: Benki ya "Sifuri-Dakika", IT, na Mlolongo wa Kufungia Kimwili¶

Kwa nini ni lazima ufunge Benki, TEHAMA, na Ufikiaji wa Kimwili kwa wakati mmoja kabla ya kuzungumza neno moja kwa mfanyakazi anayeshukiwa? Kwa sababu programu za kisasa za uhasibu wa wingu na benki husalia katika akaunti kupitia tokeni za kuonyesha upya upya kwenye iPhone ya kibinafsi au kompyuta ya nyumbani ya mfanyakazi. Hata ukiondoa kompyuta yao ya mezani ya ofisini, wanaweza kuchomoa simu zao mahiri kwenye sehemu ya kuegesha magari na kutumia $90,000 kutoka kwa akaunti ya ukaguzi ya kampuni katika sekunde 45 isipokuwa tokeni ya benki iuawe kwanza.

Orodha ya Hatua kwa Hatua Iliyosawazishwa ya Kufungia (Tekeleza baada ya Dakika 15)¶

1. Kufungiwa kwa Benki ya Biashara na Hazina (Dakika 0 hadi 5)¶

Piga simu kwa Meneja wako aliyejitolea wa Uhusiano wa Kibiashara au uende kwenye tawi lako la benki ukiwa na mamlaka ya utatuzi wa shirika: - Futa/Simamisha Wasifu wa Mtumiaji wa Huduma ya Benki ya Mtandaoni na Tokeni ya Programu ya Simu ya Mkononi ya Mshukiwa: Iagize benki kusitisha mara moja kitambulisho chao cha mtumiaji mdogo wa benki ya mtandaoni, kubatilisha tokeni yoyote halisi ya maunzi ya RSA/Symantec, na kubatilisha vipindi vyote vinavyoendelea vya huduma ya benki kwa simu. - Badilisha Waya Zote za Ngazi ya Akaunti na PIN za Udhibiti Mbili za ACH: Thibitisha kuwa beti sifuri za ACH zinazotoka zinaweza kutolewa bila idhini ya msimamizi wa watu wawili (Udhibiti Mbili). - WASHA "Angalia Malipo Chanya" na "ACH Positive Pay / ACH Debit Block": - Kwa nini? Hata baada ya kumfukuza mtunza hesabu, bado wanajua biashara yako ya kukagua uelekezaji na nambari ya akaunti kwa moyo na huenda wameiba hundi tupu kutoka upande wa nyuma wa kifunga kitabu cha hundi (kwa mfano, kuvuta Alama #4590 kutoka chini ya kisanduku ili usitambue kuwa haipo). - Kuwasha Angalia Malipo Chanya kunahakikisha kuwa benki inakataa kiotomatiki hundi yoyote inayowasilishwa kwa malipo isipokuwa Nambari yake kamili ya Hundi, Kiasi cha Dola na Jina la Mlipwaji zilingane na faili ya toleo unayopakia. - Kuwasha ACH Debit Block / Filter huzuia mfanyakazi wa zamani kutumia njia ya benki/nambari ya akaunti yako kulipa bili yake ya kibinafsi ya American Express au rehani mtandaoni. Ikiwa mfanyakazi alikuwa na hundi tupu au ufikiaji wa kina wa ACH, iombe benki ikuhamishie nambari ya akaunti mpya kabisa ya uendeshaji huku ikiweka akaunti ya zamani kuwa "Amana Pekee / Salio Sifuri Baada ya Bila Debiti."

2. IT, Utambulisho, na Kufungia kwa Ufikiaji wa Mbali (Dakika 5 hadi 10)¶

Mwambie msimamizi wako wa TEHAMA atekeleze amri hizi kamili kwa wakati mmoja: - Ua Vipindi Vinavyotumika vya Utambulisho wa Wingu (Sio Kuweka Upya Nenosiri Pekee): Katika Kitambulisho cha Microsoft Entra (Ofisi 365) au Msimamizi wa Google Workspace, weka upya nenosiri la mtumiaji, ufute vifaa vyake vya MFA vilivyosajiliwa, NA ubofye "Batilisha Vipindi Vyote Vinavyotumika / Ondoka kwenye Vifaa Vyote" kwa hivyo uhifadhi kwenye akiba ya kivinjari cha simu yake ya kibinafsi. - Tafuta na Sanidua Milango ya Nyuma ya Ufikiaji wa Kijijini kwenye Kompyuta ya Ofisi: Wabadhirifu husakinisha mara kwa mara programu ya siri ya ufikiaji wa mbali (AnyDesk, TeamViewer, LogMeIn, Chrome Remote Desktop, RustDesk, ScreenConnect, au GoToMyPC) kwenye kompyuta zao za mezani za ofisini ili waweze kupiga simu hadi nyumbani kwa AMPO kupitia VPN0 2 ofisini bila PCpo 2: Kompyuta Chomoa kebo ya Ethaneti ya kompyuta ya ofisini na uzime Wi-Fi yake mara moja (huku ukiacha kompyuta ikiwa IMEWASHWA kwa uchunguzi wa kitaalamu). - Kagua Usambazaji Kiotomatiki wa Barua Pepe na Ficha Kanuni za Kikasha: Kabla ya kuondoka, wabadhirifu mara kwa mara huunda Kanuni ya Kikasha katika Outlook au Gmail ambayo hutuma barua pepe kiotomatiki kutoka kwa benki, IRS, au CPA ya nje hadi kwa wao binafsi. @gmail.com akaunti na mara moja ** inafuta barua pepe kutoka kwa kisanduku pokezi cha kampuni (Move to RSS Feeds / Trash)** ili usiwahi kuona arifa za ulaghai za benki. Angalia Settings -> Mail -> Rules na Forwarding kwenye kisanduku cha barua cha mweka hazina na kisanduku chako cha barua pepe kuu (ikiwa mtunza hazina alikuwa na idhini ya kufikia barua pepe yako). - Batilisha Ufikiaji wa Tovuti za Fedha za Watu Wengine: Ondoa kuingia kwa mtumiaji kutoka QuickBooks/NetSuite/Xero, Gusto/ADP/Paychex, Bill.com, Ramp/Brex/Divvy, Stripe/Square/PayPal, Amazon Business, na milango ya kodi ya serikali.

Awamu ya 3: Kuunda Uchunguzi wa Kiuchunguzi chini ya Haki ya Mwanasheria-Mteja¶

Kabla ya kuajiri Mhasibu wa Umma Aliyeidhinishwa (CPA) au Mkaguzi wa Ulaghai Aliyeidhinishwa (CFE) ili kukokotoa ni kiasi gani cha pesa kiliibiwa, **mwambie wakili wako wa nje wa shauri la kampuni atie sahihi barua ya uchumba inayomhifadhi mhasibu wa mahakama ("Mpangilio wa Kovel" chini ya Marekani v. Kovel, 296 F.). - **Kwa Nini Hili Ni Mimu: Ikiwa utaajiri mhasibu moja kwa moja bila kuelekeza uchumba kupitia wili wa kisheria, rasimu zote za lahajedwali, barua pepe na nadharia za awali za ukaguzi zilizoundwa na mhasibu zinaweza kugunduliwa na wakili wa utetezi wa mfanyakazi huyo wa zamani*ikiwa mfanyakazi atakushtaki kwa kusimamishwa kazi kimakosa au kukufuru. Wakati mwanasheria kutoka nje anahifadhi mhasibu wa mahakama ili kusaidia katika kutoa ushauri wa kisheria kwa kutarajia kesi, bidhaa ya kazi ya uchunguzi inalindwa na Maana ya Haki ya Wakili-Mteja na Mafundisho ya Bidhaa ya Kazi ya Wakili.

Jinsi ya kuhifadhi "QuickBooks / Kumbukumbu ya Ukaguzi ya ERP" kabla ya mtu yeyote kugusa vitabu¶

Katika QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, na NetSuite, kila mara mtumiaji anapounda hundi, kubadilisha jina la anayelipwa, kubatilisha ankara, au kufuta muamala, mfumo huandika ingizo lisiloweza kubadilika kwa Kumbukumbu ya Ukaguzi / Njia ya Ukaguzi: 1. USIRUHUSU mtunza hesabu wako mwingine aanze "kurekebisha" au kufuta maingizo ya ulaghai katika faili yako ya moja kwa moja ya QuickBooks, kwa sababu kuhariri miamala ya ulaghai huongeza maelfu ya mihuri ya muda ya urekebishaji ambayo inachafua rekodi ya matukio ya kisheria ya utekelezaji wa sheria na bima yako ya dhamana ya uaminifu. 2. Katika Vitabu vya Haraka Mkondoni: Bofya Aikoni ya Gia (Mipangilio) -> Kumbukumbu ya Ukaguzi -> Kichujio -> Tarehe: Tarehe Zote -> Matukio: Matukio Yote -> Hamisha hadi Excel/CSV na uhifadhi nakala ya PDF na CSV ya kusoma tu kwa heshi ya kriptografia ya SHA-256 iliyorekodiwa. 3. Katika QuickBooks Desktop: Nakili nzima .QBW faili ya kampuni na .TLG faili ya kumbukumbu ya muamala kwenye viendeshi viwili vya USB vinavyolindwa kwa maandishi kabla ya kufanya marekebisho ya jarida moja.

Awamu ya 4: Mbinu 4 za Urejeshaji Fedha (Kurejesha Pesa Zako Zilizoibiwa)¶

Kugundua ubadhirifu wa $50,000 au $500,000 haimaanishi kuwa pesa zimetoweka milele. Biashara hurejesha pesa zilizoibiwa kupitia njia nne tofauti za kisheria na kifedha, hata wakati mwizi tayari amecheza kamari au ametumia pesa hizo katika akaunti yao ya kibinafsi ya benki.

Wimbo wa 1: Bima ya Uhalifu wa Kibiashara, Uadilifu wa Mfanyakazi, na Dhamana za Uaminifu¶

Vuta binder yako kamili ya bima ya kibiashara leo: 1. Angalia Sera za Uhalifu Zinazojitegemea NA Mapendekezo ya "BOP/Sera ya Kifurushi": Hata kama hukununua kujitegemea Sera ya Uhalifu wa Kibiashara au Bondi ya Uaminifu, zaidi Sera za Mmiliki wa Biashara (BOP) na Sera za Kifurushi cha Kibiashara zinajumuisha upanuzi wa Mfanyakazi00" uliojengewa ndani0 $ " upanuzi wa Mfanyakazi0" uliojengewa ndani $ $100,000+ katika malipo ya kiotomatiki kwa wizi wa ndani wa wafanyikazi. 2. Heshimu Saa Kali za "Ugunduzi" na "Uthibitisho Ulioapishwa wa Kupotea": - Chini ya fomu za kawaida za ISO za Uhalifu wa Kibiashara (Fomu CR 00 21), ni lazima utoe ** notisi iliyoandikwa baada ya kugundua ya hasara na uwasilishe maelezo ya kina, yaliyowekwa alama Uthibitisho wa Kuapishwa wa Hasara ndani ya siku 120 (baadhi ya sera zinahitaji siku 60 au 90) zikiungwa mkono na taarifa za benki na kumbukumbu za ukaguzi. 3. Usiwahi Kuanzisha "Kifungu cha Kuachishwa kwa Ukosefu wa Uaminifu" kwa Kumruhusu Mfanyakazi Aendelee Kufanya Kazi: - Kila hati ya dhamana ya uaminifu na sera ya ukosefu wa uaminifu wa mfanyakazi ina kifungu cha chuma kinachosema kwamba gharama ya mfanyakazi mahususi inakoma mara tu mwajiri anapogundua kitendo chochote cha ukosefu wa uaminifu cha mfanyakazi huyo. Ukimkamata mtunza hesabu akiiba $500 mwezi wa Januari, "wape nafasi ya pili," na wakaiba \(120,000 mwezi wa Juni, kampuni ya bima italipa **\)0* kwa wizi wa Juni kwa sababu malipo yalikoma kiotomatiki Januari. 4. Kamwe usitie Saini Mkataba wa Urejeshaji wa Kibinafsi Bila Idhini ya Bima: Usitie sahihi hati ya ahadi ya kutolewa au ulipaji na mfanyakazi kabla ya kumjulisha bima yako ya uhalifu; kufanya hivyo kunadhoofisha haki ya mtoa bima ya kujisajili kumshtaki mwizi na kubatilisha malipo yako ya sera.

Wimbo wa 2: Kulazimisha Benki Kulipa Hundi Zilizoghushiwa au Zilizobadilishwa (Kifungu cha 3 cha UCC na Kifungu cha 4)¶

Je, ikiwa mfanyakazi wako kikomo cha bima ya Udanganyifu ni $25,000 pekee, lakini mtunza hesabu aliiba $180,000 kwa kughushi saini yako kwenye hundi, kubadilisha majina ya wanaolipwa, au kuweka hundi zinazolipwa kwa kampuni yako kwenye akaunti yao binafsi? Chini ya Msimbo Sawa wa Kibiashara (Vifungu vya 3 na 4 vya UCC) nchini Marekani (na sheria za bili za kubadilishana nchini Uingereza, Kanada na Australia), benki hubeba dhima kali ya kisheria ya kulipa hundi za kughushi au zilizoidhinishwa isivyofaa, kwa kuzingatia makataa madhubuti:

1. Kanuni ya Siku 30 "Kanuni ya Mkosaji Yule Yule / Anayerudiarudia" (UCC § 4-406(d)(2)):
2. Chini ya UCC § 4-406, benki yako inapotuma taarifa yako ya kila mwezi pamoja na picha za hundi, una wajibu wa kuikagua mara moja na kuripoti sahihi au mabadiliko yoyote ambayo hayajaidhinishwa ndani ya siku 30 (mara nyingi hufupishwa hadi siku 14 au 30 katika makubaliano ya amana za biashara).
3. Ikiwa mtunza hesabu huyohuyo ataghushi hundi 12 kwa muda wa miezi 12 na ukaipata tu katika Mwezi wa 12, benki itajaribu kukataa dhima ya Miezi 2 hadi 11 chini ya "Kanuni ya Kurudiarudia"; HATA hivyo, bado unaweza kurejesha Asilimia 100 ya hundi ghushi zilizochakatwa wakati wa mzunguko wa taarifa wa hivi majuzi zaidi (siku 30 zilizopita), NA wakili wako anaweza kushikilia benki ya amana ambapo mwizi aliweka hundi kuwajibika ikiwa imeshindwa kutoa huduma ya kawaida au kukiuka UCC § 3-405 / , § 3-405 / , § 4 ya malipo ya amana kwa mfanyakazi 3-405 / , 6 § 4 kumruhusu mfanyakazi kulipwa. kwa "Your Corporation Inc." kwenye akaunti yao binafsi ya benki).
4. Tuma "Notisi ya Kughushi / Idhinisho Isiyoidhinishwa" Iliyoandikwa Rasmi & Mahitaji ya Salio Tena ndani ya Saa 24 za Ugunduzi:
5. Mwambie wakili wako akupe hati ya kiapo ya Hati ya Kughushi / Isiyoidhinishwa ACH inayoorodhesha kila nambari ya hundi, tarehe na kiasi kwenye benki yako ya uendeshaji na benki ya amana iliyokubali hundi zilizoibwa.

Wimbo wa 3: Kufungia Mali ya Kiraia (TRO / Hati ya Kiambatisho) na Urejeshaji wa Uhalifu¶

1. Kuwasilisha Ripoti ya Polisi/FBI kwa Urejeshaji wa Lazima wa Jinai:
2. Weka kiambatanisho cha kina Kiambatanisho cha Rufaa ya Udanganyifu wa Kisheria (kilichotayarishwa na CFE na wakili wako, kilicho na muhtasari mkuu wa kurasa 2, lahajedwali ya muhtasari, na nakala za hundi ghushi/logi za ACH) pamoja na Uhalifu wa Kifedha wa Polisi / Kitengo cha Upelelezi cha White-Collar, Kituo cha Uhalifu cha Mtandao cha FBI Kituo cha Uhalifu cha Mtandao cha FBI.ic3.gov) (kwa ulaghai wa waya/ACH), au Ulaghai wa Kitendo nchini Uingereza.
3. Mwendesha mashtaka anapopata hatia ya uhalifu au makubaliano ya kusihi kwa ubadhirifu, hakimu huweka Amri ya Lazima ya Urejeshaji wa Jinai (chini ya 18 U.S.C. § 3663A au sheria za serikali) ambayo haiwezi kuachiliwa kwa kufilisika kwa kibinafsi (tofauti na ukiukaji wa kawaida wa deni la raia).
4. ** Hati ya Hukumu ya Kabla ya Kiambatisho / Mareva Amri ya Kufungia (Ikiwa Mwizi Anamiliki Mali Halisi au Akaunti):**
5. Iwapo mwizi alitumia pesa zilizoibiwa za kampuni yako kununua nyumba, kulipa rehani yao ya makazi, kununua magari ya kifahari, au kufadhili akaunti ya udalali, wakili wako wa shauri anaweza kuwasilisha malalamiko ya dharura ya madai ya Uongofu, Ukiukaji wa Wajibu wa Fiduciary, Ulaghai, na Dhamana ya Kujenga ikiambatana na expartet-PressTwasilisho la Maoni ** ** Notisi ya Pendency of Action (Lis Pendens)* dhidi ya mali isiyohamishika (au Mareva Agizo la Kufungia nchini Uingereza/Kanada/Australia) ili wasiweze kuuza au kufadhili upya mali iliyonunuliwa kwa pesa taslimu ulizoiba.

Wimbo wa 4: Urejeshaji wa Kodi na Mishahara (Kulipa Kodi ya Mishahara ya IRS na Kuondoa Hasara za Wizi)¶

1. Kurejesha Ushuru wa Malipo ya Waajiri/Wafanyikazi Unaolipwa kwa "Ghost Payroll":
2. Ikiwa mtunza vitabu alipandisha mshahara wake mwenyewe au alimlipa "mfanyakazi hewa" bandia kupitia kichakataji chako cha malipo, kampuni yako italipa zaidi 7.65% ya Mwajiri FICA (Social Security & Medicare), FUTA, SUTA, na malipo ya Fidia ya Wafanyakazi kwenye mishahara hiyo iliyoibwa.
3. Agiza CPA yako na mtoa huduma za mishahara kuwasilisha Fomu ya IRS 941-X (Marejesho ya Ushuru ya Shirikisho ya Kila Robo ya Mwajiri au Dai la Kurejeshewa Pesa) na Fomu ya W-2c ili kurudisha kodi ya malipo ya ziada ya mwajiri moja kwa moja kutoka kwa IRS na mashirika ya serikali ya ukosefu wa ajira, huku ikitoa ripoti*10 ya fedha **CMIS au 9. kwa kitengo cha Upelelezi wa Jinai wa IRS, kwani pesa zilizoibiwa ni mapato yanayotozwa ushuru kwa asilimia 100 kwa mwizi chini ya James v. United States, 366 U.S. 213).
4. Kukata Upotevu wa Ubadhirifu wa Biashara ambao haujarejeshwa kwenye Rejesho lako la Ushuru wa Biashara (IRC § 165):
5. Ingawa makato ya wizi wa kibinafsi yalizuiliwa mwaka wa 2017, wizi wa biashara na hasara za ubadhirifu husalia kutozwa ushuru kwa asilimia 100 chini ya Kanuni ya Mapato ya Ndani ya Kifungu cha 165(a) na (e) katika mwaka wa kodi wizi umegunduliwa (kwa kiasi ambacho hakuna matarajio ya kutosha ya bima au kurejesha kodi ya serikali ya serikali mara moja).

Awamu ya 5: Jinsi ya kuendesha mkutano wa kusimamishwa au kusitisha bila kushtakiwa kwa kukashifu¶

Wakati akaunti zako za benki na mifumo ya TEHAMA imefungwa kwa asilimia 100 na wakili wako anakupa mwanga wa kijani kusimamisha au kumfukuza mfanyakazi: 1. Kamwe Usimshtaki Mfanyakazi kwa "Wizi" au "Kuwa Mwizi" Mbele ya Wafanyakazi Wenzake: Kumwita mfanyakazi hadharani mwizi mbele ya wafanyakazi, wachuuzi, au wateja (au kutuma ujumbe wa Slack kwa kampuni nzima unaosema "Jane alifukuzwa kazi kwa ubadhirifu") anampa mfanyakazi madai ya kupingaKufungiwa (Kufungiwa na Kukufungia) mlango wa ofisi wakati wa mahojiano). 2. Tumia Hati Fupi, isiyoegemea upande wowote, ya Kusimamishwa/Kukomesha kwa Ushahidi: - Kutana na mtendaji mmoja na shahidi mmoja wa HR/usimamizi (au kupitia simu ya video iliyorekodiwa ikiwa ukiwa mbali). - Sema kwa utulivu: *"Tumetambua makosa ya kifedha na uhasibu ambayo yanakaguliwa kwa sasa na wakaguzi wa nje na wakili wa kisheria. Kuanzia mara moja, ufikiaji wa mfumo wako umesimamishwa na ajira yako [imekatishwa kwa sababu / imepewa likizo ya usimamizi]. Hii hapa ni risiti ya funguo na beji ya kampuni yako; tutaweka sanduku na kutuma bidhaa za mezani yako kesho kwenye anwani yako ya nyumbani."

Nambari za dharura za kikanda na itifaki za wakala¶

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara¶

Kwa nini nisimwulize mfanyabiashara wangu mara moja aeleze malipo ya ajabu ya $3,500 ya muuzaji ambayo nimeona hivi punde?¶

Kwa sababu katika asilimia 95 ya visa vya ubadhirifu, shughuli moja ya ajabu uliyoona ni ncha ya barafu kubwa zaidi, na mara unapouliza swali lisilo na hatia kuihusu, mtunza hesabu anajua wamekamatwa. Ndani ya dakika chache baada ya wewe kuondoka ofisini kwake, mbadhirifu aliyearifiwa ataingia kwenye tovuti yako ya benki ili kutumia pesa zilizosalia, kuingia katika QuickBooks/ERP ili kufuta au kubadilisha majina ya kihistoria ya waliolipwa kwenye rejista, kufuta historia ya kivinjari chake na diski kuu, na kuharibu ankara za karatasi. Hamisha taarifa zako za benki ghafi kila wakati, picha za hundi zilizofutwa, na kumbukumbu za ukaguzi wa hesabu kimya kimya **kwanza**, na ufungie ufikiaji wao wa benki na TEHAMA **kabla** kuuliza swali moja.

Nikimruhusu mfanyakazi kutia sahihi hati ya ahadi ya kulipa pesa zilizoibiwa kwa zaidi ya miaka 2, kwa nini hilo linaharibu dai langu la bima?¶

Uhalifu wa Kibiashara na Ukosefu wa Uaminifu kwa Wafanyakazi (Fidelity Bond) sera za bima hufunika kwa uthabiti **hasara za wizi wa moja kwa moja**, si mikopo ya kiraia iliyoshindwa kulipa, na kutegemea haki ya kisheria ya mlipaji bima ya **Kujitolea** (kuingia kwenye viatu vyako kumshtaki mwizi kwa kiasi kamili). Ukijadiliana kwa faragha mpango wa ulipaji au kukubali hati ya ahadi kutoka kwa mfanyakazi bila idhini iliyoandikwa ya awali ya kampuni yako ya bima, mahakama na bima huamuru mara kwa mara kwamba (a) **uligeuza hasara ya wizi wa uhalifu kuwa deni la mkataba wa kiraia ambalo halina bima**, na (b) **kuathiri utoaji wa bima chini ya usimamizi wa bima**, ukibatilisha haki zako zote mbili za bima baada ya kulipia bima yako yote kwa njia isiyowezekana. malipo.

Je, benki inaweza kulazimishwa kurejesha hundi ambapo mtunza hazina wetu alighushi saini yangu au hundi za kampuni zilizowekwa kwenye akaunti yake?¶

Mara nyingi ndio, mradi uchukue hatua mara baada ya kugundua. Chini ya **Msimbo Sawa wa Kibiashara (UCC) § 4-401 na § 4-406**, benki inaweza tu kutoza akaunti yako kwa bidhaa "zinazolipwa ipasavyo." Ingawa **UCC § 4-406(d)(2) Kanuni ya Kurudia Siku 30** inaweka kikomo uwezo wako wa kushtaki benki yako mwenyewe kwa mlolongo mrefu wa hundi za kughushi ikiwa umeshindwa kukagua taarifa za kila mwezi baada ya kughushi mara ya kwanza, bado unaweza kudai fidia ya haraka ya **hundi zote ghushi zilizolipwa ndani ya kipindi cha siku 1 cha taarifa ya benki hadi kipindi cha 30* huduma ya kawaida). Chini ya **UCC § 3-405 na § 3-420**, benki ya mwizi mwenyewe (benki ya amana) pia inakabiliwa na dhima kali ya ubadilishaji ikiwa imemruhusu mfanyakazi kuweka hundi zinazolipwa kwa shirika lako moja kwa moja kwenye akaunti ya kibinafsi ya benki.

Je, ninaweza kushikilia malipo ya mwisho ya mfanyakazi ili kulipia pesa alizoiba kutoka kwa kampuni?¶

**USIZUIE mshahara wa mwisho aliopokea wa mfanyakazi kwa upande mmoja au kupunguza malipo yake chini ya kima cha chini cha kisheria bila kushauriana na wakili wa uajiri kwanza.** Katika majimbo mengi ya Marekani (kama vile California chini ya Kanuni ya Kazi § 203 na § 221, New York, na Massachusetts), Uingereza (**Sheria ya Haki za Ajira ya 1996 Sehemu ya 1996 na kukatwa kwa mfanyakazi binafsi kutoka Kanada)* malipo (hata wakati una uthibitisho wa video au benki kwamba walikuibia) ni dhima kali **Ukiukaji wa Mshahara na Saa** ambao husababisha **Adhabu za Muda wa Kusubiri, Uharibifu Mara tatu na ada za lazima za wakili**. Lipa mishahara halali ya mwisho kama ulivyoelekezwa na wakili huku ukifungia pesa zilizoibiwa mara moja kupitia barua ya kurejesha benki au kiambatisho cha mahakama ya kiraia.

Je, ninawezaje kumzuia kabisa mtunza hesabu aliyefutwa kazi kutumia njia ya benki ya kampuni yetu na nambari ya akaunti kulipa bili zake kupitia ACH?¶

Kumfukuza tu msimamizi wa hesabu na kufuta akaunti yake ya kuingia katika benki hakumzuii** kuandika nambari yako ya uelekezaji yenye tarakimu 9 na kuangalia nambari ya akaunti kwenye American Express, PayPal, au Venmo ili kutoa pesa kupitia **ACH Debit** ya nje. Ni lazima upige simu kwa benki yako ya biashara leo na ufanye moja ya mambo mawili: (1) wezesha **ACH Chanya Pay / ACH Debit Block** kwenye akaunti yako ya kuangalia (ambayo hulipa kiotomatiki debiti yoyote ya ACH inayoingia isipokuwa kitambulisho cha muuzaji cha **ACH cha Kampuni** chenye tarakimu 10 kiko kwenye orodha yako ya ruhusa iliyoidhinishwa awali), au (2) fungua ** akaunti mpya ya kuangalia- akaunti ya kukagua na nambari ya zamani ya kukagua **Hakuna akaunti ya zamani* ya muuzaji. (Amana Pekee)** wakati wa mpito wa siku 30.

Je, ni vidhibiti vipi 3 vya ndani vinavyomzuia mtunza hesabu wa siku za usoni kufanya ubadhirifu tena?¶

Hata katika kampuni ya watu 5 ambapo una mtunza hesabu mmoja pekee, sheria tatu rahisi huondoa asilimia 95 ya ulaghai wa kazini: (1) **Kanuni ya Taarifa ya Benki Isiyofunguliwa**: Mmiliki wa biashara (asiwe mtunza hesabu) lazima apakue taarifa ghafi ya kila mwezi ya benki ya PDF na **picha za hundi zilizoidhinishwa mbele na nyuma na maelezo ghafi ya ACH** kwa kila dakika ya 1 ya lango la benki moja kwa moja kutoka kwa lango la 1 la benki. (2) **Udhibiti Mbili (Idhini ya Watu Wawili) kwenye Mabadiliko Yote ya ACH, Waya, na Wauzaji wa Malipo**: Weka mipangilio ya benki yako ili mtunza hesabu aweze *kuandaa* kundi la malipo, lakini ni lazima mmiliki aguse **Idhini** kwenye simu zao mahiri kabla ya dola moja kuhama; na (3) **Malipo Chanya** kwa hundi zote za karatasi na malipo ya ACH.

Miongozo inayohusiana¶

• Wizi mahali pa kazi, wizi dukani, na ulaghai wa ndani
• Kusimamishwa kwa wafanyikazi na usalama wa mahali pa kazi
• Mzozo wa ubia, mwanzilishi mwenza mbovu kukimbia kwa benki, na kufuli kwa kampuni
• Shida ya ufadhili wa mishahara na kukosa kufuata malipo

Vyanzo na mwongozo rasmi¶

• Chama cha Wakaguzi wa Ulaghai Walioidhinishwa (ACFE): Ulaghai wa Kikazi: Ripoti kwa Mataifa: Taxonomia ya Kisayansi ya Miradi ya Malipo, Uharibifu wa Hundi, Wafanyakazi wa Roho wa Mishahara, na Njia za Ukaguzi wa Maficho.
• Msimbo Sawa wa Kibiashara (UCC, Taasisi ya Sheria ya Marekani na Tume ya Sheria Sawa): UCC § 3-405 (Wajibu wa Mwajiri kwa Kuingiza Mfanyakazi kwa Ulaghai), § 3-406 (Uzembe Unaochangia Sahihi ya Kughushi), § 4-401 (Wakati Akaunti ya Benki Inaweza Kutoza Mteja 4), na Mteja 6 Gundua na Uripoti Sahihi Isiyoidhinishwa au Marekebisho: Sheria ya Kurudiarudia Siku 30).
• Jumuiya ya Kitaifa ya Kusafisha Nyumba ya Kiotomatiki (NACHA, Marekani): Sheria za Uendeshaji za NACHA: Marekebisho ya ACH ya Biashara (Dirisha la Siku 5 za Benki), Taarifa Iliyoandikwa ya Utozaji Usioidhinishwa (WSUD), na Vidhibiti vya ACH Chanya vya Malipo / Debit.
• Huduma ya Mapato ya Ndani (IRS, Marekani): Chapisho 547 (Waathiriwa, Majanga, na Wizi: IRC § 165(e) Makato ya Hasara ya Ubadhirifu wa Biashara katika Mwaka wa Ugunduzi) na Fomu 941-X (Rejesho la Kodi ya Shirikisho la Kila Robo ya Mwajiri).
• Ofisi ya Huduma za Bima (ISO): Fomu ya Sera ya Uhalifu wa Kibiashara CR 00 21: Makubaliano ya Bima ya Wizi wa Mfanyakazi, Kuachishwa Kiotomatiki Baada ya Kugunduliwa kwa Kifungu cha Sheria ya Uongo, na Uthibitisho wa Kuapishwa wa Masharti ya Hasara.